Contenu des demandes de remboursement
Les demandes de remboursement comportent les éléments suivants:
a) Une lettre précisant le montant total du remboursement demandé. Cette lettre indique clairement:
i) la décision de la Commission à laquelle elle fait référence (article et annexe concernés);
ii) le montant demandé à la Commission en euros, hors TVA;
iii) le type de demande (préfinancement, paiement intermédiaire, paiement final);
iv) le numéro de compte en banque sur lequel le virement doit être effectué.
b) Un état de dépenses, utilisant le formulaire figurant à l’annexe VII (un formulaire pour chaque décision de la Commission).
c) Une liste contenant les informations suivantes:
i) les noms des projets et la référence aux programmes de contrôle annuels de la pêche dans lesquels ils étaient inclus;
ii) la référence du contrat auquel les factures sont associées;
iii) une liste des factures jointes qui sont liées au projet (nombre de factures et montants, hors TVA).
d) En ce qui concerne chaque projet pour lequel un remboursement est demandé:
i) original ou copie certifiée conforme des factures;
ii) si les factures ne sont pas libellées en euros, le taux de change appliqué;
iii) l’original ou la copie certifiée conforme de la preuve du paiement de chaque facture jointe;
iv) un document indiquant les versements futurs (le cas échéant) et leur date de paiement prévue;
v) une copie certifiée conforme du contrat associé à la facture;
vi) l’utilisation annuelle du navire, aéronef ou aéronef sans pilote pour le contrôle de la pêche, en pourcentage et en jours;
vii) informations sur les marchés publics: dans tous les cas où les dépenses excèdent le seuil de publication, la photocopie des avis de marchés publiés au Journal officiel de l’Union européenne, les procès-verbaux de l’ouverture des offres, l’évaluation des offres, ainsi que l’avis et le contrat d’attribution du marché sont joints en annexe. Les dépenses effectuées pour les navires et les aéronefs à utiliser entièrement ou en partie à des fins de contrôle de la pêche ne peuvent bénéficier d’aucune dérogation à la réglementation de l’Union européenne en matière de marchés publics en ce qui concerne l’article 346 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne;
viii) une brève description de l’action, indiquant en détail ce qui a été réalisé, accompagnée d’une brève évaluation de l’incidence de l’investissement sur le contrôle et la surveillance de la pêche. Une prévision de l’utilisation future des éléments est également incluse;
ix) Dans le cas de dépenses pour des projets pilotes ou des supports d’information, le rapport ou document final doit être inclus;
x) dans le cas des formations et des séminaires, des informations sur le sujet, l’orateur, une liste des participants ainsi que la date et le lieu de la formation seront fournies.