1. FONCTIONS
L'organisme Sapard exerce les principales fonctions suivantes à l'égard des dépenses de Sapard:
1. 1. l'ordonnancement des engagements et des paiements: qui a pour objet d'établir le montant à payer à un ayant droit ou à un fournisseur en conformité avec les règles de la convention de financement, et notamment celles concernant l'éligibilité des demandes d'autorisation et les demandes de paiement, le respect des engagements pris en ce qui concerne l'autorisation des projets, les procédures d'appels d'offres et d'adjudication, et la vérification du travail réalisé ou des services fournis;
1. 2. l'exécution des paiements: qui a pour objet de donner ordre aux banquiers de l'organisme ou, dans des cas appropriés, à un service trésorier du gouvernement, de payer le montant autorisé à l'ayant droit ou au fournisseur (ou à son cessionnaire);
1. 3. la compatibilité des engagements et des paiements: qui a pour objet d'enregistrer l'engagement et le paiement dans les livres comptables distincts de l'organisme Sapard, généralement au moyen d'un système informatisé, et d'élaborer des récapitulatifs périodiques des dépenses et notamment les déclarations périodiques et annuelles transmises à la Commission. Les livres comptables comprennent également des précisions concernant les montants dus à récupérer;
1. 4. le contrôle: qui a pour objet de vérifier les faits sur lesquels les demandes d'approbation de projets et les demandes de paiement sont fondées, afin de s'assurer du respect des règles de la convention de financement et des modalités et conditions de l'engagement. Le cas échéant, ce contrôle inclut des vérifications préalables de la sélection du projet, de nouvelles mesures, des vérifications de la quantité et qualité des biens ou des services fournis, une analyse ou un contrôle d'échantillon, des contrôles préalables au paiement et toute disposition spéciale prévue dans la convention de financement en matière d'éligibilité des dépenses, etc. Pour établir l'éligibilité, ces contrôles nécessitent, s'il y a lieu, des examens d'ordre technique, qui peuvent impliquer des évaluations économico-financières et des contrôles de nature agricole, technique ou scientifique particuliers;
1. 5. les rapports: qui ont pour objet de veiller à ce que l'avancement des projets et mesures individuels soit notifié, de manière à garantir une mise en œuvre effective et efficace de la mesure.
2. CRITÈRES
2. 1.
La structure administrative de l'organisme Sapard prévoit la séparation des trois fonctions d'ordonnancement, d'exécution et de comptabilité, chacune devant être du ressort d'une sous-unité administrative distincte dont les compétences sont définies dans un organigramme.
2. 2.
L'organisme Sapard adopte les procédures suivantes ou des procédures offrant des garanties similaires:
2. 2.1. l'organisme Sapard établit par écrit des procédures détaillées concernant la réception, l'enregistrement et le traitement des demandes d'approbation de projets et des demandes de paiement, des factures, des documents justificatifs et des rapports de contrôle, y compris une description de tous les documents à utiliser.
Ces procédures doivent garantir que seules les demandes de paiement ou celles relatives aux projets retenus qui satisfont aux critères sont traitées;
2. 2.2. la séparation des tâches est conçue de façon telle qu'aucun fonctionnaire ne soit, à aucun moment et pour quelque projet que ce soit, compétent pour plus d'une des attributions en matière d'approbation des projets, d'ordonnancement, de paiement ou de comptabilisation des sommes et qu'aucun fonctionnaire n'exécute une de ces tâches sans que son activité ne soit supervisée par un autre fonctionnaire. Les compétences de chaque fonctionnaire sont définies par écrit ainsi que la délimitation de ses pouvoirs sur le plan financier. Une formation adéquate doit être assurée, ainsi qu'une politique de rotation du personnel occupant des postes sensibles, ou à défaut une supervision plus intense;
2. 2.3. tout fonctionnaire chargé de l'ordonnancement dispose d'une liste de contrôle exhaustive énumérant les vérifications qu'il lui incombe d'entreprendre et insère dans les documents appuyant la demande une attestation visée par lui, précisant que les contrôles ont été effectués. Cette attestation peut être établie sur support électronique, sous réserve des conditions définies au point 2.2.6.
