PARTIE A
Description des systèmes de gestion et de contrôle
1. GÉNÉRALITÉS
1. 1. Informations présentées par:
— [Nom de l']État membre:
— Intitulé du programme et no CCI:
— Nom, adresse électronique et télécopieur de la personne de contact principale: (organisme chargé de la coordination des descriptions)
1. 2. Les informations fournies décrivent la situation à la date du: (jj/mm/aaaa)
1. 3. Structure du système (informations générales + diagramme présentant les relations organisationnelles entre les organismes impliqués dans le système de gestion et de contrôle)
1. 3.1.
Autorité de gestion (nom, adresse et personne de contact de l'autorité de gestion)
1. 3.2.
Organismes intermédiaires (nom, adresse et personne de contact des organismes intermédiaires)
1. 3.3.
Autorité de certification (nom, adresse et personne de contact de l'autorité de certification)
1. 3.4.
L'autorité de gestion et les organismes réalisant des audits sous sa responsabilité (nom, adresse et personne de contact de l'autorité d'audit et des autres organismes d'audit)
1. 4. Orientations fournies aux autorités de gestion et de certification et aux organismes intermédiaires pour assurer une bonne gestion financière du FEP (date et référence).
2. AUTORITÉ DE GESTION
2. 1. L’autorité de gestion et ses principales fonctions
2. 1.1.
Date et forme de la désignation formelle de l’autorité de gestion
2. 1.2.
Spécification des fonctions et des tâches assumées directement par l'autorité de gestion
2. 1.3.
Fonctions officiellement déléguées par l’autorité de gestion (fonctions, organismes intermédiaires, forme de délégation)
2. 2. Organisation de l'autorité de gestion
2. 2.1.
Organigramme et spécification des fonctions des unités (y compris nombre indicatif de postes attribués)
2. 2.2.
Procédures écrites préparées pour utilisation par le personnel de l’autorité de gestion et des organismes intermédiaires (date et référence)
2. 2.3.
Description des procédures de sélection et d'approbation des opérations, ainsi que des procédures de contrôle pour assurer leur conformité, pendant toute la durée de leur exécution, avec les règles communautaires et nationales applicables [article 59, point a), du règlement (CE) no 1198/2006]
2. 2.4.
Vérification des opérations [article 59, point b), du règlement (CE) no 1198/2006]
— Description des procédures de vérification
— Organismes procédant à ces vérifications
— Procédures écrites (référence aux manuels) établies aux fins de ces activités
2. 2.5.
Traitement des demandes de remboursement
— Description des procédures par lesquelles les demandes de remboursement sont reçues, vérifiées et validées, et de celles par lesquelles les paiements aux bénéficiaires sont autorisés, exécutés et comptabilisés (y compris diagramme indiquant tous les organismes impliqués)
— Organismes intervenant à chaque étape du traitement de la demande de remboursement
— Procédures écrites (référence aux manuels) établies aux fins de ces activités
2. 2.6.
Description du processus de transmission des informations par l'autorité de gestion à l'autorité de certification
2. 2.7.
Règles d’admissibilité établies par l’État membre et applicables au programme opérationnel
2. 3. Dans les cas où l'autorité de gestion et l'autorité de certification sont toutes deux désignées au sein du même organisme, préciser comment la séparation des fonctions est assurée
2. 4. Règles en matière de marchés publics, d’aides d’État, d’égalité des chances et d’environnement
2. 4.1.
Instructions et orientations publiées sur les règles applicables (date et référence)
2. 4.2.
Mesures prévues pour garantir le respect des règles applicables, par exemple contrôles de gestion, contrôles, audits
2. 5. Piste d'audit
2. 5.1.
Description de la façon dont les exigences de l’article 41 du règlement (CE) no 498/2007 seront mises en œuvre pour le programme et/ou pour les priorités individuelles
2. 5.2.
