Article premier
Présidence
La présidence du comité de stabilisation et d’association est exercée à tour de rôle pendant une durée de douze mois par un représentant de la Commission européenne, au nom de la Communauté et de ses États membres, et par un représentant du gouvernement de l’ancienne République yougoslave de Macédoine. La première période commence à la date de la première réunion du conseil de stabilisation et d’association et se termine le 31 décembre 2004.
Article 2
Réunions
Le comité de stabilisation et d’association se réunit lorsque les circonstances l’exigent, avec l’accord des deux parties.
Chaque réunion du comité de stabilisation et d’association se tient à une date et en un lieu convenus entre les deux parties.
Les réunions du comité de stabilisation et d’association sont convoquées par le président.
Article 3
Délégations
Avant chaque réunion, le président est informé de la composition prévue des délégations des deux parties.
Article 4
Secrétariat
Un fonctionnaire de la Commission européenne et un fonctionnaire du gouvernement de l’ancienne République yougoslave de Macédoine exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité de stabilisation et d’association.
Toutes les communications destinées au président du comité de stabilisation et d’association ou émanant de lui dans le cadre de la présente décision sont adressées aux secrétaires du comité de stabilisation et d’association ainsi qu’aux secrétaires et au président du conseil de stabilisation et d’association.
Article 5
Publicité
Sauf décision contraire, les réunions du comité de stabilisation et d’association ne sont pas publiques.
Article 6
Ordre du jour des sessions
1. Le président établit l’ordre du jour provisoire de chaque réunion. Celui-ci est transmis par les secrétaires du comité de stabilisation et d’association aux destinataires visés à l’article 4 au plus tard quinze jours avant le début de la réunion.
L’ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels la demande d’inscription est parvenue au président au moins vingt et un jours avant le début de la réunion, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l’ordre du jour provisoire que si les documents y afférents ont été transmis aux secrétaires au plus tard à la date d’envoi de cet ordre du jour.
Le comité de stabilisation et d’association peut inviter des experts à assister à ses réunions afin d’être informé sur des sujets particuliers.
L’ordre du jour est adopté par le comité de stabilisation et d’association au début de chaque réunion. Un point autre que ceux figurant à l’ordre du jour provisoire peut être inscrit à l’ordre du jour avec l’accord des deux parties.
2. Le président peut, en accord avec les deux parties, réduire les délais indiqués au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences d’un cas particulier.
Article 7
Procès-verbal
Il est établi un procès-verbal de chaque réunion; celui-ci se fonde sur une synthèse, établie par le président, des conclusions auxquelles est parvenu le comité de stabilisation et d’association.
Après son approbation par le comité de stabilisation et d’association, le procès-verbal est signé par le président et par les deux secrétaires et un exemplaire est conservé par chacune des parties. Un exemplaire du procès-verbal est transmis à chacun des destinataires visés à l’article 4.
Article 8
Décisions et recommandations
Dans les cas déterminés où le comité de stabilisation et d’association est, en vertu de l’article 110 de l’accord de stabilisation et d’association, habilité par le conseil de stabilisation et d’association à arrêter des décisions et des recommandations, ces actes portent respectivement le titre de «décision» et de «recommandation» suivi d’un numéro d’ordre, de la date de leur adoption et d’une indication de leur objet. Les décisions et les recommandations sont arrêtées d’un commun accord entre les parties.
Les décisions et les recommandations du comité de stabilisation et d’association sont signées par le président et authentifiées par les deux secrétaires; elles sont adressées aux destinataires visés à l’article 4 de la présente annexe.
Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel respectif, des décisions et recommandations de ce comité de stabilisation et d’association.
Article 9
Dépenses
La Communauté et l’ancienne République yougoslave de Macédoine prennent en charge les dépenses qu’elles exposent en raison de leur participation aux réunions du comité de stabilisation et d’association, tant en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour qu’en ce qui concerne les frais postaux et de télécommunications.
Les dépenses relatives à l’interprétation en séance ainsi qu’à la traduction et à la reproduction des documents sont supportées par la Communauté, à l’exception de celles relatives à l’interprétation ou à la traduction vers la langue officielle de l’ancienne République yougoslave de Macédoine ou à partir de celle-ci, qui sont supportées par l’ancienne République yougoslave de Macédoine. Les autres dépenses afférentes à l’organisation des réunions sont supportées par la partie qui accueille les réunions.
Article 10
Sous-comités et groupes de travail spécifiques
Le comité de stabilisation et d’association peut créer des sous-comités ou des groupes de travail spécifiques travaillant sous l’autorité du comité de stabilisation et d’association, auquel ils font rapport après chacune de leurs réunions. Le comité de stabilisation et d’association peut décider de supprimer des sous-comités ou groupes existants, établir ou modifier leur mandat ou créer d’autres sous-comités ou groupes chargés de l’assister dans l’accomplissement de ses tâches. Ces sous-comités et groupes n’ont pas de pouvoir de décision.