1. I. ― Le comité d'instruction pour la diffusion des informations ferroviaires se réunit sur convocation de son président, qui fixe l'ordre du jour. Cette convocation peut être envoyée par tous moyens, y compris par télécopie ou par courrier électronique. Il en est de même des pièces ou documents nécessaires à la préparation de la réunion ou établis à l'issue de celle-ci.
2. Sauf urgence, les membres des commissions reçoivent, cinq jours au moins avant la date de la réunion, une convocation comportant l'ordre du jour et, le cas échéant, les documents nécessaires à l'examen des affaires qui y sont inscrites.
3. II. ― Le comité mentionné au I peut, sur décision de son président, entendre toute personne extérieure dont l'audition est de nature à éclairer ses délibérations. Les personnes ainsi entendues ne participent pas au vote.
4. Le comité peut également demander à l'auteur de la demande d'accès à l'information et au détenteur des informations toute précision qui lui paraît utile pour rendre son avis.
5. III. ― Le quorum est atteint lorsque la moitié au moins des membres composant le comité sont présents, suppléés ou ont donné mandat.
6. Lorsque le quorum n'est pas atteint, le comité délibère valablement sans condition de quorum après une nouvelle convocation portant sur le même ordre du jour et spécifiant qu'aucun quorum ne sera exigé.
7. IV. ― Le comité se prononce à la majorité des voix des membres présents ou représentés. Le président a voix prépondérante en cas de partage égal des voix.
8. Les membres du comité ne peuvent prendre part aux délibérations lorsqu'ils ont un intérêt personnel à l'affaire qui en est l'objet.
9. V. ― Le procès-verbal de la réunion du comité indique le nom et la qualité des membres présents, les questions traitées au cours de la séance et le sens de chacune des délibérations. Il précise, le cas échéant, le nom des mandataires et des mandants.
10. L'avis rendu par le comité est transmis au ministre chargé des transports dans le délai d'un mois à compter de sa saisine par le ministre.