I. PROCÉDURE POUR LA PRÉPARATION DE L'INVENTAIRE EINECS
La procédure comprend les phases suivantes:
Première phase
- L'inventaire de base ECOIN est préparé par les services de la Commission sur la base des listes de substances chimiques existantes.
- Pour faciliter la compréhension de l'inventaire de base ECOIN, la Commission établira un document explicatif comprenant: - un index contenant la nomenclature des substances identifiées par les CAS Registry Number,
- un index alphabétique de la nomenclature des substances identifiées par les CAS Registry Number,
- un index des formules brutes des substances contenues dans l'inventaire de base ECOIN.
- Pour aider les déclarants durant la deuxième phase, la Commission établira un document de travail intitulé «Compendium des substances connues».
Pour en faciliter son usage, il comprendra trois index: - un index contenant la nomenclature des substances identifiées par les CAS Registry Number - EINECS Code,
- un index alphabétiques de la nomenclature des substances identifiées par les CAS Registry Number - EINECS Code,
- un index des formules moléculaires des substances qui y sont reprises.
Les substances mentionnées dans le document de travail ne figurant pas dans l'inventaire de base ECOIN ne seront reprises dans l'inventaire EINECS que si elles sont déclarées au cours de la deuxième phase.
- La Commission établira également, en collaboration avec les États membres et dans les langues officielles, un document explicatif intitulé «Comment déclarer pour l'inventaire EINECS».
- Après la transmission de tous les documents mentionnés ci-avant aux États membres, la Commission publiera au Journal officiel des Communautés européennes l'inventaire de base ECOIN sous forme de liste ECDIN Number/CAS Registry Number.
Deuxième phase
- Les déclaration des substances, existant en tant que telles ou en tant qu'incorporées dans une préparation sur le marché communautaire le 18 septembre 1981 mais ne figurant pas dans l'inventaire de base ECOIN, peuvent être faites par le fabricant ou toute autre personne établie dans la Communauté qui a mis cette/ces substance(s) sur le marché, ci-après dénommé «déclarant».
- Ces déclarations doivent être transmises aux adresses nationales respectives prévues à l'article 3.
- Les déclarations de substances peuvent seulement être faites à l'aide des formulaires appropriés disponibles auprès des mêmes adresses.
Ces déclarations doivent être transmises par les déclarants aux mêmes adresses au plus tard neuf mois après la date de publication de ECOIN au Journal officiel des Communautés européennes.
- Les règles à suivre pour l'établissement des déclarations ainsi que les fac-similés des formulaires sont donnés au titre II de la présente annexe.
- Les États membres transmettront au point de contact de la Commission la partie appropriée des formulaires de déclaration complétés par le déclarant aussi rapidement que possible et au plus tard trente jours après leur réception.
- Aucun formulaire de déclaration ne pourra être accepté par le point de contact de la Commission après un délai de douze mois à partir de la date de publication de l'inventaire de base ECOIN au Journal officiel des Communautés européennes.
Troisième phase
- La Commission élaborera l'inventaire EINECS au départ de l'inventaire de base ECOIN en y ajoutant les substances déclarées auprès des États membres qui auront assuré la transmission de la partie appropriée des déclarations correspondantes.
- Au cours de l'examen et du traitement des différents formulaires de déclaration de substances par la Commission, certaines clarifications (par exemple : erreur dans la numérotation CAS, erreur de nomenclature, etc.) peuvent être nécessaires. Dans ce cas, la Commission transmettra une demande d'information écrite au point de contact à l'État membre qui dans un délai de quinze jours l'adressera au déclarant.
- Le déclarant devra répondre par écrit dans un délai de quarante-cinq jours à la demande émanant de l'État membre. Cette réponse sera transmise dans les quinze jours au point de contact de la Commission.
- Dans le cas où aucune réponse ne serait donnée dans un délai de quatre-vingt-dix jours à partir de la date de demande d'information, la Commission pourra, sur la base des informations dont elle dispose, prendre une décision après avoir consulté l'État membre.
- Lorsque un/des points de contact a/ont été désigné(s), il(s) exécute(nt) pour l'État membre les tâches mentionnées ci-avant.
Quatrième phase
- L'inventaire EINECS sera publié au Journal officiel des Communautés européennes.
II. RÈGLES POUR L'ÉTABLISSEMENT DES DÉCLARATIONS
1. Toute substance telle que définie à l'article 4 de la présente décision et qui répond à l'un des critères énumérés ci-après peut être déclarée: a) la substance doit avoir été mise sur le marché à des fins réellement commerciales entre le 1er janvier 1971 et le 19 septembre 1981 inclus;
b) les monomères à partir desquels les polymérisats, polycondensats et polyadditions se trouvant sur le marché entre le 1er janvier 1971 et le 19 septembre 1981 inclus ont été fabriqués.
2. Toute substance qui répond à l'un des critères énumérés ci-après ne doit pas être déclarée: a) toute substance mise sur le marché entre le 1er janvier 1971 et le 18 septembre 1981 inclus, exclusivement à des fins de recherche, développement et/ou analyse;
b) tout mélange intentionnel;
c) toute impureté sans valeur commerciale comme telle;
d) tout polymérisat, polycondensat, polyaddition.
3. Comment déclarer: a) pour déclarer une substance qui ne figure pas dans l'inventaire de base ECOIN mais qui est reprise dans le document de travail «Compendium des substances connues», le déclarant doit utiliser le formulaire A (dont fac-similé ci-après) et le renvoyer dûment complété et signé a/aux adresse(s) nationale(s);
b) pour déclarer une substance qui ne figure ni dans l'inventaire de base ECOIN, ni dans le document de travail «Compendium des substances connues» mais pour laquelle le Chemical Abstracts Service (CAS) Registry Number est connu, le déclarant doit utiliser le formulaire B (dont fac-similé ci-après) et le renvoyer dûment complété et signé a/aux adresse(s) nationale(s);
c) pour déclarer une substance qui ne figure ni dans l'inventaire de base ECOIN, ni dans le document de travail «Compendium des substances connues» et pour laquelle le Chemical Abstracts Service (CAS) Registry Number n'est pas connu, le déclarant doit utiliser le formulaire C (dont fac-similé ci-après) et le renvoyer dûment complété et signé a/aux adresse(s) nationale(s). En complétant ce formulaire C, le déclarant doit décrire la substance chimique de la manière la plus spécifique possible tout en respectant les instructions contenues dans le document «Comment déclarer les substances chimiques pour l'inventaire EINECS.»
Des instructions supplémentaires concernant la déclaration des substances chimiques sont fournies dans le document intitulé «Comment déclarer pour l'inventaire EINECS».
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