Éléments extraits des commentaires de la Side
Nouveau client
a) Envoi à l'acheteur d'un dossier qui comprend:
— les conditions générales de vente (adresse électronique, télécopieur ou poste)
— la demande d'ouverture d'un compte (adresse électronique, télécopieur ou poste).
b) Après réception de la demande d'ouverture de compte, vérification de la solvabilité du client auprès de la Coface.
c) L'ouverture ne pose pas de problème: ouverture du compte au client.
d) L'ouverture pose problème: le client ne pourra être servi que sur «proforma» c'est-à-dire après paiement d'un devis).
Client titulaire d'un compte
a) Identification du client (notamment grâce à son numéro de compte)
Saisie de l'article commandé (recherche parmi 640 000 titres, ceci comprend les livres, cassettes audio, CD audio et CD Rom).
Saisie; une fois l'article identifié; introduction de la quantité, la date de la commande, la référence du client, validation de la saisie.
— Si d'autres lignes de commandes doivent être saisies, on réitère l'opération.
— Il reste possible de modifier le mode d'expédition des commandes en fonction du souhait du client.
b) L'ouvrage commandé n'est pas dans la base de données
— Saisie manuelle de l'article
On indique, le titre, le nom de l'auteur, l'ISBN, l'éditeur, le fournisseur.
c) Chaque commande d'un livre génère automatiquement une commande «fournisseur».
d) Un logiciel transmet automatiquement les commandes vers les fournisseurs équipés donc référencés.
e) Les bons de commandes sont alors automatiquement imprimés et sont transmis par télécopieur, par poste, ou par coursiers aux fournisseurs concernés.
Réception des marchandises
a) Livraison des marchandises — par la poste ou par un coursier.
b) Vérification de la concordance des factures ou bons de livraison avec les colis.
c) Entrée dans le logiciel de réception des marchandises qui permet d'identifier l'ouvrage et son destinataire.
d) Les réclamations éventuelles sont retransmises automatiquement auprès des fournisseurs.
e) L'ordinateur imprime alors, pour chaque client concerné la liste des livres reçus pour lui et «le numéro de sa case».
f) Lorsque la commande est complète ou si l'on décide que les ouvrages d'un client doivent être expédiés, on prépare le colis pour expédition. On procède à l'indication du poids et du prix du transport s'il y a lieu.
Facturation et expédition
a) Les factures sont imprimées automatiquement, de même que le bordereau d'expédition. L'expédition se fait selon le mode choisi par le client. La génération comptable des factures se fait automatiquement. Les factures sont adressées par courrier aux clients.
b) Les relevés sont édités chaque fin de mois, à la suite de quoi les paiements sont reçus en fonction des échéances de chaque client. Donc dans ce contexte on présume que les clients concernés sont en compte.
c) Mode de paiement: carte de crédit — Les montants les plus importants sont réglés par virements bancaires ou par chèques, parfois par lettre de crédit.