Instructions données sur la conservation des pièces justificatives par les bénéficiaires (date et référence)
— Indication de la durée de conservation
— Format dans lequel les documents doivent être conservés
2. 6. Irrégularités et recouvrements
2. 6.1.
Instructions établies sur la communication et la correction des irrégularités, l’enregistrement des dettes et le recouvrement des paiements indus (date et référence)
2. 6.2.
Description des procédures (avec diagramme) appliquées pour satisfaire à l’obligation de rapporter les irrégularités conformément à l'article 55 du règlement (CE) no 498/2007
3. ORGANISME INTERMÉDIAIRE
N. B: Cette section doit être complétée séparément pour chaque organisme intermédiaire. Indiquer l’autorité qui a délégué la fonction aux organismes intermédiaires.
3. 1. Organisme intermédiaire et ses principales fonctions
3. 1.1.
Spécification des principales fonctions/tâches des organismes intermédiaires
3. 2. Organisation de chaque organisme intermédiaire
3. 2.1.
Organigramme et spécification des fonctions des unités (y compris nombre indicatif de postes attribués)
3. 2.2.
Procédures écrites préparées pour utilisation par le personnel de l’organisme intermédiaire (date et référence)
3. 2.3.
Description des procédures de sélection et d’approbation des opérations (sauf si déjà décrites au point 2.2.3)
3. 2.4.
Vérification des opérations [article 59, point b), du règlement (CE) no 1198/2006] (sauf si déjà décrites au point 2.2.4)
3. 2.5.
Description des procédures de traitement des demandes de remboursement (sauf si déjà décrites au point 2.2.5)
4. AUTORITÉ DE CERTIFICATION
4. 1. L’autorité de certification et ses principales fonctions
4. 1.1.
Date et forme de la désignation officielle de l’autorité de certification
4. 1.2.
Spécification des fonctions assumées par l'autorité de certification
4. 1.3.
Fonctions officiellement déléguées par l’autorité de gestion (fonctions, organismes intermédiaires, forme de délégation)
4. 2. Organisation de l'autorité de certification
4. 2.1.
Organigramme et spécification des fonctions des unités (y compris nombre indicatif de postes attribués)
4. 2.2.
Procédures écrites établies en vue de leur utilisation par le personnel de l’autorité de certification (date et référence)
4. 3. Certification des états des dépenses
4. 3.1.
Description de la procédure par laquelle les états des dépenses sont établis, certifiés et transmis à la Commission
4. 3.2.
Description des mesures prises par l'autorité de certification pour assurer le respect des exigences de l'article 60 du règlement (CE) no 1198/2006
4. 3.3.
Modalités d'accès de l'autorité de certification aux informations détaillées relatives aux opérations, aux vérifications et aux audits effectués par l'autorité de gestion, les organismes intermédiaires et l'autorité d'audit
4. 4. Système de comptabilité
4. 4.1.
Description du système de comptabilité à mettre en place et à utiliser pour la certification des dépenses à la Commission
— Modalités de transmission des données agrégées à l’autorité de certification en cas de système décentralisé
— Lien à mettre en place entre le système de comptabilité et le système d'information (point 6)
4. 4.2.
Niveau de précision du système de comptabilité
— Montant total des dépenses par axe prioritaire
4. 5. Recouvrements
4. 5.1.
Description du système garantissant le recouvrement rapide de l’aide communautaire
4. 5.2.
Modalités prévues pour tenir un grand livre des débiteurs et déduire les montants recouvrés des dépenses à déclarer
5. AUTORITÉ D’AUDIT ET ORGANISMES D’AUDIT
5. 1. Description des principales tâches et de la relation entre l'autorité d'audit et les organismes qui réalisent des audits sous sa responsabilité
5. 2. Organisation de l'autorité d'audit et des organismes dont elle a la charge
5. 2.1.
Organigrammes (y compris le nombre de postes attribués)
5. 2.2.
