Les entités d'inspection doivent respecter les conditions suivantes lorsqu'elles exercent leurs activités.
a) Avant tout contrôle, l'entité d'inspection avant expédition informe l'exportateur des modalités de l'inspection et des critères qui seront appliqués.
L'entité d'inspection avant expédition effectue les contrôles appropriés dans un délai permettant d'éviter tout retard déraisonnable. Après réception des documents finals et achèvement de l'inspection, elle délivre un accusé de bien-trouvé ou donne par écrit une explication détaillée des raisons pour lesquelles celui-ci n'est pas délivré, et ce dans un délai de cinq jours ouvrables. Dans le dernier cas, les exportateurs doivent avoir la possibilité de présenter leurs vues par écrit, et, s'ils le demandent, une réinspection est organisée le plus tôt possible, à une date mutuellement satisfaisante.
Les entités d'inspection avant expédition procèdent également, à toute demande de l'exportateur, avant la date de l'inspection matérielle, à une vérification préliminaire du prix et, le cas échéant, du taux de change, sur la base du contrat passé entre l'exportateur et l'importateur, de la facture pro forma et, le cas échéant, de la demande d'autorisation d'importer. Après cette inspection préliminaire, elles informent immédiatement les exportateurs par écrit qu'elles ont accepté le prix et/ou le taux de change ou communiquent par écrit les raisons détaillées pour lesquelles elles ne les ont pas acceptés.
Afin d'éviter des retards de paiement, les entités d'inspection avant expédition adressent aux exportateurs ou aux représentants désignés des exportateurs un accusé de bien-trouvé dès que possible. En cas d'erreur d'écriture dans l'accusé de bien-trouvé, elles corrigent l'erreur et font part de la correction aux parties intéressées aussi rapidement que possible.
b) Les inspections avant expédition sont effectuées d'une manière non discriminatoire et les procédures et critères utilisés pour la conduite de ces activités sont objectifs et appliqués de la même manière à tous les exportateurs concernés par ces activités.
c) Les entités d'inspection avant expédition s'abstiennent de demander aux exportateurs de fournir des renseignements sur:
i) les données de fabrication concernant des procédés brevetés, faisant l'objet de licences ou non divulgués, ou des procédés pour lesquels une demande de brevet a été déposée;
ii) les données techniques non publiées autres que les données nécessaires pour prouver la conformité aux règlements techniques ou aux normes;
iii) la fixation des prix intérieurs, y compris les coûts de fabrication;
iv) les niveaux des bénéfices;
v) les modalités des contrats entre les exportateurs et leurs fournisseurs, à moins qu'il ne soit pas possible autrement pour l'entité d'effectuer l'inspection en question. (Dans de tels cas, l'entité ne demande que les renseignements nécessaires à cette fin.)
En général, les entités d'inspection avant expédition traitent tous les renseignements fournis par les exportateurs comme des renseignements commerciaux confidentiels, dans la mesure où ces renseignements ne sont pas déjà publiés, généralement accessibles à des tiers ou du domaine public. Ces renseignements commerciaux confidentiels ne sont partagés avec les gouvernements ayant engagé ou mandaté l'entité que dans la mesure où de tels renseignements sont habituellement requis pour les lettres de crédit ou d'autres formes de paiement, à des fins douanières, pour l'octroi de licences d'importation ou pour le contrôle des changes.
d) Les entités d'inspection avant expédition établissent des procédures leur permettant de recevoir et d'examiner des plaintes d'exportateur et de prendre des décisions à leur sujet. Ces procédures sont élaborées et appliquées conformément aux directives suivantes:
i) les entités d'inspection avant expédition désignent un ou plusieurs agents qui sont disponibles, pendant les heures de bureau normales, dans chaque ville ou port dans lesquels elles ont un bureau administratif d'inspection avant expédition pour recevoir et examiner les recours ou les plaintes des exportateurs et rendre des décisions à leur sujet;
ii) les exportateurs communiquent par écrit à l'agent ou aux agents désignés les éléments concernant la transaction spécifique en cause, la nature de la plainte et une proposition de solution;
iii) l'agent ou les agents désignés examinent avec bienveillance les plaintes dés exportateurs et rendent une décision aussitôt que possible après réception de la documentation visée au point ii).