RÈGLEMENT ADDITIONNEL DE LA COMMISSION TECHNIQUE
1. Participation aux réunions
a) Si le président en exercice est empêché de participer à une réunion de la commission technique, la présidence est assurée par son suppléant.
b) Les membres peuvent être accompagnés aux réunions de la commission technique d’un ou plusieurs experts supplémentaires, si la nature des sujets à traiter le justifie. En règle générale, chaque délégation ne peut comprendre plus de quatre personnes.
c) Le représentant de la Commission des Communautés européennes ou un membre du secrétariat ou toute autre personne désignée par le secrétaire général de la commission administrative assiste à toutes les réunions de la commission technique ou de ses groupes de travail ad hoc. Un représentant d'autres services de la Commission des Communautés européennes peut également assister à ces réunions si une question à traiter rend sa présence opportune.
2. Vote
a) Lorsqu’un membre titulaire de la commission technique exerce la présidence, son suppléant vote à sa place.
b) Tout membre présent lors d’un vote, qui s’abstient de voter, est invité par le président à faire connaître les motifs de son abstention.
c) Lorsque la majorité des membres présents se sont abstenus, la proposition soumise au vote est réputée n’avoir pas été prise en considération.
3. Ordre du jour
a) L’ordre du jour provisoire de chaque réunion de la commission technique est établi par le secrétariat en accord avec le président de la commission technique. Dans les cas où cela paraît nécessaire, le secrétariat peut, avant de proposer l’inscription d’un point à l’ordre du jour, demander aux délégations intéressées de faire connaître leur avis par écrit sur cette question.
b) L’ordre du jour provisoire comprend, en principe, les points pour lesquels une demande d'inscription, présentée par un membre ou par le représentant de la Commission des Communautés européennes, et, le cas échéant, les notes y afférentes sont parvenues au secrétariat au moins vingt jours ouvrables avant le début de la réunion.
c) L’ordre du jour provisoire est adressé au moins dix jours ouvrables avant le début de la réunion aux membres de la commission technique, au représentant de la Commission des Communautés européennes ainsi qu’à toute autre personne devant assister à la réunion. La documentation y afférente leur est envoyée dès qu’elle est disponible.
d) Au début de chaque réunion, la commission technique arrête l’ordre du jour. L’unanimité de la commission technique est requise pour l’inscription à l’ordre du jour d’autres points que ceux qui figurent à l’ordre du jour provisoire. Sauf en cas d’urgence, les membres de la commission technique peuvent réserver leur position définitive jusqu’à la prochaine réunion au sujet des points inscrits à l’ordre du jour provisoire si la documentation qui s’y rapporte ne leur est pas parvenue dans leur langue cinq jours ouvrables avant le début de la réunion.
4. Groupes de travail ad hoc
a) Les groupes de travail ad hoc sont présidés par un expert désigné par le président de la commission technique en accord avec le représentant de la Commission des Communautés européennes ou, à défaut, par un expert représentant l'État dont le représentant à la commission administrative assure la présidence de cette dernière commission.
b) Le président du groupe de travail ad hoc est convoqué à la réunion de la commission technique au cours de laquelle le rapport du groupe de travail ad hoc est examiné.
5. Questions administratives
a) Le président de la commission technique peut donner au secrétariat toutes les instructions pour la tenue des réunions et l’exécution des travaux entrant dans les attributions de la commission technique.
b) La commission technique se réunit sur convocation adressée, dix jours ouvrables avant la réunion, aux membres et au représentant de la Commission des Communautés européennes par le secrétariat en accord avec le président de la commission technique.
c) Chaque réunion fait l’objet d’un compte rendu à approuver, en principe, lors de la réunion suivante.