Accord conclu entre le Conseil et la Commission concernant la préparation des réunions et des déclarations du Code alimentaire ainsi que l'exercice des droits de vote
1. Champ d'application de la procédure de coordination
Les présentes procédures de coordination s'appliquent à toute réunion de la Commission du Code alimentaire, ou de l'un de ses organes subsidiaires, y compris les groupes de travail, ainsi qu'aux réponses aux lettres circulaires.
2. Lettres circulaires du Code alimentaire
2. 1. Afin de respecter les délais fixés pour répondre aux lettres circulaires du Code, la Commission envoie aux États membres, à intervalles réguliers ne dépassant pas deux mois, un tableau indiquant de manière distincte, toutes les lettres circulaires pendantes déjà annoncées et attendues, en précisant lesquelles feront l'objet d'un projet de réponse commune de la Communauté ainsi que son calendrier d'exécution et donnant autant que possible son avis sur le type de compétence pour chacune d'elles.
2. 2. Lorsque la Commission indique qu'une réponse commune doit être établie, les États membres s'abstiennent de répondre directement aux lettres circulaires du Code en cause; ils peuvent toutefois signaler à la Commission les questions ou les points particuliers qui leur posent un problème et la ligne qu'ils proposent d'adopter dans la réponse.
2. 3. La Commission établira un projet de réponse commune tenant compte des indications des États membres et communiquera rapidement ce projet aux États membres afin de recueillir leurs observations complémentaires par l'intermédiaire des points de contact nationaux du Code ou tout autre point spécifique désigné par les États membres. Sur la base des observations reçues, la Commission établira une nouvelle version de la réponse commune, intégrant les observations reçues et expliquant, le cas échéant, pourquoi certaines d'entre elles n'ont pas été prises en considération.
2. 4. Un État membre peut également signaler à la Commission qu'une lettre circulaire particulière nécessite une réponse commune. Dans ce cas, la Commission établira un projet de réponse avec l'aide technique de l'État membre en question.
2. 5. Lorsque la Commission estime qu'il n'est pas nécessaire d'établir une réponse commune, les États membres sont autorisés à répondre directement aux lettres circulaires du Code pour lesquelles aucune réponse commune n'est prévue. Cependant, dans ce cas, les États membres qui ont l'intention d'envoyer leurs observations directement distribueront un projet aux autres États membres et à la Commission avant de l'envoyer au Code de manière à s'assurer qu'il n'y a pas d'opposition de la part de la Commission ou d'un autre État membre.
2. 6. La Commission et les États membres s'efforceront d'arriver à une position commune le plus rapidement possible. Si le projet de réponse commune est acceptable par les États membres, il sera envoyé au secrétariat du Code alimentaire. Toutefois, s'il y a encore de fortes divergences d'opinion, la Commission enverra le projet au secrétariat du Conseil afin d'organiser une réunion de coordination destinée à régler les différences qui subsistent. La procédure énoncée à la section 3 ci-dessous sera applicable.
3. Procédure de coordination au Conseil
3. 1. Pour assurer la préparation des réunions du Code alimentaire, des réunions de coordination se tiendront:
- à Bruxelles, au sein du groupe de travail du Conseil compétent (en règle générale, le groupe de travail du Code alimentaire) dès que possible et aussi souvent que nécessaire, avant la réunion du Code alimentaire, et, en outre,
- sur place, notamment au début et si nécessaire au cours et à la fin de la réunion du Code alimentaire, d'autres réunions de coordination pouvant être convoquées, le cas échéant, tout au long du cycle de réunions.
3. 2. L'objet des réunions de coordination portera sur l'obtention d'un accord au niveau des déclarations à présenter au nom de la seule Communauté ou au nom de la Communauté et des États membres qui la constituent. Les déclarations à présenter au nom des États membres exclusivement ne rentrent pas dans le champ d'application de la coordination de la Communauté en tant que telle mais peuvent, naturellement, faire l'objet d'une coordination lors de ces réunions si les États membres marquent leur accord sur ce point.
Les positions de la Communauté ou les positions communes font généralement l'objet d'accords prenant la forme d'une position de négociation, d'une déclaration ou d'un schéma de déclaration. Lorsque, dans le présent accord, il est fait référence à une "déclaration", celle-ci vaut également pour les autres formes sous lesquelles la position communautaire ou commune a été adoptée.
