1. RESPONSABILITES DES AUDITEURS
2. 1. Examen préliminaire
3. A titre préliminaire, le conducteur d'audit devrait pouvoir examiner le manuel de gestion de la sécurité afin de déterminer si le système de gestion de la sécurité permet de satisfaire aux prescriptions du Code ISM. Si cet examen révèle que le système n'est pas adéquat, l'audit devra être reporté jusqu'à ce que la compagnie ait pris les mesures correctives nécessaires.
4. 2. Préparation de l'audit
5. Le conducteur d'audit désigné doit prendre contact avec la compagnie et établir un plan d'audit.
6. L'équipe d'audit doit être en mesure de communiquer efficacement avec les audités.
7. 3. Réalisation de l'audit
8. 3.1. La première étape de l'audit doit être la tenue d'une réunion initiale pour présenter l'équipe d'audit à la direction de la compagnie, rappeler les objectifs et principes de l'audit, confirmer que tous les moyens prévus sont disponibles, arrêter le programme de déroulement de l'audit et apporter les précisions nécessaires.
9. 3.2. L'équipe d'audit doit évaluer le système de gestion de la sécurité en se fondant sur les documents présentés par la compagnie et les preuves objectives de son application effective.
10. 3.3. Les entretiens et les documents présentés doivent servir à recueillir les preuves. On peut également, si nécessaire, faire la constatation d'une activité et des conditions pour déterminer l'efficacité avec laquelle le système de gestion de la sécurité permet de respecter les normes spécifiques de sécurité et de protection de l'environnement, prescrites par le Code.
11. 3.4. Les constatations faites lors de l'audit doivent être documentées. Après avoir vérifié toutes les activités, l'équipe d'audit doit passer en revue l'ensemble de ses constatations pour voir quelles sont celles qui doivent être signalées comme défaut de conformité, aussi bien du point de vue des prescriptions générales que des prescriptions particulières du Code ISM.
12. Les constatations pourront être établies sur le modèle de fiche rapport d'audit figurant à l'appendice de la présente annexe.
13. 3.5. A la fin de l'audit et avant de rédiger son rapport, l'équipe d'audit doit tenir une réunion avec la compagnie et les responsables des fonctions visées afin de présenter ses constatations de manière à s'assurer que les résultats de l'audit sont bien compris.
14. 4. Rapport d'audit
15. 4.1. Le rapport d'audit doit être établi sous la direction du conducteur d'audit, lequel doit veiller à ce qu'il soit précis et complet.
16. 4.2. Le rapport d'audit doit comprendre les éléments suivants :
17. - Plan de l'audit ;
18. - Identification des membres de l'équipe d'audit ;
19. - Date de l'audit ;
20. - Identification de la compagnie ;
21. - Les défauts de conformités constatés ;
22. - Les constatations portant sur l'efficacité avec laquelle le système de gestion de la sécurité permet de réaliser les objectifs spécifiés.
23. 4.3. Un exemplaire de l'audit doit être adressé à la compagnie. Il faut recommander à la compagnie de fournir au navire intéressé un exemplaire des rapports des audits de la gestion à bord.
24. Les modèles de fiches de rapport d'aidit ne sont pas reproduits ; consultez le fac-similé.