1. Les dates prévues pour les réunions des commissions régionales ou départementales doivent être communiquées au moins un mois à l'avance aux administrations hospitalières de la région ou du département.
2. Après transformation des emplois anciens en emplois nouveaux, les administrations intéressées transmettent au secrétariat des commissions les dossiers de leurs agents remplissant les conditions prévues par l'article 25 du décret du 17 juillet 1964.
3. Ces dossiers comportent les pièces suivantes :
4. 1) Fiche d'état civil ;
5. 2) Etat des services accomplis ;
6. 3) Diplômes, titres et certificats ou copies dûment certifiées de ces documents ;
7. 4) Relevé des notes et appréciations obtenues pendant les cinq dernières années de service ;
8. 5) Eventuellement, relevé des sanctions disciplinaires.
9. Les commissions peuvent demander aux administrations hospitalières tous renseignements nécessaires à l'accomplissement de leur mission.
10. Les extraits des procès-verbaux mentionnant l'avis de la commission sont notifiés aux administrations hospitalières intéressées dans le délai maximum d'un mois suivant la date de la réunion.