Texte d'origine, tel que publié au Journal officiel le 2 décembre 2011. Le droit en vigueur est dans la version consolidée.
Le ministre de l'agriculture, de l'alimentation, de la pêche, de la ruralité et de l'aménagement du territoire,
Vu le code rural et de la pêche maritime, notamment le chapitre IV du titre V du livre II ;
Vu le décret n° 2011-1325 du 18 octobre 2011 fixant les conditions de délivrance, de renouvellement, de suspension et de retrait des agréments et des certificats mentionnés au chapitre IV du titre V du livre II du code rural et de la pêche maritime, pris en application de l'article L. 254-10 et modifiant le code rural (partie réglementaire),
Arrête :
Le présent dispositif de certification a pour objectif de répondre à l'une des exigences prévues à l'article L. 254-2 du code rural et de la pêche maritime, en vue de la délivrance d'un agrément pour l'exercice des activités définies à l'article L. 254-1 de ce même code.
Le dispositif de certification est basé sur le respect de la norme NF EN 45011, ou toute norme la remplaçant, et sur le respect des référentiels prévus à l'article R. 254-3 du code rural et de la pêche maritime et publiés par arrêtés du ministre chargé de l'agriculture. L'entreprise candidate à la certification doit se conformer aux exigences prévues par :
I. ― Le référentiel d'organisation générale.
II. ― Le ou les référentiels d'activité, conformément à la ou les activités revendiquées et compatibles avec celles indiquées dans ses statuts ou tout document équivalent.
Ces référentiels se déclinent en quatre activités :
1° La distribution de produits phytopharmaceutiques à des utilisateurs professionnels ;
2° La distribution de produits phytopharmaceutiques destinés à des utilisateurs non professionnels ;
3° L'application en prestation de service de produits phytopharmaceutiques ;
4° Le conseil indépendant de toute activité de vente ou d'application.
Le cycle de certification est composé :
I. ― D'une phase initiale d'une durée de trois ans maximum à compter de la délivrance de la certification, comprenant un audit de suivi intermédiaire. L'audit de suivi doit être réalisé dans les dix-huit mois, plus ou moins trois mois, suivant la délivrance de la certification.
II. ― De phases de renouvellement d'une durée de six ans maximum à compter de la date du renouvellement de la certification, comprenant deux audits de suivi bisannuels. Les audits de suivi doivent être réalisés dans les vingt-quatre mois, plus ou moins trois mois, suivant la date de renouvellement de la certification.
A l'issue de l'audit de renouvellement, la décision doit être prononcée avant l'échéance de la certification. En cas de renouvellement, elle prend effet à la date d'échéance de la précédente décision de certification.
En cas de refus ou de retrait de certification, l'entreprise demandant à nouveau la certification débute son cycle de certification par la phase initiale.
Des audits d'extension peuvent intervenir à tout moment du cycle, sans le modifier.
L'avis favorable mentionné à l'article R. 254-6 du code rural et de la pêche maritime doit être émis par l'organisme certificateur après vérification de la conformité des exigences suivantes :
1° Pour le référentiel « Organisation générale » : E1, E2, E3 et E7 ;
2° Pour le référentiel « Distribution de produits phytopharmaceutiques à des utilisateurs professionnels » : D1, D3, D8, D9, D11, D12, D13, D26 et D32 ;
3° Pour le référentiel « Distribution de produits phytopharmaceutiques destinés à des utilisateurs non professionnels » : G1 et G2 ;
4° Pour le référentiel « Application en prestation de service de produits phytopharmaceutiques » : A1, A2, A3, A9, A10 et A17 ;
5° Pour le référentiel « Conseil indépendant de toute activité de vente ou d'application » : C1, C2 C3 et C8.
A chaque audit, l'organisme certificateur vérifie le respect par l'entreprise de l'ensemble des exigences des référentiels. Ces vérifications peuvent comprendre une phase d'observation du personnel en activité lorsque cette modalité d'audit est prévue dans le référentiel d'activité.
