Transmission aux membres du comité
1. La convocation, le projet d'ordre du jour ainsi que les projets de mesures sur lesquels l'avis du comité est demandé et tout autre document s'y rapportant sont transmis par le président aux membres du comité par le secrétariat, dans les langues officielles de la Communauté, en règle générale quinze jours ouvrables au plus tard avant la date de la réunion.
2. Dans des cas urgents et lorsque les mesures à arrêter doivent être appliquées immédiatement, le président peut, à la demande d'un membre du comité ou de sa propre initiative, abréger le délai de transmission visé au paragraphe 1 jusqu'à six jours ouvrables avant la date de la réunion.
3. À titre exceptionnel, en cas d'extrême urgence dûment justifiée (par exemple circonstances économiques, sociales et politiques graves, catastrophes naturelles rencontrées par le pays bénéficiaire ou autre circonstance nécessitant une réaction très rapide), le président peut s'écarter des délais fixés aux paragraphes 1 et 2.
4. En ce qui concerne les projets de mesures devant être soumis au comité par procédure orale, en vertu de l'accord interne, les délégations font connaître par écrit, au secrétariat du comité, trois jours ouvrables au moins avant la date de la réunion:
- ceux sur lesquels elles peuvent déjà marquer leur accord de principe et qu'elles proposent d'inscrire en point A (avec ou sans observations ou demandes d'informations complémentaires) à l'ordre du jour visé à l'article 4, paragraphe 1, ainsi que
- ceux pour lesquels elles estiment qu'un débat est nécessaire et qu'elles proposent d'inscrire en point B.
Les délégations formulent également, par écrit, dans le même délai, leurs observations et demandes d'informations complémentaires.
Les éléments d'informations complémentaires et les réponses aux observations formulées sont fournis par la Commission, dans la mesure du possible par écrit et avant la réunion du comité.