1. Afin de garantir que les quantités pour lesquelles des autorisations d'importation sont délivrées ne dépassent à aucun moment la limite quantitative totale pour le produit concerné, les autorités nationales ne délivrent des autorisations d'importation qu'après avoir reçu confirmation de la Commission que des quantités sont toujours disponibles dans la limite quantitative prévue pour le produit concerné.
2. Les importations autorisées sont déduites de la limite quantitative fixée pour l'année dans laquelle la demande d'autorisation d'importation a été présentée aux autorités nationales.
3. Aux fins d'application du paragraphe 1, les autorités nationales, avant de délivrer les autorisations d'importation, notifient à la Commission les quantités correspondant aux demandes d'autorisation d'importation dans le cadre du contrat, qu'elles ont reçues. La Commission fait savoir, par retour du courrier, si la ou les quantités requises sont disponibles pour la mise en libre pratique dans l'ordre chronologique de réception des notifications des États membres (par ordre d'arrivée).
4. Les demandes incluses dans les notifications à la Commission sont jugées recevables si elles établissent clairement dans chaque cas le pays d'exportation, le code TARIC applicable, les quantités à importer, le numéro du contrat, la valeur caf ou daf (selon le cas et telle que définie dans Incoterms 2000) du produit concerné à la frontière communautaire par le code TARIC et l'année d'application de la limite quantitative.
5. Les notifications visées aux paragraphes 3 et 4 sont communiquées par voie électronique dans le cadre du réseau intégré établi à cet effet à moins que, pour des raisons techniques impératives, il soit nécessaire de recourir temporairement à d'autres moyens de communication.