L'organisme certificateur doit constater sur au moins les deux derniers mois d'activité, la tenue des enregistrements par l'entreprise.
I. ― Tout écart sur les exigences suivantes peut être réputé critique :
1° Référentiel d'organisation générale : E4, E7, E9, E12, E13, E14 et E15 ;
2° Référentiel « distribution de produits phytopharmaceutiques à des utilisateurs professionnels » : D2, D4, D5, D6, D8, D10, D13, D14, D26, D30 et D32 ;
3° Référentiel « distribution de produits phytopharmaceutiques destinés à des utilisateurs non professionnels » : G1, G5, G7, G8, G9, G13, G14, G17, G18, G19, G21 et G23 ;
4° Référentiel « application en prestation de service de produits phytopharmaceutiques » : A1, A2, A4, A11, A14, A18, A19, A21 et A28 ;
5° Référentiel « conseil indépendant de toute activité de vente ou d'application » : C1, C2, C4, C5, C6 et C8.
Lorsqu'elle est imputable à l'entreprise, l'impossibilité pour l'organisme certificateur de réaliser un audit conformément aux dispositions prévues par le présent arrêté, notamment les refus ou obstacles au contrôle, est considérée comme un écart critique. Cet écart est dûment motivé par l'organisme certificateur.
II. ― Un écart majeur est le constat d'un non-respect substantiel d'une exigence du référentiel (absence de maîtrise de l'exigence ou non-application de l'exigence).
III. ― Un écart mineur est le non-respect de l'exigence constituant un écart autre que majeur.
Les dispositions des articles 4 et 6 sont précisées dans un guide de lecture publié au Bulletin officiel du ministère chargé de l'agriculture.
Les écarts sont notifiés à l'entreprise dans les quinze jours suivant la fin de l'audit. Tout écart notifié fait l'objet d'une réponse à l'organisme certificateur et d'une mise en place d'actions correctives.
Un écart critique entraîne une décision de refus de délivrance de la certification en audit initial ou de renouvellement. Il entraîne une suspension de la certification lors d'un audit de suivi. Il ne pourra être levé que par un audit documentaire ou sur site selon la nature du ou des écarts.
Un écart majeur doit être levé dans un délai maximal de trente jours à compter de la date de notification de l'écart. La levée des écarts majeurs peut être documentaire ou sur site selon la nature des actions correctives à conduire. Un écart majeur qui n'est pas levé sous trente jours est requalifié en écart critique par l'organisme certificateur.
Un écart mineur doit être levé de façon documentaire ou au plus tard sur site lors de l'audit suivant. Un écart mineur non levé lors de l'audit suivant est requalifié en écart majeur par l'organisme certificateur.
A compter de la date de suspension de la certification, l'entreprise dispose de trois mois au maximum pour apporter les preuves de ses actions correctives permettant la levée des écarts ayant entraîné la suspension. A l'issue de ces trois mois et à défaut de levée de l'ensemble de ces écarts, l'organisme certificateur retire la certification.
S'il le juge nécessaire, l'organisme certificateur peut programmer des audits supplémentaires en cas de surveillance de mise en place d'actions correctives, de plainte ou de modifications dans l'entreprise susceptibles d'affecter le fonctionnement de la certification. Ces audits supplémentaires peuvent être réalisés de manière inopinée.
I. ― Une organisation multisites est composée d'un site, appelé bureau central, assurant une fonction centrale identifiée de planification, de contrôle ou de gestion de l'activité des différents sites, ainsi que d'un réseau de sites au sein desquels s'exercent partiellement ou totalement l'activité soumise à l'agrément défini à l'article L. 254-1 du code rural et de la pêche maritime. Si certaines tâches prévues par le système qualité ou le référentiel sont confiées à une entité placée sous l'autorité du bureau central, celle-ci est considérée comme un site et constitue une unité d'échantillonnage. L'échantillonnage des activités de service est effectué à partir de chaque site.
