I. DISPOSITIONS D'APPLICATION DU PROGRAMME
A. Dispositions d'application financières
1. L'intention de la Commission est de créer une véritable collaboration avec les autorités responsables de la mise en oeuvre du programme. En conformité avec le programme, ces autorités sont celles indiquées ci-après.
Engagement et paiements
2. Le Portugal garantit que, pour toutes les actions cofinancées par la Communauté, tous les organismes publics ou privés impliqués dans la gestion et la mise en oeuvre de ces opérations conservent une codification comptable adéquate de toutes les transactions concernées afin de faciliter la vérification des dépenses par la Communauté et les autorités nationales de contrôle.
3. L'engagement budgétaire initial repose sur un plan financier indicatif; cet engagement est réalisé pour un an.
4. L'engagement a lieu lorsque la décision approuvant la forme d'intervention est adoptée par le comité phytosanitaire permanent, selon la procédure prévue à l'article 16 bis, point a), de la directive 77/93/CEE du Conseil (1), modifiée en dernier lieu par la directive 98/2/CE de la Commission (2).
5. Le premier acompte de 250 000 écus est versé au Portugal immédiatement après la notification officielle de la présente décision.
6. Le solde de l'engagement de 250 000 écus est versé sur présentation à la Commission du rapport final d'activité et de l'ensemble des dépenses effectuées, et après acceptation de celles-ci par la Commission.
Autorités responsables de la mise en oeuvre du programme
- Pour l'administration centrale
Direcção-Geral de Protecção das Culturas
Quinta do Marquês
P-2780 Oeiras
- Pour l'administration locale
Região Autónoma da Madeira
Secretaria Regional da Agricultura, Florestas e Pescas
Direcção Regional da Agricultura
Av. Arriaga, 21 A
Edifício Golden Gate, 4º piso
P-9000 Funchal
7. Les dépenses réelles encourues sont présentées à la Commission, ventilées par type d'action ou sous-programme démontrant ainsi les liens entre le plan financier indicatif et les dépenses réellement effectuées. Si le Portugal tient une comptabilité informatisée adéquate, celle-ci est acceptable.
8. Tous les paiements de l'aide octroyée par la Communauté au titre de la présente décision sont versés à l'autorité désignée par le Portugal qui est également responsable du remboursement à la Communauté de tout montant excédentaire.
9. Tous les engagements et paiements sont effectués en écus.
Les plans financiers des cadres communautaires d'appui et les montants de l'intervention communautaire sont exprimés en écus au taux fixé par la présente décision. Les versements se feront sur le compte:
Banco de Fomento Exterior
Nº de conta 70/30/005156/0
NIB 000900700.00.0005156002
Titular: Governo da Região Autónoma da Madeira
Endereço: Av. de Zarco
P-9000 Funchal
Contrôle financier
10. Des contrôles peuvent être effectués par la Commission ou la Cour des comptes des Communautés européennes à la demande de celles-ci. Le Portugal et la Commission s'échangent immédiatement toute information pertinente concernant les résultats de ces contrôles.
11. Pendant une période de trois ans suivant le dernier paiement se rapportant à la forme d'assistance, l'autorité responsable de la mise en oeuvre met à la disposition de la Commission tous les documents de preuve concernant les dépenses encourues pour l'action.
12. Lorsqu'il soumet des demandes de paiements, le Portugal met à la disposition de la Commission tous les rapports officiels appropriés concernant le contrôle de cette forme d'action.
Réduction, suspension et suppression du concours
13. Le Portugal et les bénéficiaires déclarent que le financement communautaire est utilisé aux fins prévues. Si la réalisation d'une action ou d'une mesure ne semble justifier qu'une partie du concours financier qui lui a été alloué, la Commission récupère immédiatement le montant dû. En cas de litige, la Commission procède à un examen du cas dans le cadre du partenariat, en demandant au Portugal ou aux autres autorités désignées par celui-ci pour la mise en oeuvre de l'action de présenter leurs observations dans les deux mois.
14. La Commission peut réduire ou suspendre l'aide à une action si l'examen confirme l'existence d'une irrégularité, notamment d'une modification importante qui affecte la nature ou les conditions de mise en oeuvre de l'action pour laquelle l'approbation de la Commission n'a pas été demandée.
