Arrêté du 8 janvier 2024 relatif à la procédure interne de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d'alerte au sein du ministère de l'intérieur et des outre-mer

Article 1 JORFARTI000048880521

L'alerte est le fait pour une personne physique mentionnée à l'article 2 de révéler ou de signaler sans contrepartie financière directe et de bonne foi des faits :

- survenus dans le champ professionnel ; - portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement.

Ne peuvent donner lieu à une alerte les faits, informations ou documents, quels que soient leur forme ou leur support, couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical, le secret des délibérations judiciaires, le secret de l'enquête ou de l'instruction judiciaires ou le secret des relations entre un avocat et son client.

Article 2 JORFARTI000048880522

La procédure interne de recueil et de traitement des signalements d'alerte prévue à l'article 4 du décret du 3 octobre 2022 susvisé est commune à l'ensemble des services placés sous l'autorité du ministre de l'intérieur et des outre-mer, sous réserve de la procédure spécifique prévue à l'article L. 863-1 du code de la sécurité intérieure et applicable aux agents des services mentionnés aux articles L. 811-2 et L. 811-4 du même code.

Elle est applicable à l'ensemble du personnel, quel que soit son statut, y compris aux anciens agents, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de leurs fonctions au ministère, et aux personnes qui se sont portées candidates à un emploi au sein de ces services, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette candidature.

Cette procédure est également ouverte aux collaborateurs extérieurs et occasionnels, aux cocontractants des services placés sous l'autorité du ministre de l'intérieur et des outre-mer, à leurs sous-traitants ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, aux membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance de ces cocontractants et sous-traitants ainsi qu'aux membres de leur personnel.

Les établissements publics sur lesquels le ministre de l'intérieur et des outre-mer exerce un pouvoir de tutelle pourront, par des procédures qui leurs sont propres, désigner les autorités visées à l'article 3 pour recueillir et traiter les signalements.

Article 3 JORFARTI000048880525

Au sein du ministère de l'intérieur et des outre-mer et sans préjudice des dispositions de l'article 10 du décret n° 2022-1627 du 23 décembre 2022 relatif à l'organisation et aux missions du service de l'inspection générale de l'administration, les référents exerçant les missions de recueil et de traitement des signalements des alertes sont le président du collège de déontologie du ministère de l'intérieur et des outre-mer, les référents déontologues placés auprès du secrétaire général, du chef de l'inspection générale de l'administration, du directeur général de la police nationale, du directeur général de la sécurité intérieure et du directeur général de la gendarmerie nationale et les correspondants déontologues désignés au niveau des services.

Sur saisine de son président, le cas échéant à la demande d'un référent mentionné au premier alinéa, le collège de déontologie du ministère de l'intérieur et des outre-mer peut également se voir confier la mission de traitement des signalements d'alerte.

Article 4 JORFARTI000048880527

Lorsque le signalement d'une alerte a été fait par l'agent directement à son supérieur hiérarchique ou à son autorité d'emploi, celui-ci est porté à la connaissance du président du collège de déontologie ou des référents déontologues placés auprès du secrétaire général, du chef de l'inspection générale de l'administration, du directeur général de la police nationale, du directeur général de la sécurité intérieure et du directeur général de la gendarmerie nationale ou des correspondants déontologues, qui devient alors le destinataire de ce signalement au sens du présent arrêté.

Les référents déontologues placés auprès du secrétaire général, du chef de l'inspection générale de l'administration, du directeur général de la police nationale, du directeur général de la sécurité intérieure et du directeur général de la gendarmerie nationale ou les correspondants déontologues ou l'autorité hiérarchique ou l'autorité d'emploi peuvent transmettre la saisine, sous réserve de l'accord de l'auteur, au président du collège, qui devient alors le destinataire de ce signalement au sens du présent arrêté.

