1. Sans préjudice des règles applicables en matière d'aides d'État au titre de l'article 87 du traité, l'autorité de gestion veille à ce que toutes les pièces justificatives concernant les dépenses et les audits d'un programme transfrontalier donné soient tenues à la disposition de la Commission et de la Cour des comptes pendant une période de trois ans après la clôture du programme, telle que définie à l'article 133, paragraphe 5.
Ce délai est suspendu en cas de poursuites judiciaires ou sur demande dûment motivée de la Commission.
2. Les documents sont conservés sous la forme d'originaux ou de versions certifiées conformes aux originaux sur des supports de données communément acceptés.
3. L'autorité de gestion tient un registre des organismes détenant les pièces justificatives originales relatives aux dépenses et aux vérifications et contenant:
a) les documents ayant trait aux dépenses spécifiques engagées ainsi qu'aux paiements déclarés, effectués au titre de l'intervention concernée, et nécessaires à une piste d'audit suffisante, y compris les documents constituant la preuve de la livraison effective des produits ou de la prestation effective des services cofinancés;
b) les rapports et documents concernant les vérifications effectuées par les organismes visés à l'article 102.
4. L'autorité de gestion veille à ce que les personnes et organismes qui en ont le droit aient accès aux documents visés au paragraphe 1, aux fins d'une inspection, y compris, en particulier, au moins le personnel autorisé de l'autorité de gestion, de l'autorité de certification, des organismes intermédiaires et de l'autorité d'audit ainsi que les fonctionnaires mandatés de la Communauté et leurs représentants autorisés; elle veille également à leur fournir des extraits ou des copies des documents.
5. Les supports suivants, au minimum, sont considérés comme des supports de données communément acceptés au sens du paragraphe 2:
a) les photocopies de documents originaux;
b) les microfiches de documents originaux;
c) les versions électroniques de documents originaux;
d) les documents n'existant qu'en version électronique.
6. La procédure de certification de la conformité des documents conservés sur des supports de données communément acceptés avec le document original est établie par les autorités nationales; elle garantit la conformité des versions conservées avec les prescriptions légales nationales ainsi que leur fiabilité à des fins d'audit.
7. Lorsque des documents n'existent qu'en version électronique, les systèmes informatiques utilisés doivent respecter des normes de sécurité reconnues garantissant la conformité des documents conservés avec les prescriptions légales nationales ainsi que leur fiabilité à des fins d'audit.