Recouvrement de l'indu
15. Toute somme donnant lieu à répétition de l'indu doit être reversée à la Commission par l'autorité désignée au point 8. Les sommes non reversées sont susceptibles d'être majorées d'intérêts de retard. Si, pour l'une ou l'autre raison, l'autorité désignée au point 8 ne rembourse pas l'indu à la Communauté, le Portugal reverse ce montant à la Commission.
Prévention et détection d'irrégularités
16. Les partenaires se conforment à un code de conduite établi par le Portugal afin de garantir la détection de toute irrégularité dans la forme d'assistance. Le Portugal veille notamment à ce que:
- une action adéquate soit entreprise,
- tout montant indûment versé à la suite d'une irrégularité soit récupéré,
- une action soit entreprise pour empêcher des irrégularités.
B. Suivi et évaluation
I. Comité de suivi
1. Création
Indépendamment du financement de cette action, un comité de suivi du programme est créé par le Portugal et la Commission; il a pour tâche de faire régulièrement le point sur l'exécution du programme et de proposer, le cas échéant, de décider les adaptations nécessaires.
2. Le comité de suivi établit son règlement interne, au plus tard un mois après la notification de la présente décision au Portugal.
3. Compétence du comité de suivi
Le comité:
- a pour responsabilité générale d'assurer le bon déroulement du programme afin d'atteindre les objectifs fixés. La compétence du comité s'exerce sur les mesures du programme et dans les limites de l'aide communautaire apportée. Il veille en particulier au respect des dispositions réglementaires, y compris en matière d'éligibilité des opérations et des projets,
- prend position à partir des informations relatives à la sélection des projets déjà approuvés et effectués, sur l'application des critères de sélection définis dans le programme,
- propose toute mesure nécessaire à l'accélération de l'exécution du programme en cas de retard consécutif aux résultats périodiques fournis par les indicateurs de suivi et des évaluations intermédiaires,
- peut procéder, en accord avec le(s) représentant(s) de la Commission, aux adaptations des plans de financement dans les limites de 15 % de la contribution communautaire à un sous-programme ou à une mesure pour la totalité de la période, ou 20 % pour l'exercice annuel, à condition que le montant global prévu dans le programme ne soit pas dépassé. Il faut veiller à ce que les objectifs principaux du programme ne soient pas pour autant compromis,
- donne son avis sur les adaptations proposées à la Commission,
- émet un avis sur les projets d'assistance technique prévus dans le programme,
- donne son avis sur les projets du rapport final,
- fait régulièrement rapport au comité phytosanitaire permanent de l'état d'avancement des travaux et de l'état des dépenses, soit au moins deux fois pour la période considérée.
II. Suivi et évaluation du programme pendant la durée de sa mise en oeuvre (suivi et évaluation continue)
1. L'organisme national responsable de la mise en oeuvre est chargé de l'exécution du suivi et de l'évaluation continue du programme.
2. Par suivi continu, on entend un système d'informations sur l'état d'avancement de la mise en oeuvre du programme. Le suivi continu porte sur les mesures s'inscrivant dans le cadre du programme. Le suivi continu a recours aux indicateurs financiers et physiques qui sont structurés de manière à permettre une évaluation de la façon dont les dépenses consacrées à chaque mesure correspondent à des indicateurs physiques prédéfinis indiquant le degré de réalisation de la mesure.
3. L'évaluation continue d'un programme comporte une analyse des résultats quantitatifs de la mise en oeuvre reposant sur des considérations opérationnelles, juridiques et de procédure. L'objectif est de garantir la conformité entre les mesures et les objectifs du programme.
Rapport d'exécution et passage au crible des programmes
4. Le Portugal communique à la Commission, au plus tard un mois après l'adoption du programme, le nom de l'autorité responsable de l'élaboration et de la présentation du rapport final.
Le rapport final contient un bilan précis de l'ensemble du programme (niveau de réalisation des objectifs physiques et qualificatifs et des progrès accomplis) et une évaluation de l'impact phytosanitaire et économique immédiat.