Tous les sites doivent avoir un lien juridique ou contractuel avec le bureau central de l'organisation et fonctionner selon des procédures écrites communes, qui sont définies, établies et soumises en permanence à la surveillance et aux audits internes par le bureau central. Le bureau central a le droit d'exiger que les sites mettent en œuvre des actions correctives si elles sont jugées nécessaires dans l'un des sites.
II. ― Un site est un emplacement permanent ou provisoire où s'exerce l'activité soumise à agrément. Un site peut inclure le territoire sur lequel les activités sous contrôle d'une organisation à un endroit donné sont menées incluant n'importe quel stockage de produits phytopharmaceutiques et des déchets et n'importe quel équipement ou infrastructure impliqués dans ces activités.
Lorsqu'il n'est pas envisageable de définir un lieu (par exemple pour des services), le périmètre de la certification doit prendre en compte les activités du siège social mais aussi le lieu de prestation des services. Dans de tels cas, toutes les interfaces avec son bureau central doivent être identifiées et auditées.
III. ― Les organisations multisites mettent en place un système d'audits internes. Les audits internes se font sur chaque site et sur le système organisationnel par une personne formée au système qualité, ne réalisant pas directement l'activité auditée et n'étant pas impliquée dans le pilotage du site. Au moins un audit interne est réalisé pour chaque site avant chaque audit prévu par l'organisme certificateur. Les rapports d'audits internes sont évalués par un comité de pilotage qui peut, pour tout ou partie des sites, prescrire des mesures correctives, dont il vérifie la mise en œuvre, ou prendre des décisions de sanctions. Chaque site doit être audité en interne avant l'audit de l'organisme de certification lors de la demande de certification initiale ou d'extension.
Des entreprises d'entités juridiques différentes, appelées « groupe », doivent fonctionner comme une organisation multisites si elles veulent bénéficier d'une certification commune. Chaque entité juridique du groupe doit répondre au II de l'article 2.
Après avoir vérifié qu'il s'agit bien d'une organisation multisites, telle que définie à l'article 11, l'organisme certificateur a recours à un échantillonnage des sites pour les audits. Le bureau central est audité à chaque audit de l'entreprise ou du groupe.
I. - L'échantillonnage des sites se fait selon les règles suivantes.
1° Le nombre de sites est compris entre 2 et 12 inclus : un quart des sites est audité ;
2° Le nombre de sites est strictement supérieur à 12 : la racine carrée du nombre de sites est auditée en audit initial, 0,6 de la racine carrée du nombre de sites est audité en audit de suivi et 0,8 de la racine carrée du nombre de sites est audité en audit de renouvellement. Le nombre de sites à auditer est arrondi au nombre entier supérieur.
Au moins un quart de l'échantillon est sélectionné de manière aléatoire. Le reste de l'échantillon est sélectionné de sorte qu'il soit représentatif de la structure de l'entreprise.
II. - La procédure d'échantillonnage distingue plusieurs catégories de sites permettant un calcul de l'assiette de contrôle différencié :
1° Les sites dont la situation est inchangée par rapport à l'audit précédent (pas d'extension du champ) ;
2° Les sites additionnels sur lesquels s'effectue l'activité pour laquelle l'entreprise a obtenu sa certification (extension de périmètre) ;
3° Les sites sur lesquels s'exercent une nouvelle activité (extension du champ).
Les règles définies au I s'appliquent séparément pour chaque catégorie. L'échantillon final de sites audités peut contenir des sites appartenant à plusieurs catégories. Ils sont alors audités sur toutes les exigences prévues à l'article 2.
Les sites mentionnés au 2° sont intégrés dans la catégorie définie au 1° s'ils ont fait l'objet d'un audit supplémentaire tel que défini au dernier alinéa de l'article 3.
III. ― Lorsque l'organisation dispose d'un système hiérarchique composé de branches (siège social, sites au niveau national, sites au niveau régional et sites au niveau local), le modèle d'échantillonnage s'applique à chaque niveau.
