COOPÉRATION ENTRE LE SECRÉTARIAT GÉNÉRAL DE L'UEO ET LE SECRÉTARIAT GÉNÉRAL DU CONSEIL DE L'UE
1. Échange d'informations
Des échanges d'informations auront lieu en ce qui concerne les développements de la PESC, notamment les domaines où l'UEO pourrait être invitée à élaborer et à mettre en oeuvre les décisions de l'Union qui ont des implications dans le domaine de la défense, dans les domaines où des activités complémentaires ou similaires sont menées par l'UE et par l'UEO, et en ce qui concerne les autres activités pertinentes de l'UEO, y compris la mise au point de plans pour l'adoption des mesures d'exécution dans les domaines où l'UE pourrait demander qu'une telle action soit menée.
Les points de contact désignés au sein des deux secrétariats continueront de faciliter l'échange quotidien d'informations entre les deux organisations.
Des réunions de travail périodiques au niveau de hauts fonctionnaires auront lieu au moins une fois par trimestre. Chaque secrétariat diffusera au sein de son organisation un rapport concis et exhaustif.
2. Échange de documents écrits
Il s'agit à la fois de documents et de messages COREU/UEOCOM, y compris classifiés. Les modalités pratiques nécessaires à un échange systématique sur des sujets présentant un intérêt général pour les deux organisations ont été établies.
2. 1. Textes à échanger
L'échange de documents écrits concerne à la fois les documents et les messages COREU/UEOCOM pertinents. Hormis dans certaines situations particulières non traitées par les groupes indiqués ci-après, et lorsque des dispositions spéciales devront être prises, l'échange systématique de documents écrits se fera comme indiqué aux points 2.1.1 et 2.1.2.
2. 1.1. Secrétariat général de l'UEO
Le secrétariat général de l'UEO recevra systématiquement les documents écrits (sur des questions liées à la PESC) émanant des organes et des groupes répertoriés ci-après:
Organes de l'UE:
- Conseil européen
- Conseil
- Comité des représentants permanents (lorsque ses travaux sont pertinents pour l'UEO)
- Comité politique.
Groupes de travail:
- Sécurité
- désarmement global et maîtrise des armements
- non-prolifération (des armes chimiques et biologiques et des armes nucléaires)
- exportation d'armes conventionnelles
- Nations unies
- OSCE
- Balkans occidentaux
- Europe centrale
- Europe orientale et Asie centrale
- Moyen-Orient/Golfe
- Machrek-Maghreb, y compris le groupe de travail ad hoc "Processus de paix au Moyen-Orient"
- Afrique
- Asie, Océanie
- Affaires consulaires
- Conseillers PESC.
Dialogue politique:
- Réunions avec les pays tiers avec lesquels l'UEO a également des réunions régulières.
2. 1.2. Secrétariat général du Conseil de l'UE
Le secrétariat général du Conseil de l'UE recevra systématiquement les textes concernant les activités des organes/groupes suivants de l'UEO:
- Conseil (des ministres et permanent)
- Groupe de travail spécial
- Groupe de travail du Conseil
- Groupe politico-militaire
- Groupe "Méditerranée"
- Groupe "Espace"
- Tout groupe de travail créé par le Conseil en relation avec les décisions prises par le Conseil de l'UE au titre de l'article 17 du TUE
- Tout groupe de travail traitant des opérations humanitaires et des missions d'évacuation de ressortissants
- Groupe des représentants des ministères de la défense (lorsque ses travaux sont pertinents pour l'UE).
(Pour la coopération en matière d'armement, voir les modalités dans la section F).
2. 2. Procédures et modalités pratiques
Les échanges de documents écrits se font actuellement de la main à la main par l'intermédiaire des points de contact désignés. Des discussions ont commencé entre les responsables des deux secrétariats sur les aspects techniques de l'échange de documents écrits, notamment les options en matière de transmission électronique. La possibilité de transmission électronique sera examinée en tenant dûment compte des considérations d'ordre budgétaire et des aspects sécurité.
Les représentants des deux secrétariats pourront avoir accès aux informations distribuées ou examinées pendant les réunions auxquelles ils participent en totalité ou en partie.
2. 3. Actualisation et développement
Les deux secrétariats reverront régulièrement la liste des organes/groupes de l'UE et de l'UEO pour lesquels des informations écrites peuvent être échangées et, lorsqu'il y a lieu, introduiront dans le processus décisionnel de leur organisation respective des propositions conjointes/coordonnées visant l'actualisation et le développement de cette liste.
3. Participation croisée aux réunions des Conseils de l'UEO et de l'UE
Cette participation croisée s'applique aux réunions tenues au niveau des groupes de travail ainsi qu'en ce qui concerne les points pertinents de l'ordre du jour des réunions tenues au niveau des ambassadeurs et au niveau ministériel. Les types de réunions intéressant le secrétariat général du Conseil de l'UE et le secrétariat général de l'UEO correspondent, dans les grandes lignes, à ceux définis dans la section précédente sur l'échange de documents écrits.
Une participation croisée nécessite également l'information du secrétariat et l'accord de la présidence de l'organisation concernée au niveau correspondant. Ce sont en premier lieu les deux secrétariats et les deux présidences qui devront veiller, cas par cas, à ce que les dispositions concernant la participation croisée fonctionnent correctement. Il a été convenu que les organes/groupes mentionnés ci-après de chaque organisation se prêteront à une participation croisée des deux secrétariats.
