1. Les autorités communautaires fournissent à la Commission un rapport mensuel sur tous les certificats communautaires délivrés et validés par elles.
Ce rapport fournit pour chaque certificat au moins les informations suivantes:
a) le numéro de certificat unique,
b) le nom des autorités ayant délivré et validé le certificat,
c) la date de délivrance et de validation,
d) la date d'expiration de la validité,
e) le pays de provenance,
f) le pays d'origine, lorsqu'il est connu
g) le(s) code(s) SH,
h) le poids carats et la valeur.
La Commission peut, conformément à la procédure visée à l'article 22, paragraphe 2, déterminer le format de ce rapport et faciliter le contrôle du fonctionnement du système de certification.
2. Les autorités communautaires conservent les copies authentiques visées à l'article 12, paragraphe 4, durant une période minimum de trois ans, ainsi que toutes les informations reçues d'un exportateur pour justifier la délivrance et la validation d'un certificat communautaire.
Elles permettent à la Commission ou aux personnes ou organismes désignés par la Commission d'accéder à ces copies authentiques et à ces informations, notamment afin de répondre aux questions posées dans le cadre du système de certification du processus de Kimberley.