Le travail doit être revu et documenté par un fonctionnaire supérieur. L'analyse, l'appréciation et l'approbation des projets doivent être accompagnées de documents écrits. L'analyse du projet doit être guidée par les principes d'une bonne gestion efficace;
2. 2.4. une demande d'approbation de projets ou une demande de paiement n'est ordonnancée qu'après la réalisation d'un nombre suffisant de contrôles visant à constater que la demande est conforme aux règles de la convention de financement et au contenu du programme Sapard. Ces contrôles incluent ceux qui sont prévus par le règlement régissant la mesure spécifique dans le cadre de laquelle l'aide est demandée ainsi que ceux ayant pour objet de prévenir et déceler les fraudes et les irrégularités, compte tenu, en particulier, des risques présentés.
Dans le cadre de la fonction d'ordonnancement, les demandes sont soumises à des contrôles établissant le respect des modalités et des conditions, l'éligibilité, l'intégralité des documents, la véracité des documents justificatifs, la date de réception, etc.
Tous les contrôles à réaliser sont à définir dans une liste de contrôle et il y a lieu d'attester leur exécution pour chaque demande ou chaque groupe de demandes.
En ce qui concerne les services/biens fournis, le contrôle comporte les actions suivantes:
— un contrôle documentaire: afin de s'assurer que les données relatives à la quantité, à la qualité et au prix des biens ou des services figurant sur la facture recoupent les données des commandes,
— un contrôle physique: afin de s'assurer que la quantité et la qualité des biens ou des services correspondent à celles figurant sur la facture/demande.
Ce contrôle peut également être réalisé sur une base continue pendant la fourniture des services, c'est-à-dire lors du premier paiement et des paiements suivants;
2. 2.5. les procédures prévues doivent garantir que le paiement n'est effectué qu'à l'ayant droit, à son compte bancaire ou à son cessionnaire. Le paiement est exécuté par le banquier de l'organisme ou, s'il y a lieu, par un service trésorier du gouvernement, ou bien le chèque est expédié dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la date d'imputation au compte bancaire Sapard. Il convient d'adopter des procédures faisant en sorte que tous les paiements pour lesquels les virements ne sont pas effectués ou les chèques ne sont pas encaissés soient recrédités en faveur du compte Sapard en euros. Aucun paiement n'est effectué au comptant. L'approbation de l'ordonnateur et/ou de son supérieur peut s'effectuer par voie électronique, à condition que ce moyen bénéficie de garanties de sécurité suffisantes et que l'identité du signataire soit introduite dans la mémoire électronique;
2. 2.6. lorsque les demandes d'approbation de projets ou les demandes de paiement ou les factures font l'objet d'un traitement utilisant l'informatique, l'accès au système informatique doit être protégé et contrôlé de façon que:
— toutes les données introduites dans le système soient validées de manière à s'assurer que des erreurs de saisie puissent être détectées et corrigées,
— aucune donnée ne puisse être introduite, modifiée ou validée par d'autres personnes que les fonctionnaires habilités disposant d'un mot de passe individuel,
— l'identité de chaque fonctionnaire introduisant ou modifiant des données ou des programmes soit enregistrée dans un journal des opérations. Les mots de passe sont changés régulièrement afin d'éviter tout détournement. Les systèmes informatiques doivent être protégés contre tout accès non autorisé par des moyens physiques et les données doivent être sauvegardées dans des copies stockées en un endroit séparé et sûr. L'introduction des données doit être contrôlée à l'aide de vérifications logiques visant à déceler les données incohérentes ou extraordinaires;
2. 2.7. les procédures font en sorte que les modifications des taux d'aide ou des modalités et conditions pour l'octroi de l'aide sont enregistrées et que les instructions, les bases de données et les listes de contrôle sont mises à jour en temps utile.
2. 3.
