Arrêté du 2 octobre 2015 relatif aux règles de fonctionnement et de convocation et aux modalités d'élection des représentants du personnel au comité du dialogue social de la direction générale de la sécurité extérieure

Article 1 JORFARTI000031501138

En application de l'article 22 du décret du 3 avril 2015 susvisé, l'administration convoque les représentants de l'administration et les représentants du personnel titulaires du comité du dialogue social, huit jours ouvrés au moins avant la date de la réunion.

La convocation comporte l'indication de la date, de l'heure, du lieu et de l'objet de la réunion, accompagnée des documents s'y rapportant.

La convocation peut être adressée par voie électronique.

Tout représentant titulaire qui ne peut pas répondre à la convocation en informe immédiatement l'administration qui convoque alors le représentant du personnel suppléant.

Article 2 JORFARTI000031501140

Les représentants du personnel suppléants, qui ne sont pas convoqués, sont informés par l'administration de la tenue de chaque réunion du comité.

L'information des représentants suppléants prévue à l'alinéa précédent comporte l'indication de la date, de l'heure, du lieu et de l'objet de la réunion ainsi que la transmission de tous les documents communiqués aux membres du comité de dialogue social convoqués pour siéger avec voix délibérative.

Les représentants du personnel suppléants peuvent être présents à la réunion, sans prendre part aux votes. Ils informent de leur présence l'administration quarante-huit heures au moins avant la date de la réunion.

Article 3 JORFARTI000031501141

En application du cinquième alinéa de l'article 20 du décret du 3 avril 2015 susvisé, les experts sont convoqués quarante-huit heures au moins avant la tenue de la réunion.

Ils prennent la parole sur invitation du président du comité du dialogue social et n'assistent qu'à la partie des débats relatifs aux questions pour lesquelles ils ont été convoqués, sans prendre part aux débats et aux votes.

Article 4 JORFARTI000031501143

L'ordre du jour de chaque réunion du comité du dialogue social, arrêté par l'administration, est accompagné des éléments de réponse et des documents s'y rapportant et adressé aux membres du comité en même temps que les convocations.

Les convocations, l'ordre du jour et les éléments de réponse et documents préparatoires peuvent être adressés par voie électronique.

Article 5 JORFARTI000031501144

Après avoir vérifié que le quorum défini au II de l'article 22 du décret du 3 avril 2015 susvisé est réuni, le président du comité du dialogue social ouvre la séance en rappelant les points inscrits à l'ordre du jour et en désignant le secrétaire de séance.

Le président du comité du dialogue social dirige les débats et fait procéder aux votes. Il peut décider des suspensions de séances.

Le secrétaire de séance est garant de la régularité des débats et des votes. Il intervient à ce titre, en tant que de besoin.

Article 6 JORFARTI000031501146

Quel que soit le collège au titre duquel ils sont élus, les représentants du personnel au comité du dialogue social ont vocation à participer à l'ensemble des débats.

Article 7 JORFARTI000031501147

Tout représentant du personnel présent ayant voix délibérative peut demander en cours de séance qu'il soit procédé à un vote.

Il ne peut être procédé à un vote avant que chaque membre présent ayant voix délibérative ait été invité à prendre la parole.

Article 8 JORFARTI000031501148

En application du troisième alinéa du III de l'article 22 du décret du 3 avril 2015 susvisé, le procès-verbal comprend, pour chaque point inscrit à l'ordre du jour, le compte rendu des débats et la répartition du vote des représentants du personnel, à l'exclusion de toute indication nominative.

De même, le résultat et la répartition des votes concernant toute proposition formulée par le président ou les représentants du personnel figurent au procès-verbal.

L'approbation du procès-verbal de la réunion constitue le premier point de l'ordre du jour de la séance suivante.

Il est tenu un répertoire des procès-verbaux des séances.

Article 9 JORFARTI000031501150

Le procès verbal est adressé aux membres du comité dans un délai de deux mois suivant la séance.

Article 10 JORFARTI000031501151

I. - En application de l'article 27 du décret du 3 avril 2015 susvisé, sont électeurs les fonctionnaires titulaires, en position d'activité, de congé parental ou de détachement.

II. - En application de l'article 27 du décret du 3 avril 2015 susvisé, sont électeurs les agents contractuels en activité ou en congé parental. Ils doivent, en outre, avoir achevé leur période probatoire.

Le fonctionnaire ou l'agent contractuel de la direction générale de la sécurité extérieure ayant la qualité d'électeur ne peut voter qu'au titre du collège auquel il appartient et à l'exclusion de tout autre critère d'appréciation de sa situation.

Ces conditions s'apprécient à la date d'ouverture du scrutin.

Article 11 JORFARTI000031501154

La liste des électeurs est établie et arrêtée par l'administration conformément à l'article 27 du décret du 3 avril 2015 susvisé et à l'article 11 du présent arrêté.

Cette liste est publiée sur le réseau informatique interne de la direction générale de la sécurité extérieure un mois avant la date du scrutin.

