1. Un agent, désigné par l'administration, assiste aux réunions des formations spécialisées et en assure le secrétariat administratif.
2. Pour chacune des formations spécialisées, un représentant du personnel est désigné par l'assemblée plénière en son sein pour assurer les fonctions de secrétaire pour la durée de la mandature. Le règlement intérieur détermine les modalités de la désignation. En cas d'empêchement, le secrétaire désigne son représentant parmi les représentants du personnel de la formation spécialisée. Lorsque le secrétaire se trouve dans l'impossibilité d'exercer ses fonctions, il est remplacé pour la durée de son mandat restant à courir, par une personne désignée dans les mêmes conditions que pour sa désignation.
3. Après chaque réunion de la formation spécialisée, il est établi par la personne en charge du secrétariat administratif un procès-verbal comprenant le compte rendu des débats et le détail des votes à l'exclusion de toute mention nominative.
4. Ce document est signé par le président, contresigné par le secrétaire et transmis dans le délai d'un mois à ses membres. Ce procès-verbal est soumis à l'approbation des membres de la formation spécialisée concernée lors de la séance suivante.