Les fonctions d'ordonnancement et de contrôle peuvent être déléguées en tout ou partie à d'autres organes, à condition que toutes les conditions énoncées ci-après soient remplies;
2. 3.1. les compétences et les obligations de ces autres organes, notamment en ce qui concerne le contrôle et la vérification de la conformité avec les règles de la convention de financement, doivent être clairement définies;
2. 3.2. les organes disposent de moyens efficaces permettant de garantir qu'ils exercent leurs compétences de manière satisfaisante;
2. 3.3. les organes confirment formellement à l'organisme qu'ils exercent effectivement leurs compétences et décrivent les moyens utilisés;
2. 3.4. l'organisme Sapard est informé, à intervalles réguliers et en temps voulu, des résultats des contrôles effectués, de sorte que la suffisance de ces contrôles puisse toujours être prise en considération avant l'ordonnancement et la liquidation d'une demande ou le paiement d'une facture. Le travail accompli est décrit en détail dans un rapport accompagnant chaque demande d'approbation de projets et demande de paiement, chaque groupe de demandes ou, s'il y a lieu, dans un rapport couvrant une année. Le rapport est accompagné d'une attestation certifiant l'éligibilité des demandes approuvées ainsi que la nature, l'objet et les limites des activités fournies. Il y a lieu d'identifier les contrôles physiques et/ou administratifs pratiqués, de décrire la méthode, de rendre compte des résultats de toutes les inspections et des mesures prises à l'égard des anomalies et des irrégularités constatées. Les documents justificatifs soumis à l'organisme doivent garantir dans des proportions suffisantes que toutes les vérifications requises au sujet de l'éligibilité des demandes ou factures ordonnancées ont été effectuées;
2. 3.5. l'organisme Sapard doit avoir la certitude, avant l'approbation du projet et avant le paiement des dépenses, que les autres organes ont suivi des procédures répondant aux critères fixés dans la présente annexe;
2. 3.6. les critères d'évaluation des demandes et de leur classement par ordre de priorité sont clairement définis et documentés;
2. 3.7. si des documents concernant des demandes ordonnancées, des dépenses engagées ou des contrôles réalisés sont conservés par d'autres organes, tant ces derniers que l'organisme mettent en place des procédures garantissant que l'emplacement de tous les documents ayant trait à des paiements déterminés effectués par l'organisme sera noté et que les documents pourront être mis à disposition aux fins d'inspection dans les locaux de l'organisme, à la demande des personnes ou des organes normalement habilités à les inspecter, à savoir:
— le personnel de l'organisme chargé de traiter la demande,
— le service d'audit interne de l'organisme,
— l'organe certifiant la déclaration annuelle de l'organisme,
— les fonctionnaires mandatés de l'Union européenne;
2. 3.8. des accords écrits doivent être conclus, entre l'organisme Sapard et les organes auxquels des fonctions de l'organisme Sapard ont été déléguées. Ces accords déterminent clairement les fonctions que l'organe concerné doit prendre en charge et le type de documents justificatifs à envoyer à l'organisme Sapard dans des délais spécifiés. L'ensemble du système, y compris les fonctions déléguées assumées par les autres organes, est précisé dans un organigramme.
L'accord doit prévoir l'accès aux informations détenues par ces organes aux fonctionnaires de la Commission et de la Cour des comptes, ainsi que l'examen des demandes par ces fonctionnaires et la réalisation de vérifications concernant les projets et les bénéficiaires des aides.
2. 4.
Les procédures comptables sont conçues de façon telle que les déclarations de dépenses à la Commission soient complètes, exactes (en ce qui concerne le projet ou l'intitulé du compte) et communiquées en temps voulu, et que toute erreur ou omission soit décelée et corrigée, notamment par des vérifications et des recoupements effectués à des intervalles ne dépassant pas trois mois.