I. ― Tout écart critique détecté sur un site, même si celui-ci n'a été enregistré qu'une seule fois sur l'ensemble de l'échantillon, entraîne une décision de refus d'attribution de la certification en audit initial et audit de renouvellement ou de suspension lors d'un audit de suivi.
II. ― Toute non-conformité majeure détectée sur un site reste systématiquement majeure même si celle-ci n'a été enregistrée qu'une seule fois sur l'ensemble de l'échantillon.
III. ― Une non-conformité mineure détectée avec une fréquence supérieure ou égale à 75 % (c'est-à-dire non-conformité mineure rencontrée dans au moins 75 % des sites) devient une non-conformité majeure.
IV. ― Une non-conformité mineure détectée avec une fréquence inférieure à 75 % reste une non-conformité mineure.
Le bureau central doit démontrer à l'organisme certificateur si chaque écart est isolé ou s'il impacte tous les sites. Les actions correctives décidées par le bureau central doivent être proportionnées en fonction de cette analyse.
L'organisme certificateur peut, s'il le juge nécessaire et en se basant sur des critères justifiables, augmenter l'échantillon prévu à l'article 12, notamment lors d'un nouvel audit initial d'une entreprise dont la certification a été retirée.
L'organisme certificateur candidat à l'accréditation dépose un dossier à l'instance nationale d'accréditation pour le ou les secteurs d'activité tels que décrits à l'article 2. Le référentiel « Organisation générale » est systématiquement inclus dans le champ de l'accréditation de manière transversale.
Après recevabilité de la demande d'accréditation par l'instance nationale d'accréditation conformément au II de l'article R. 254-2, les organismes certificateurs qui détiennent déjà une accréditation pour la certification de produits et services sont autorisés à délivrer au maximum vingt certificats non accrédités et les organismes certificateurs qui ne détiennent pas d'accréditation pour la certification de produits et services sont autorisés à délivrer au maximum cinq certificats non accrédités.
Une fois accrédités, les organismes certificateurs adressent au ministre chargé de l'agriculture une demande ainsi que la copie de leur attestation d'accréditation pour figurer sur la liste des organismes certificateurs accrédités pour ce dispositif, diffusée sur le site internet du ministère chargé de l'agriculture.
Les auditeurs des organismes certificateurs doivent disposer cumulativement :
1° D'un diplôme de niveau III ou plus, ou d'une expérience reconnue équivalente ;
2° D'une formation initiale diplômante datant de moins de cinq ans, ou d'une VAE datant de moins de cinq ans, ou, d'une formation de vingt heures en lien avec le domaine des produits phytopharmaceutiques ou de la protection des cultures ;
3° D'une expérience professionnelle d'une année minimum en lien avec le domaine des produits phytopharmaceutiques ou de la protection des cultures ;
4° D'une formation aux techniques d'audit datant de moins de deux ans ou de la réalisation d'au moins cinq audits sur les douze derniers mois dans un schéma de certification de produit ou de service accrédité ;
5° D'une formation aux exigences des référentiels et à la réglementation afférente datant de moins de deux ans.
Lors de chaque audit, l'organisme certificateur doit enregistrer et justifier tout constat et doit préciser les documents examinés.
Chaque organisme certificateur nomme un référent qui sera l'interlocuteur représentant de l'organisme certificateur auprès des directions régionales de l'alimentation, de l'agriculture et de la forêt ou de la direction de l'alimentation, de l'agriculture et de la forêt et auprès du ministère en charge de l'agriculture.
L'organisme certificateur tient informées, sur demande, ses entreprises clientes du statut de son accréditation. En cas de suspension de son accréditation, il doit informer les entreprises pour lesquelles sa suspension peut remettre en cause la délivrance de leur prochaine certification, dans un délai maximal de quinze jours suivant la notification de sa suspension.
Lorsque l'accréditation d'un organisme certificateur est suspendue, les certifications émises jusqu'à la date de suspension restent valides. L'organisme certificateur ne peut émettre de nouveaux certificats durant cette période.