Le président du collège de déontologie peut décider, pour tout motif, de transmettre le signalement d'une alerte dont il a été saisi à un référent déontologue mentionné à l'alinéa précédent. Le référent déontologue, devenu destinataire du signalement, informe le président du collège de déontologie des suites qui y ont été données.

Article 5 JORFARTI000048880528

Le signalement d'une alerte s'effectue par écrit, soit par courrier postal, soit par voie dématérialisée, ou par oral.

Dans le premier cas, l'envoi est effectué par courrier sous double enveloppe confidentielle. La première enveloppe doit porter le nom de la personne destinataire du signalement avec la mention « Confidentiel ». Sur la deuxième enveloppe qui comporte les éléments du dossier, figurent les mentions « Signalement d'une alerte au titre de la loi du 9 décembre 2016 ».

Dans le deuxième cas, l'envoi est effectué à l'adresse électronique dédiée et indiquée sur le site internet du ministère de l'intérieur et des outre-mer et les sites intranets de la direction des ressources humaines du ministère de l'intérieur et des outre-mer, de l'inspection générale de l'administration, de l'inspection générale de la police nationale, de l'inspection générale de la gendarmerie nationale et de l'inspection générale de la sécurité intérieure.

Dans le troisième cas, le signalement s'effectue par téléphone ou par tout autre système de messagerie vocale et, sur la demande de l'auteur du signalement et selon son choix, lors d'une visioconférence ou d'une rencontre physique organisée au plus tard vingt jours ouvrés après réception de la demande.

Tout signalement effectué oralement est consigné de la manière suivante :

1° Lorsqu'il est recueilli, avec le consentement de son auteur, sur une ligne téléphonique enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale enregistré, soit en enregistrant la conversation sur un support durable et récupérable, soit en la transcrivant de manière intégrale ;

2° Lorsqu'il est recueilli sur une ligne téléphonique non enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale non enregistré, en établissant un procès-verbal précis de la conversation ;

3° Lorsqu'il est recueilli dans le cadre d'une visioconférence ou d'une rencontre physique, en établissant, avec le consentement de son auteur, soit un enregistrement de la conversation sur un support durable et récupérable, soit un procès-verbal précis.

L'auteur du signalement a la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver la transcription de la conversation ou le procès-verbal par l'apposition de sa signature.

Les enregistrements, transcriptions et procès-verbaux ne peuvent être conservés que le temps strictement nécessaire et proportionné au traitement du signalement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et des tiers qu'ils mentionnent.

Article 6 JORFARTI000048880529

Au soutien de son signalement, l'agent apporte les faits, informations ou documents dont il dispose, susceptibles de l'étayer et de le justifier.

Pour les besoins de l'instruction de l'alerte, les autorités mentionnées à l'article 3 peuvent lui demander tout complément d'information.

Article 7 JORFARTI000048880530

Hormis le cas où le signalement est anonyme, un accusé de réception est envoyé à l'auteur de signalement dans un délai de sept jours ouvrés à compter de cette réception.

Ce document :

1° Indique les garanties de confidentialité dont l'auteur du signalement bénéficie ;

2° Fixe le délai prévisible et raisonnable d'examen de la recevabilité de son signalement ;

3° Précise les modalités suivant lesquelles l'auteur du signalement sera informé des suites données.

Article 8 JORFARTI000048880531

Le traitement du signalement émis par un agent comprend trois étapes :

- l'examen de la recevabilité du signalement : cette phase doit permettre la vérification du respect du périmètre de l'alerte et le caractère suffisamment précis des éléments portés à la connaissance du référent, permettant utilement au référent alerte de traiter le signalement. L'irrecevabilité conduit à la clôture de l'alerte, mais ne fait pas obstacle à ce que l'auteur du signalement porte les faits à la connaissance de l'autorité judiciaire, conformément à l'article 40 du code de procédure pénale ; - la vérification de la matérialité des faits : cette phase peut comporter des échanges avec l'auteur du signalement ; - la phase de transmission aux autorités compétentes ou de clôture de la procédure.