3. 1. Secrétariat général de l'UEO
Sans préjudice de sa participation à d'autres groupes de travail lorsque des questions intéressant directement l'UEO sont à l'étude, le secrétariat général de l'UEO pourra participer, en totalité ou en partie, sur la base de l'approche décrite au point 3, aux réunions des organes/groupes suivants de l'UE, qui sont jugés particulièrement adaptés à une participation croisée:
Organes de l'UE:
- Conseil
- Comité des représentants permanents (questions PESC liées aux activités de l'UEO)
- Comité politique.
Groupes de travail:
- Sécurité
- Désarmement global et maîtrise des armements
- Non-prolifération (des armes chimiques et biologiques et des armes nucléaires)
- Exportation d'armes conventionnelles
- Nations unies
- OSCE
- Balkans occidentaux
- Tous les autres groupes de travail régionaux énumérés au point 2.1.1 (lorsque leurs travaux sont liés aux activités de l'UEO)
- Affaires consulaires
- Conseillers PESC.
L'UE exploitera toutes les possibilités offertes par l'assistance des représentants de haut niveau du siège de l'UEO aux parties des réunions des groupes relevant du Conseil de l'UE qui se tiennent dans le cadre de la PESC. Les modalités devraient permettre d'intervenir s'il y a lieu sur la base de la réciprocité.
3. 2. Secrétariat général du Conseil de l'UE
Sans préjudice de sa participation à d'autres groupes de travail lorsque des questions intéressant directement l'UE sont à l'étude, le secrétariat général du Conseil de l'UE pourra participer, en totalité ou en partie, sur la base de l'approche décrite au point 3, aux réunions des organes/groupes suivants de l'UEO, qui sont jugés particulièrement adaptés à une participation croisée:
- Conseil (des ministres et permanent)
- Groupe de travail spécial
- Groupe de travail du Conseil
- Groupe politico-militaire
- Groupe "Méditerranée"
- Groupe "Espace"
- Tout groupe de travail créé par le Conseil en relation avec les décisions prises par le Conseil de l'UE au titre de l'article 17 du TUE
- Tout groupe de travail traitant des opérations humanitaires et des missions d'évacuation de ressortissants
- Groupe des représentants des ministères de la défense (lorsque ses travaux sont pertinents pour l'UE).
(Pour la participation dans le domaine de l'armement, voir les modalités dans la section F).
4. Dispositions relatives aux places attribuées dans les salles de réunion
Les représentants du secrétariat général du Conseil de l'UE et du secrétariat général de l'UEO assistant aux réunions de l'autre organisation seront invités à siéger au sein de la délégation de la présidence en exercice de leur organisation.
Ces représentants peuvent être invités à contribuer au débat ou proposer de le faire par l'intermédiaire de la délégation de leur présidence.
5. Participation aux réunions
La participation, respectivement, du secrétaire général de l'UEO et du secrétaire général du Conseil de l'UE/haut représentant pour la PESC aux réunions des Conseils au niveau ministériel pour des questions relevant de la coopération UE/UEO selon les termes du TUE, sera encouragée.
6. Synchronisation des dates et des lieux des réunions
Les deux organisations, au niveau de la présidence et des secrétariats, se consulteront chaque fois que cela sera possible avant d'arrêter le calendrier des réunions au niveau ministériel ou des réunions des groupes de travail concernés en vue d'assurer la plus grande synchronisation possible des dates et lieux des réunions.
La pratique, instaurée récemment, de réunions régulières entre les présidences en exercice et les deux secrétariats et entre les présidences suivantes des deux organisations contribuera à atteindre ce but.
Les présidences de l'UEO et de l'UE assureront la plus grande synchronisation possible des dates et les deux secrétariats leur apporteront leur soutien à cet égard.
En outre, les présidences de l'UE et de l'UEO se fixent pour objectif d'accroître la fréquence de leurs réunions de coordination, qui pourraient, en principe, avoir lieu une fois par mois entre les présidences et les secrétariats respectifs, afin de suivre de près, entre autres, les réunions coordonnées UEO-UE, les séances d'information, la participation croisée et l'échange de documents.
7. Échange et détachement de personnel
Les échanges de fonctionnaires pour de courtes périodes de formation continueront à avoir lieu régulièrement, notamment dans les domaines d'interaction entre les deux organisations.
Les deux secrétariats apporteront des éclaircissements et rendront compte à leur organisation respective sur les questions liées à des échanges de personnel qui soient pleinement opérationnels (aspects financiers, juridiques, etc.) en vue de commencer à mettre en oeuvre ces échanges dès que possible.
8. Aspects de sécurité
Les deux secrétariats rechercheront les autres améliorations des modalités précitées qui s'avéreront possibles à la lumière de l'échange de correspondance entre le secrétaire général de l'UEO et le secrétaire général du Conseil de l'UE, daté du 15 avril 1999 (annexe V).
9. Autres aspects
L'UE et l'UEO envisageront d'inviter des représentants de leur secrétariat respectif aux séminaires et autres manifestations spécifiques qu'elles sont susceptibles d'organiser.