Cette publication permet aux électeurs de vérifier les inscriptions et, le cas échéant, présenter des demandes d'inscription ou de rectification.

L'administration statue sur ces demandes dont la clôture est fixée cinq jours ouvrés avant la date du scrutin.

Après l'expiration de cette date de clôture, aucune modification n'est alors admise.

Article 12 JORFARTI000031501156

En application des articles 21 et 27 du décret du 3 avril 2015 susvisé, sont éligibles les électeurs affectés sur le territoire métropolitain.

Les candidatures, présentées à titre individuel et en fonction du collège auquel appartient l'intéressé, sont adressées à l'administration.

Le dépôt des candidatures est accompagné d'une déclaration de candidature et d'une profession de foi signées par chaque candidat.

Ce dépôt fait l'objet d'un récépissé remis au candidat.

Article 13 JORFARTI000031501159

Une note d'information accompagnée d'un calendrier est communiquée à l'ensemble du corps électoral de la direction générale de la sécurité extérieure dans un délai minimum de deux mois avant la date de dépôt des candidatures.

Quinze jours ouvrés au moins avant la date du scrutin, la liste complète des candidatures et les professions de foi sont publiées sur le réseau informatique interne de la direction générale de la sécurité extérieure.

Article 14 JORFARTI000031501160

Les opérations électorales se déroulent soit par vote électronique sur le réseau informatique interne de la direction générale de la sécurité extérieure soit par vote par correspondance sécurisée, en fonction de l'affectation des fonctionnaires et agents contractuels de la direction générale de la sécurité extérieure ayant la qualité d'électeur.

Le vote électronique se déroule pendant les heures de service et durant une période de dix jours ouvrés à partir de la date d'ouverture du scrutin.

Article 15 JORFARTI000031501161

Le vote électronique et le vote par correspondance sont organisés dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales, notamment la sincérité des opérations électorales, l'accès au vote de tous les électeurs, le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, l'intégrité des suffrages exprimés, la surveillance effective du scrutin.

La mise en œuvre du système de vote électronique est placée sous le contrôle effectif de l'administration dans les conditions définies ci-après.

L'administration met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le système de vote électronique de la direction générale de la sécurité extérieure comporte les mesures nécessaires permettant d'assurer la confidentialité et la sécurité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur la liste électorale ainsi que les données relatives au vote font l'objet de traitements informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Les obligations de confidentialité et de sécurité mentionnées au quatrième alinéa du présent article s'imposent à l'ensemble des personnes intervenant sur le système de vote électronique.

Le vote par procuration n'est pas autorisé.

Article 16 JORFARTI000031501162

Les électeurs sont invités à se connecter sur l'application du vote électronique.

L'électeur accède à la liste des candidats s'étant présentés au titre du collège auquel il appartient et procède au vote.

Le vote blanc est possible.

Le vote apparaît clairement à l'écran et reste modifiable jusqu'à sa validation par l'électeur.

La validation rend définitif le vote et interdit toute modification ou suppression du suffrage exprimé.

Le suffrage exprimé est anonyme et chiffré par le système et transmis au fichier « contenu de l'urne électronique » mentionné au cinquième alinéa de l'article 15 du présent arrêté où il est conservé jusqu'au dépouillement.

L'émargement fait l'objet d'un horodatage.

La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Article 17 JORFARTI000031501163

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement, et les états courants gérés par le serveur sont figés, horodatés et scellés automatiquement, dans les conditions garantissant la conservation des données.

L'opération d'ouverture et de dépouillement électronique des votes intervient, sauf circonstances particulières, dans un délai qui ne peut être supérieur à trois jours ouvrés à compter de la date de clôture du scrutin.

L'administration désigne un président, un secrétaire et un assesseur parmi les personnels de l'administration ainsi que trois assesseurs parmi les candidats à l'élection des représentants du comité du dialogue social pour constituer le bureau de l'élection.

Tout candidat à l'élection peut assister aux opérations d'ouverture et de dépouillement des votes.

Article 18 JORFARTI000031501164

Le bureau de l'élection procède, dans un premier temps, à l'ouverture et au dépouillement des votes électroniques.

Afin de procéder à l'ouverture et au dépouillement du vote électronique, en début de séance et en présence du secrétaire et des trois assesseurs, le président du bureau de l'élection se voit remettre, officiellement, l'enveloppe sécurisée contenant le mot de passe et la clé de déchiffrement par la personne en charge de la gestion du système de vote électronique. Cette personne assiste le président du bureau.

Avant le dépouillement, le bureau de l'élection contrôle le scellement du système.

Le décompte des voix obtenues pour chaque candidat apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

En cas d'altération des données résultant, notamment, d'une panne ou d'un dysfonctionnement, le bureau de l'élection a compétence, après autorisation des représentants de l'administration chargés du contrôle du système de vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et pour décider la suspension, l'arrêt ou la reprise des opérations de vote électronique.