Hormis le cas où le signalement est anonyme, l'auteur du signalement est informé par le référent alerte régulièrement et tout au long de la procédure, des suites données à son alerte ainsi que des délais prévisibles du traitement qui ne sauraient excéder trois mois à compter de l'accusé de réception du signalement ou, à défaut d'accusé de réception, trois mois à compter de l'expiration d'une période de sept jours ouvrés suivant le signalement.

Article 9 JORFARTI000048880533

Lorsqu'un signalement recevable nécessite la mise en œuvre de mesures, le référent alerte saisit l'administration ou l'autorité compétente pour que soit mis fin aux faits, actes, menaces ou préjudices signalés. Pour ce faire, le référent alerte peut saisir :

- le supérieur hiérarchique de l'agent mis en cause, afin que celui-ci puisse prendre les mesures nécessaires afin de mettre fin aux actes ou d'enjoindre le ou les agents concernés de faire cesser cette situation dans un délai qu'il détermine ; - l'autorité disciplinaire lorsque les faits signalés sont passibles d'une sanction disciplinaire.

Article 10 JORFARTI000048880534

Les données relatives à un signalement non recevable sont détruites sans délai.

Lorsqu'une procédure disciplinaire ou judiciaire est engagée à l'encontre de la personne mise en cause ou de l'auteur d'un signalement qui n'aurait pas été effectué dans le respect des articles 6 à 8 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée, les données relatives au signalement sont conservées jusqu'au terme de la procédure.

Lorsqu'un signalement n'est pas suivi d'une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données relatives à ce signalement sont conservées deux mois après la clôture des opérations de traitement du signalement puis détruites. Les personnes concernées en sont informées.

Article 11 JORFARTI000048880536

La procédure garantit l'intégrité et la confidentialité des informations recueillies dans un signalement, notamment l'identité de l'auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné.

Seuls les agents placés sous la responsabilité du réfèrent alerte, expressément désignés à cette fin et soumis aux mêmes obligations de confidentialité, peuvent être chargés de la réception, de l'examen de la recevabilité et du traitement des signalements, ainsi que des relations avec l'auteur du signalement, l'auteur des faits signalés et les autres personnes concernées.

Les informations détenues par ces personnes sont limitées à ce qui est strictement nécessaire aux seuls besoins de vérification ou de traitement du signalement.

En cas de nécessité de communiquer avec des tiers, notamment pour effectuer des vérifications ou traiter l'alerte, toutes les précautions sont prises pour restreindre l'accès aux informations aux seules personnes qui doivent en connaître. Les tiers sont informés de la nécessité de respecter les règles de confidentialité.

Il ne peut être divulgué d'éléments de nature à identifier l'auteur du signalement, sauf à l'autorité judiciaire, et uniquement avec le consentement de celui-ci.

Toute personne divulguant ces données confidentielles expose sa responsabilité pénale en application de l'article 9 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée.

Article 12 JORFARTI000048880538

Les dispositions applicables aux lanceurs d'alerte prévues par la loi du 9 décembre 2016 susvisée, le décret du 3 octobre 2022 susvisé et par le présent arrêté sont publiées sur le site internet du ministère de l'intérieur et des outre-mer et les sites intranets de la direction des ressources humaines du ministère de l'intérieur et des outre-mer, de l'inspection générale de l'administration, de l'inspection générale de la police nationale, de l'inspection générale de la gendarmerie nationale, de l'inspection générale de la sécurité intérieure, accompagnées des noms et coordonnées des référents.

Article 13 JORFARTI000048880541

L'arrêté du 16 novembre 2018 relatif à la procédure de recueil des signalements émis par les lanceurs d'alerte au sein du ministère de l'intérieur et du ministère de chargé de l'outre-mer est abrogé.

Article 14 JORFARTI000048880543

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.