Les procédures comptables de l'organisme Sapard sont conçues de façon telle que le système comptable puisse produire, en euros et en monnaie nationale, pour chaque projet, contrat ou mesure/sous-mesure, un aperçu du coût total, des dépenses engagées, des paiements partiels et des paiements des soldes. Des délais sont fixés pour l'annulation d'engagements pour lesquels les travaux n'ont pas été achevés conformément au calendrier prévu. Ces annulations sont enregistrées de manière appropriée dans le système comptable.
2. 5.
L'organisme Sapard dispose d'un service d'audit interne. Ce service ou son équivalent a pour objet d'assurer le fonctionnement efficace du système de contrôle interne de l'organisme. Le service d'audit interne est indépendant des autres services de l'organisme et rend directement compte aux dirigeants de celui-ci. Il vérifie que les procédures adoptées par l'organisme sont suffisantes pour garantir le respect du programme et des règles de la convention de financement et s'assure que les comptes sont exacts, complets et établis en temps voulu. Les vérifications peuvent se limiter à certaines mesures/sous-mesures et à des échantillons de transactions, à condition qu'un programme de travail garantisse que tous les domaines significatifs, y compris les unités/organes chargés de l'ordonnancement et les services auxquels des fonctions ont été déléguées, soient pris en compte dans une période n'excédant pas trois ans. Le travail du service d'audit s'effectue conformément aux normes reconnues sur le plan international, doit être relaté dans des comptes rendus et débouche sur des rapports et des recommandations adressés aux dirigeants de l'organisme. Les programmes et les rapports d'audit doivent être mis à la disposition de l'organisme de certification et des fonctionnaires de l'Union européenne mandatés pour l'exécution d'audits financiers et à l'unique fin de l'évaluation de l'efficacité de la fonction d'audit interne.
2. 6.
Les règles relatives aux marchés publics passés par les organismes publics, en matière de services, de travaux et de fournitures, dans le pays candidat doivent être conformes aux règles figurant dans le manuel de la Commission intitulé «Marchés de services, de fournitures et de travaux conclus dans le cadre de la coopération communautaire en faveur des pays tiers», à l'exception de l'exigence relative à l'approbation ex ante par la Commission.
2. 7.
Les services, travaux, machines et fournitures faisant l'objet d'un marché conclu avec des entreprises privées doivent être originaires de la Communauté ou des pays visés à l'article 1er, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1268/1999. Il en va de même pour les fournitures et les équipements achetés par une entreprise ayant conclu un marché de travaux ou de services si les fournitures et les équipements sont destinés à devenir propriété du projet lorsque le contrat aura été exécuté.
2. 8.
En ce qui concerne en particulier les garanties restées acquises, les paiements remboursés, etc., l'organisme instaure un système permettant de reconnaître tous les montants dus au compte Sapard en euros et d'inscrire au grand livre des débiteurs toutes ces dettes avant leur encaissement. Le grand livre des débiteurs est inspecté à intervalles réguliers pour que des mesures puissent être prises en vue de l'encaissement des dettes échues.
2. 9.
L'organisme Sapard communique publiquement la possibilité d'obtenir une aide à tous les gestionnaires ou opérateurs potentiels de projets, afin d'obtenir une sélection aussi large que possible de gestionnaires ou d'opérateurs de projets. Des formulaires types de candidature comportant des lignes directrices claires et les conditions d'éligibilité sont établis avant le lancement du programme.
2. 10.
Traitement des demandes des bénéficiaires en temps utile.
2. 11.
L'organisme Sapard met en place un système approprié pour établir des rapports sur l'avancement de chaque projet et de chaque mesure au regard d'indicateurs préétablis. S'il y a lieu, ces indicateurs sont réexaminés, avec l'accord du comité de suivi.
Il convient d'entreprendre une action dans les cas où des retards sont constatés pour atteindre des objectifs prédéfinis. Une trace appropriée de l'action entreprise sera conservée.
Un système adéquat de gestion de l'information est utilisé pour la production rapide des rapports appropriés sur les projets et les mesures. Ces rapports sont mis à la disposition de l'autorité de gestion, du comité de suivi et de la Commission, à leur demande.