Le rapport final relatif au présent programme sera présenté à la Commission par l'autorité compétente au plus tard le 31 mars 1999 et sera ensuite présenté au comité phytosanitaire permanent le plus tôt possible après cette date.
5. Conjointement avec le Portugal, la Commission peut faire appel à un évaluateur indépendant. Celui-ci peut procéder, sur la base du suivi continu, à l'évaluation continue définie au point 3 ci-dessus. Il peut soumettre des propositions d'adaptation des sous-programmes et/ou mesures, de modification des critères de sélection des projets, etc., compte tenu des problèmes rencontrés pendant la mise en oeuvre. Sur la base du suivi de la gestion, il émet un avis sur les mesures administratives à prendre. Afin de garantir l'impartialité de l'évaluateur, la Commission ne prend pas à sa charge la totalité du coût découlant de son contrat d'emploi.
C. Information et publicité
Dans le cadre de la présente action, l'organisme désigné comme responsable de la mise en oeuvre de cette forme d'intervention veille à ce que celle-ci fasse l'objet d'une publicité adéquate.
Il doit notamment viser à:
- sensibiliser les bénéficiaires potentiels et les organisations professionnelles aux possibilités offertes par l'action,
- sensibiliser l'opinion publique au rôle joué par la Communauté en relation avec l'action.
Le Portugal et l'organisme responsable de la mise en oeuvre consultent la Commission sur les initiatives envisagées dans ce domaine, éventuellement en ayant recours au mécanisme du comité de suivi. Ils communiquent régulièrement à la Commission les mesures d'information et de publicité prises, soit sous la forme d'un rapport final, soit via le comité de suivi.
Les dispositions juridiques nationales en matière de confidentialité des informations sont respectées.
II. RESPECT DES POLITIQUES COMMUNAUTAIRES
Les politiques communautaires doivent être respectées dans ce domaine.
Le programme est mis en oeuvre dans le respect des dispositions en matière de coordination et de respect des politiques communautaires. À ce sujet, les informations suivantes doivent être fournies par le Portugal.
1. Passation des marchés publics
Le questionnaire «marchés publics» (3) doit être rempli pour les marchés suivants:
- les marchés publics supérieurs aux seuils fixés par les directives «fournitures» et «travaux», passés par les pouvoirs adjudicateurs au sens desdites directives et qui ne tombent pas dans les exemptions y prévues,
- les marchés publics inférieurs aux seuils, lorsqu'ils constituent des lots d'un ouvrage ou de fournitures homogènes d'une valeur supérieure au seuil. Par «ouvrage», il faut entendre le résultat d'un ensemble de travaux de bâtiment ou de génie civil destiné à remplir par lui-même une fonction économique ou technique.
Les seuils sont ceux en vigueur à la date de la notification de la présente décision.
2. Protection de l'environnement
a) Informations générales
- description des éléments et problèmes principaux de l'environnement dans la région concernée, contenant entre autres une description des zones importantes pour la conservation (zones sensibles),
- description globale des importantes incidences positives et négatives que le programme, du fait des investissements prévus, est susceptible d'avoir sur l'environnement,
- description des mesures envisagées pour éviter, réduire ou compenser d'éventuels effets négatifs importants sur l'environnement,
- synthèse des résultats des consultations des autorités responsables de l'environnement (avis du ministère de l'environnement ou son équivalent) et, s'il y en avait, des consultations du public concerné.
b) Description des mesures envisagées
En ce qui concerne les mesures du programme qui pourraient avoir une incidence négative importante sur l'environnement:
- les procédures qui seront appliquées pour l'évaluation des projets individuels au cours de l'exécution du programme,
- les dispositifs prévus pour le contrôle des incidences sur l'environnement pendant l'exécution du programme, pour l'évaluation des résultats et pour l'élimination, la réduction ou la compensation des incidences négatives.
(1) JO L 26 du 31. 1. 1977, p. 20.
(2) JO L 15 du 21. 1. 1998, p. 34.
(3) Communication C(88) 2510 de la Commision aux États membres concernant le contrôle du respect des règles «marchés publics» dans les projets et programmes financés par les Fonds structurels et instruments financiers (JO C 22 du 28.1.1989, p. 3).