Arrêté du 13 décembre 2019 relatif aux modalités d'établissement, de conservation et de transmission sous forme dématérialisée des pièces justificatives et des documents de comptabilité des opérations des établissements et organismes de coopération et de diffusion culturelle dépendant du ministère des affaires étrangères pris en application des articles 51 et 52 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique

Article 1 JORFARTI000039676024

Pour les établissements et organismes de coopération et de diffusion culturelle à l'étranger régis par le décret n° 76-832 du 24 août 1976 susvisé, désignés ci-dessous par le terme « établissements », les documents et pièces justificatives mentionnés à l'article 51 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 susvisé, qui comprennent les documents constitutifs des comptes annuels et les actes de gestion, ainsi que les pièces justificatives, peuvent être dématérialisés dans les conditions fixées par le présent arrêté.

Article 2 JORFARTI000039676027

La liste des pièces justificatives dématérialisées des opérations des établissements est fixée par les nomenclatures mentionnées à l'article 50 du décret du 7 novembre 2012 susvisé.

Article 3 JORFARTI000039676029

Au sens du présent arrêté, la dématérialisation des pièces mentionnées à l'article 1er comprend :

1° La dématérialisation dite native, qui consiste à produire ou à recevoir une pièce ou un document sous forme de données ou informations numériques permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traitées automatiquement et de manière univoque ;

2° La dématérialisation dite duplicative, qui consiste à reproduire et à transférer une pièce ou un document de son support papier initial à un support informatique. Elle consiste à numériser le support initial et peut comprendre la reconnaissance, totale ou partielle, de ses caractères.

Article 4 JORFARTI000039676030

La dématérialisation des pièces mentionnées à l'article 1er, réalisée dans les conditions définies à l'article 3, est subordonnée à l'autorisation préalable du directeur général des finances publiques.

Cette autorisation peut prendre la forme d'une mention dans les nomenclatures mentionnées à l'article 50 du décret du 7 novembre 2012 susvisé.

Le directeur général des finances publiques informe la Cour des comptes des autorisations ainsi délivrées.

Article 5 JORFARTI000039676032

Les modalités de mise à disposition par voie dématérialisée des pièces justificatives et des documents de comptabilité constitutifs des comptes annuels des établissements sont définies par un protocole conclu entre le ministre des affaires étrangères, le ministre chargé du budget et la Cour des comptes.

Article 6 JORFARTI000039676033

Seuls les documents constitutifs des comptes annuels sont transmis au juge des comptes.

A compter des comptes clos de l'exercice 2020, cette transmission est effectuée sous format dématérialisé via l'Infocentre des établissements publics nationaux et des groupements d'intérêt public nationaux soumis aux règles de la comptabilité publique géré par la direction générale des finances publiques. La durée de conservation sous le silo de stockage ATLAS de la direction générale des finances publiques des documents constitutifs du compte financier est fixée à 15 ans.

Article 7 JORFARTI000039676034

Le service fait est certifié par l'ordonnateur dans le système d'information de l'établissement par la validation d'une transaction dédiée ou, à défaut, par la validation de la demande de paiement. La certification du service fait par voie dématérialisée dispense l'ordonnateur de toute attestation manuscrite à cette fin sur la pièce justificative de la dépense.

Article 8 JORFARTI000039676035

La certification du service fait qui ne relève pas de l'une des transactions mentionnées à l'article précédent prend la forme d'une mention sur la pièce justificative ou d'un certificat administratif, quel qu'en soit le support, transmis à l'agent comptable.

Lorsque la transmission prévue à l'alinéa précédent est opérée de façon dématérialisée, le processus utilisé garantit l'authentification des différents acteurs de la chaîne de la dépense et la traçabilité des opérations qu'ils effectuent.

Article 9 JORFARTI000039676036

Les ordres de payer et de recouvrer sont transmis à l'agent comptable par l'ordonnateur au moyen d'une transaction dédiée à cet effet dans le système d'information.

Article 10 JORFARTI000039676037

Lorsqu'un service facturier est mis en place dans les conditions définies à l'article 41 du décret du 7 novembre 2012 susvisé, la certification du service fait dans les conditions prévues à l'article 6 constitue l'ordre de payer.

Lorsque la transmission de l'ordre de payer est opérée de façon dématérialisée, le processus utilisé garantit l'authentification des différents acteurs de la chaîne de la dépense et la traçabilité des opérations qu'ils effectuent.

Article 11 JORFARTI000039676039

Les ordres de recouvrer et de payer donnés au comptable public par l'ordonnateur, dématérialisés dans les conditions prévues aux articles 8 et 9, valent attestation par l'ordonnateur du caractère exécutoire des pièces justificatives des opérations.

Article 12 JORFARTI000039676040

Les pièces justificatives dématérialisées dans les conditions prévues au titre premier sont conservées par les établissements.

Dans le cadre du jugement des comptes, les documents et pièces justificatives qui ont fait l'objet d'une dématérialisation duplicative sont opposables au juge des comptes et à l'autorité chargée de l'apurement administratif des comptes, sans qu'il y ait lieu de produire la pièce originale, dès lors qu'ils sont joints au compte de l'agent comptable dans les conditions prévues aux articles 21 et 52 du décret du 7 novembre 2012 susvisé et aux articles 20 et 21 du décret du 24 août 1976 susvisé, ou en réponse au droit de communication exercé par le juge des comptes ou par l'autorité chargée de l'apurement administratif des comptes.

La conservation du document original est assurée par l'ordonnateur ou l'agent comptable à l'origine de la dématérialisation duplicative. Elle peut également être confiée à un tiers dans les conditions définies par le directeur général des finances publiques.

Lorsqu'une copie numérique fiable a été réalisée, les documents originaux peuvent faire l'objet d'une destruction anticipée dans les conditions prévues à l'article R. 212-14 du code du patrimoine.

Article 13 JORFARTI000039676046

Le directeur général des finances publiques est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.