Le bureau de l'élection contrôle que la somme des suffrages exprimés et des votes blancs émis par voie électronique correspond au nombre de votants de la liste d'émargement électronique.

Le système de vote électronique est scellé après la décision de clôture du dépouillement prise par le président du bureau de l'élection.

Le scellement interdit toute reprise ou modification des résultats. Toutefois, la procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être exécutée de nouveau si nécessaire.

Article 19 JORFARTI000031501165

Après clôture et scellement du vote électronique, le bureau de l'élection procède à l'ouverture et au dépouillement des votes par correspondance sous enveloppe.

Sont mises à part, sans être ouvertes, les enveloppes émanant d'électeurs ayant participé au vote électronique. Dans ce cas, le vote par correspondance n'est pas pris en compte et seul est pris en compte le vote électronique.

Article 20 JORFARTI000031501166

A l'issue des opérations de dépouillement des votes effectués par la voie électronique et par correspondance sous enveloppe, le bureau de l'élection procède au décompte total des voix obtenues pour chacun des candidats.

Le nombre de voix obtenues pour chacun des candidats définit la qualité de représentant titulaire ou suppléant.

Le bureau procède ensuite sans délai à la proclamation des résultats qui sont portés au procès-verbal.

Les résultats et le procès-verbal de l'élection sont publiés par voie de messagerie interne.

Article 21 JORFARTI000031501167

L'administration conserve sous scellés, pendant un délai de deux ans et dans les conditions fixées aux articles L. 212-2 et L. 212-3 du code du patrimoine et au 5° de l'article 6 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

Au terme de ce délai de deux ans, sauf lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'administration procède à la destruction des fichiers supports. Seuls sont conservés les listes des candidats avec déclarations de candidature et professions de foi, le procès verbal de l'élection et les actes de nomination des membres du bureau de l'élection.

Article 22 JORFARTI000031501171

I. - Il y a lieu de remplacer un représentant du personnel qui se trouve dans l'impossibilité d'exercer ses fonctions pour l'un des motifs suivants :

a) Vient à quitter son corps de fonctionnaire ;

b) Vient à changer de catégorie contractuelle, le remplacement du représentant contractuel ne devient effectif qu'à partir de la date de signature de ce nouveau contrat ;

c) Vient à cesser d'être placé dans une position lui donnant qualité d'électeur ;

d) Vient, sans quitter la position d'activité, à être placé en congé de longue durée ;

e) Vient à être frappé d'une des sanctions disciplinaires, autres que le premier et deuxième groupe, visées à l'article 57 du décret du 3 avril 2015 susvisé, non amnistiées.

II. - Si un représentant titulaire du personnel se trouve dans l'impossibilité d'exercer ses fonctions en vertu du I du présent article, son suppléant est nommé titulaire à sa place jusqu'au renouvellement normal du comité et est remplacé en qualité de suppléant par le candidat non élu ayant obtenu le nombre de voix immédiatement inférieur à celui du suppléant.

De même, si un représentant suppléant du personnel se trouve dans l'impossibilité de siéger en vertu du I du présent article, il est remplacé par le premier candidat non élu ayant obtenu le nombre de voix immédiatement inférieur à celui du suppléant.

Lorsque la procédure décrite ci-dessus ne permet pas, faute d'un nombre suffisant de candidats non élus, de pourvoir tous les sièges de membres titulaires et de membres suppléants auxquels le comité a droit dans un grade, il est procédé à un tirage au sort pour la durée du mandat restant à courir.

Ce tirage au sort a lieu en présence d'au moins deux représentants du personnel titulaires ou suppléants du comité du dialogue social à renouveler.

Si un représentant titulaire ou suppléant d'un grade bénéficie d'une promotion de grade en cours de mandat, il continue à représenter le grade au titre duquel il a été désigné jusqu'au renouvellement normal du comité.

III. - Lorsque plus de la moitié des représentants titulaires et suppléants au comité du dialogue social se trouve empêchée d'exercer son mandat, il est procédé à une élection partielle pour la durée de mandat restant à effectuer.

Article 23 JORFARTI000031501173

Toutefois, si les candidatures ne sont pas présentées en nombre suffisant, tant pour le renouvellement général que pour le renouvellement partiel du comité du dialogue social, l'administration procède au tirage au sort des représentants du personnel.

Ce tirage au sort a lieu en présence d'au moins deux représentants du personnel titulaires ou suppléants du comité du dialogue social.

Article 24 JORFARTI000031501174

Outre les garanties de disponibilité et d'indépendance ainsi que la formation prévues aux articles 28 et 29 du décret du 3 avril 2015 susvisé, un local dédié permettant d'étudier les dossiers, de se réunir et de recevoir des agents du corps ou de la catégorie qu'ils représentent, est mis à la disposition permanente des représentants du personnel.

Ce local est équipé d'une table et de chaises ainsi que du matériel nécessaire à l'accomplissement de leur mission.

Article 25 JORFARTI000031501177

Le directeur général de la sécurité extérieure est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.