Durant la période de suspension, afin que l'organisme certificateur puisse recouvrer son accréditation, un délai de six mois est imparti durant lequel l'organisme certificateur continue son activité pour permettre à l'instance nationale d'accréditation de l'évaluer. L'organisme certificateur ne peut réaliser que des audits de suivi.
Si, dans un délai de six mois, la suspension de l'accréditation n'est pas levée, l'organisme certificateur organise le transfert des certifications qu'il a émises vers d'autres organismes certificateurs. Il fournit notamment aux entreprises concernées la liste des organismes certificateurs couvrant leurs domaines de certification et la procédure à suivre pour réaliser ce transfert.
Dans un délai maximal de deux ans, si la nouvelle évaluation de l'instance nationale d'accréditation ne s'avère pas positive, l'accréditation de l'organisme certificateur est retirée.
En cas de retrait d'accréditation, l'organisme certificateur le notifie au ministre chargé de l'agriculture dans un délai de trente jours.
Le transfert d'une certification est défini comme la reconnaissance d'une certification existante et valide, au cours d'un cycle de certification, qui est accordé par un organisme certificateur couvert par une accréditation en cours de validité par un autre organisme certificateur, également couvert par une accréditation en cours de validité afin d'émettre sa propre certification.
Avant le transfert, l'organisme certificateur récepteur vérifie que les activités certifiées entrent dans le cadre de la portée de son accréditation et que l'entreprise souhaitant transférer la certification possède une certification conforme au dispositif en vigueur. L'ancien organisme certificateur transmet sous un délai de quinze jours à l'organisme récepteur une copie du certificat émis, le dernier rapport d'audit et un dossier avec les écarts non soldés. L'organisme récepteur examine alors, par une enquête documentaire, l'état des écarts en suspens, les derniers rapports d'audit, les réclamations reçues et les actions correctives mises en œuvre. Il prend alors la décision concernant le transfert de la certification de l'entreprise sous un délai de trente jours.
Une certification en cours de suspension peut être acceptée pour le transfert. Dans ce cas, l'organisme certificateur récepteur poursuit et met en œuvre les procédures définies par l'article 8.
Les écarts qui ont conduit à une suspension du certificat doivent être résolus par l'organisme certificateur récepteur avant la levée de la suspension de la certification.
La directrice générale de l'alimentation est chargée de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Fait le 25 novembre 2011.
Pour le ministre et par délégation :
La directrice générale de l'alimentation, P. Briand Le transfert d'une certification est défini comme la reconnaissance d'une certification existante et valide, au cours d'un cycle de certification, qui est accordé par un organisme certificateur couvert par une accréditation en cours de validité par un autre organisme certificateur, également couvert par une accréditation en cours de validité afin d'émettre sa propre certification. Avant le transfert, l'organisme certificateur récepteur vérifie que les activités certifiées entrent dans le cadre de la portée de son accréditation et que l'entreprise souhaitant transférer la certification possède une certification conforme au dispositif en vigueur. L'ancien organisme certificateur transmet sous un délai de quinze jours à l'organisme récepteur une copie du certificat émis, le dernier rapport d'audit et un dossier avec les écarts non soldés. L'organisme récepteur examine alors, par une enquête documentaire, l'état des écarts en suspens, les derniers rapports d'audit, les réclamations reçues et les actions correctives mises en œuvre. Il prend alors la décision concernant le transfert de la certification de l'entreprise sous un délai de trente jours. Une certification en cours de suspension peut être acceptée pour le transfert. Dans ce cas, l'organisme certificateur récepteur poursuit et met en œuvre les procédures définies par l'article 8. Les écarts qui ont conduit à une suspension du certificat doivent être résolus par l'organisme certificateur récepteur avant la levée de la suspension de la certification. La directrice générale de l'alimentation est chargée de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Lire ce texte dans sa version consolidée : le droit en vigueur, avec les modifications intervenues depuis sa publication.