Mesures garantissant l’indépendance
5. 2.3.
Qualifications ou expérience requises
5. 2.4.
Description des procédures de contrôle de la mise en œuvre des recommandations et des mesures de correction indiquées dans les rapports d'audit
5. 2.5.
Description, le cas échéant, des procédures de supervision des activités des autres organismes par l'autorité d'audit
5. 3. Rapport annuel de contrôle, avis annuel et déclaration de clôture
Description des procédures d'élaboration du rapport annuel de contrôle, de l'avis annuel et de la déclaration de clôture
6. SYSTÈME D'INFORMATION [ARTICLE 59, POINT C), DU RÈGLEMENT (CE) No 1198/2006]
6. 1. Description du système d'information, y compris un diagramme (système de réseau central ou commun ou système décentralisé avec liens entre les systèmes)
6. 2. Indications précisant si le système est déjà en mesure de rassembler des informations financières et statistiques fiables sur la mise en œuvre des programmes 2007-2013
— Dans la négative, préciser la date à laquelle il sera opérationnel
PARTIE B
Modèle d'avis rendu en application de l’article 71, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1198/2006 et de l'article 50 du présent règlement sur la conformité des systèmes de gestion et de contrôle
À la Commission européenne, direction générale […]
Introduction
Le soussigné, représentant (nom de l'autorité d'audit ou de l’organisme fonctionnellement indépendant désigné par l’État membre conformément à l'article 71, paragraphe 3, du règlement (CE) no 1198/2006 comme organisme chargé d'établir un rapport exposant les résultats d'une évaluation des systèmes de gestion et de contrôle mis en place pour le programme… (intitulé du programme opérationnel, numéro de code CCI, période) et pour formuler un avis sur leur conformité avec les articles 57 à 61 dudit règlement, a procédé à un examen conformément à l'article 50 du règlement (CE) no 498/2007.
Portée de l’examen
L’examen s’est fondé sur la description des systèmes de gestion et de contrôle reçue le jj/mm/aaaa de (nom de l’organisme/des organismes transmettant la description). En outre, le soussigné a examiné des informations supplémentaires concernant (sujets) et entendu le personnel de (organismes dont le personnel a été entendu).
L’examen a porté sur les autorités de gestion, de certification et d’audit, sur l’organisme désigné pour recevoir les paiements effectués par la Commission et pour effectuer les paiements aux bénéficiaires, ainsi que sur les organismes intermédiaires suivants (liste … ……).
Avis
Soit:
(avis sans réserve)
Sur la base de l’examen susmentionné, le soussigné déclare que les systèmes de gestion et de contrôle mis en place pour le programme… (intitulé du programme opérationnel, numéro de code CCI, période) sont conformes aux exigences des articles 57 à 61 du règlement (CE) no 1198/2006, ainsi qu'au chapitre VII du règlement (CE) no 498/2007,
soit:
(avis avec réserve)
Sur la base de l’examen susmentionné, le soussigné déclare que les systèmes de gestion et de contrôle mis en place pour le programme… (intitulé du programme opérationnel, numéro de code CCI, période) sont conformes aux exigences des articles 57 à 61 du règlement (CE) no 1198/2006, ainsi qu’au chapitre VII du règlement (CE) no 498/2007, sauf en ce qui concerne les aspects ci-après.
Les raisons pour lesquelles le soussigné considère que ce ou ces éléments des systèmes ne sont pas conformes aux exigences, et son évaluation de la gravité est la suivante,
soit:
(avis négatif)
Sur la base de l’examen susmentionné, le soussigné déclare que les systèmes de gestion et de contrôle mis en place pour le programme… (intitulé du programme opérationnel, numéro de code CCI, période) ne sont pas conformes aux exigences des articles 57 à 61 du règlement (CE) no 1198/2006 ni au chapitre VII du règlement (CE) no 498/2007.
Cet avis négatif se fonde sur …:
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