1. Le conseil d'administration établit pour chaque année civile un projet d'état prévisionnel des recettes et des dépenses de l'Agence qu'il transmet à la Commission. Ce projet doit être présenté en équilibre. À ce projet est joint un tableau des effectifs du personnel mandaté des délégations visées à l'article 3 point 1 sous a).
2. La Commission transmet le projet d'état prévisionnel au comité du Fonds européen de développement (FED) et aux comités correspondants pour les opérations dans le cadre desquelles l'intervention de l'Agence est ou sera nécessaire.
Pour l'examen du projet d'état prévisionnel, ces comités se constituent en un comité unique composé de représentants de gouvernements des États membres et présidé par un représentant de la Commission.
À l'occasion de l'examen du projet d'état prévisionnel, le comité procède à un échange d'informations et de vues sur les questions d'ordre général relatives à l'Agence.
L'examen du projet d'état prévisionnel ainsi que l'échange d'informations et de vues font l'objet de comptes rendus indiquant les principales conclusions du comité et les positions essentielles prises par les représentants des gouvernements des États membres.
3. La Commission, tenant compte du compte rendu relatif à l'examen du projet d'état prévisionnel par le comité visé au paragraphe 2 deuxième alinéa, arrête le projet d'état des recettes et des dépenses de l'Agence et le transmet à l'autorité budgétaire avec l'avant-projet de budget des Communautés européennes et avec le compte rendu précité afin de permettre l'examen au cours de la procédure budgétaire.
4. La Commission arrête l'état des recettes et des dépenses de l'Agence avant le début de l'exercice budgétaire en l'ajustant aux subventions attribuées par l'autorité budgétaire.
5. À l'initiative d'un État membre ou de la Commission, le président peut réunir le comité visé au paragraphe 2 deuxième alinéa en cours d'année au sujet de faits nouveaux concernant des questions d'ordre général relatives à l'Agence.