1. Le document de surveillance visé à l'article 1er est délivré automatiquement par l'autorité compétente des États membres, sans frais et pour toutes les quantités demandées, dans un délai de cinq jours ouvrables à compter du dépôt de la demande par tout importateur de la Communauté, quel que soit le lieu de son établissement dans la Communauté. Sauf preuve contraire, cette demande est réputée reçue par l'autorité nationale compétente au plus tard dans les trois jours ouvrables suivant son dépôt.
2. Un document de surveillance délivré par l'une des autorités nationales compétentes énumérées à l'appendice IV est valable dans toute la Communauté.
3. La demande de document de surveillance de l'importateur doit comprendre les éléments suivants:
a) le nom et l'adresse complète du demandeur (y compris les numéros de téléphone et de télécopieur, ainsi que, le cas échéant, le numéro d'identification utilisé par les autorités nationales compétentes) et son numéro de TVA, s'il y est assujetti;
b) le cas échéant, le nom et l'adresse complète du déclarant ou du représentant du demandeur (y compris les numéros de téléphone et de télécopieur);
c) le nom et l'adresse complète de l'exportateur;
d) la désignation précise des marchandises, y compris:
— leur dénomination commerciale,
— leur code NC (nomenclature combinée),
— le pays d'origine,
— le pays d'expédition;
e) le poids net exprimé en kilogrammes ou la quantité exprimée dans une unité autre que le poids net, par position de la nomenclature combinée;
f) la valeur caf frontière communautaire des marchandises, exprimée en euros et détaillée par position de la nomenclature combinée;
g) le cas échéant, l'indication que les produits sont de second choix ou de qualité inférieure;
h) la période et le lieu prévus pour le dédouanement;
i) l'indication que la demande reprend ou non une demande antérieure concernant le même contrat;
j) la déclaration suivante, datée et signée par le demandeur, avec inscription de son nom en lettres capitales:
«Je, soussigné, certifie que les renseignements portés sur la présente demande sont exacts et établis de bonne foi et que je suis établi dans la Communauté.»
L'importateur doit également fournir une copie du contrat de vente ou d'achat, de la facture pro forma et/ou, dans les cas où les marchandises ne sont pas achetées directement dans le pays producteur, d'un certificat de production délivré par l'aciérie productrice.
4. Les documents d'importation ne peuvent être utilisés qu'aussi longtemps que les mesures de libéralisation des importations restent en vigueur pour les transactions concernées. Sans préjudice d'une éventuelle modification du régime d'importation en vigueur ou de décisions particulières prises dans le cadre d'un accord ou de la gestion d'un contingent:
— la période de validité du document de surveillance est fixée à quatre mois,
— les documents d'importation non utilisés ou partiellement utilisés peuvent être renouvelés pour une période équivalente.
5. L'importateur devra retourner les documents de surveillance à l'autorité d'émission à la fin de leur période de validité.