3. 3. Dès réception, la Commission enverra l'ordre du jour de la réunion du Code alimentaire au secrétariat du Conseil pour le distribuer aux États membres, accompagné d'une liste des points de l'ordre du jour pour lesquels il est prévu de présenter une déclaration et précisant si celle-ci sera faite au nom de la Communauté ou au nom de la Communauté et des États membres qui la constituent.
Dans le cas de points de l'ordre du jour qui nécessitent une prise de décision, par consensus ou par un vote, lors d'une réunion du Code alimentaire, la Commission indiquera s'il appartient à la Communauté ou aux États membres qui la constituent de voter.
3. 4. La Commission enverra les projets de déclaration et de mémorandums au secrétariat du Conseil pour les distribuer aux États membres le plus rapidement possible, en tout état de cause au plus tard une semaine avant la réunion de coordination. Pour assurer la préparation des projets de déclaration ou de mémorandums, la Commission recourra aux compétences techniques des États membres. Le secrétariat du Conseil veillera à ce que les projets de déclaration soient rapidement transmis par les points nationaux de contacts du Code ou tout point précis désigné par les États membres.
3. 5. Les réunions de coordination statueront sur l'exercice des responsabilités à l'égard des déclarations et de la mise aux voix concernant chacun des points de l'ordre du jour de la réunion du Code alimentaire pour lequel une déclaration peut être présentée ou un vote est attendu.
3. 6. Avant les réunions de coordination, la Commission informera les États membres, par l'intermédiaire du secrétariat du Conseil:
a) de ses propositions concernant l'exercice des responsabilités à propos d'un sujet particulier;
b) de ses propositions en ce qui concerne les déclarations relatives à un sujet particulier.
3. 7. Si, lors des réunions de coordination au sein du groupe de travail compétent du Conseil ou sur place, la Commission et les États membres ne peuvent s'entendre sur une position commune, y compris en raison d'un désaccord sur la répartition des compétences, à propos des questions visées au point 3.6 a) et b), la question sera confiée au comité des représentants permanents qui tranchera sur la base de la majorité définie dans la législation communautaire concernant la question considérée, applicable en la matière.
3. 8. Les décisions visées au point 3.7 ne préjugent pas de la compétence respective de la Communauté et des États membres qui la constituent dans les domaines considérés.
3. 9. S'il ne se révèle pas possible, pour la Commission, d'établir de déclarations dans les délais voulus pour la réunion de coordination (en raison de l'indisponibilité de la documentation du Code alimentaire), la Commission communiquera aux États membres, au moins une semaine avant la réunion du Code alimentaire, les grandes lignes d'une position communautaire ou commune et la déclaration à présenter en conséquence. Le cas échéant, dans des circonstances exceptionnelles, une réunion de coordination sur place réexaminera ces grandes lignes et la déclaration avec les représentants de la Commission et des États membres présents à la réunion.
3. 10. Lorsque, au cours des réunions du Code alimentaire, la nécessité d'une déclaration, pour faire face à l'évolution ou à la dynamique des négociations, doit être présentée par le représentant de la Communauté au nom de la Communauté ou au nom de la Communauté et des États membres qui la constituent, un projet de déclaration fera l'objet d'une coordination sur place et la partie du point 3.9 concernée sera applicable.
3. 11. Lors des discussions du Code, afin de réagir aux propositions non couvertes par la position communautaire adoptée, les États membres et la Commission, après avoir procédé, le cas échéant, à une coordination en bonne et due forme, peuvent proposer une première réponse et explorer d'autres possibilités sans s'engager formellement. La Commission et les États membres considèrent avec attention la position communautaire établie et les motifs qui la sous-tendent et se concerteront sur place, le plus rapidement possible, pour confirmer ou modifier les positions provisoires.
4. Déclarations et mise aux voix lors des réunions du Code alimentaire
4. 1. Lorsqu'un point de l'ordre du jour traite de questions relevant de la compétence exclusive de la Communauté, la Commission prend la parole et vote au nom de la Communauté. Après avoir procédé à une coordination en bonne et due forme, les États membres peuvent également s'exprimer pour soutenir et/ou affiner la position de la Communauté.
4. 2. Lorsqu'un point de l'ordre du jour traite de questions relevant exclusivement de compétences nationales, les États membres prennent la parole et votent.
4. 3. Lorsqu'un point de l'ordre du jour traite de questions contenant des éléments relevant à la fois de la compétence nationale et de la compétence communautaire, la présidence et la Commission expriment la position commune. Après avoir procédé à une coordination en bonne et due forme, les États membres peuvent prendre la parole pour soutenir et/ou affiner la position commune. Les États membres ou la Commission, le cas échéant, voteront au nom de la Communauté et des États membres qui la constituent, conformément à la position commune. En ce qui concerne l'expression du vote, la décision sera prise en fonction de la compétence prépondérante (c'est-à-dire, compétence relevant essentiellement des États membres ou essentiellement de la Communauté).
4. 4. Lorsque, un point de l'ordre du jour traitant de questions relevant à la fois de la compétence nationale et de la compétence communautaire, la Commission et les États membres ne sont pas en mesure de s'entendre sur une position commune telle qu'elle est définie au point 3.7, les États membres peuvent s'exprimer et voter à propos des questions relevant clairement de leurs compétences. Conformément au règlement de procédure du Code alimentaire, la Commission peut s'exprimer et voter à propos de questions relevant clairement de la compétence communautaire et pour lesquelles une position communautaire a été adoptée.
4. 5. En ce qui concerne les matières pour lesquelles il n'y a pas d'accord entre la Commission et les États membres à propos de la répartition des compétences ou lorsqu'il n'a pas été possible d'obtenir la majorité requise pour une position communautaire, un effort maximal sera fait pour clarifier la situation ou arriver à une position communautaire. Dans cette attente et après avoir procédé à une coordination en bonne et due forme, les États membres et/ou la Commission, le cas échéant, seront autorisés à prendre la parole, à condition que la position exprimée soit cohérente avec les politiques communautaires et les positions communautaires antérieures et qu'elle soit également conforme à la législation communautaire.
4. 6. Au cours des deux premières années à compter de l'admission de la Communauté à la Commission du Code alimentaire, les résultats des réunions de coordination dans les groupes de travail du Conseil compétents à propos de l'exercice des responsabilités en ce qui concerne les déclarations et la mise aux voix concernant chaque point de l'ordre du jour de la réunion du Code alimentaire seront communiqués à son secrétariat. Après cette période initiale de deux ans, la déclaration unique d'ordre général sera considérée comme applicable, à moins qu'il n'y ait une demande précise de clarification émanant d'un autre membre du Code alimentaire ou qu'une décision contraire ait été prise dans le groupe de travail du Conseil compétent.
4. 7. Dans le cadre du point 4.1 ou 4.3, lorsqu'un État membre a des intérêts particuliers relatifs à un territoire dépendant, intérêt qui ne peut être pris en compte par une position commune ou communautaire, cet État membre s'abstient de voter et de s'exprimer à propos de ce territoire par respect des intérêts de la Communauté.
5. Groupes de rédaction et de travail
5. 1. Les États membres et la Commission sont autorisés à participer volontairement, aux groupes de rédaction et de travail du Code alimentaire et à y exprimer leur opinion. Ces groupes tiennent des réunions, à caractère technique et informel, auxquelles n'assistent que certains membres du Code alimentaire et au sein desquelles aucune décision officielle n'est prise. Les représentants des États membres et de la Commission s'efforceront d'arriver à une position commune et de la défendre lors des discussions au sein des groupes de rédaction et de travail.
5. 2. Les représentants de la Commission et les États membres participant aux groupes de rédaction et de travail du Code - sans préjudice de la question de compétence - informent rapidement les autres États membres des projets de rapports établis par le rapporteur du groupe et se concertent avec les États membres à propos de la position à prendre. En l'absence de concertation spécifique en ce qui concerne les projets de rapport, les représentants de la Commission ou de l'État membre dans le groupe de rédaction et de travail s'inspireront des déclarations coordonnées et des discussions relatives aux réunions de coordination comme indiqué au point 4.
6. Réexamen de l'accord
À la demande d'un État membre ou de la Commission, l'accord sera réexaminé en tenant compte de l'expérience tirée de son application.