1. Cadre de contrôle (mise en place et gestion de l'organisation et de son personnel)
a) Éthique et intégrité
— s'assurer que la culture de l'organisation exigée par l'encadrement supérieur est bien comprise à tous les niveaux de l'organisation.
b) Gestion des irrégularités et établissement de rapports
— veiller à ce que d'éventuelles irrégularités constatées aux niveaux inférieurs de l'organisation soient correctement signalées et fassent l'objet d'un traitement adéquat, incluant la protection des informateurs.
c) Planification, recrutement, formation et évaluation des ressources humaines (y compris la gestion des postes sensibles)
— veiller à ce que l'organisation dispose d'effectifs suffisants et compétents à tous les niveaux.
d) Postes sensibles et conflits d'intérêts
— veiller à ce que le personnel occupant des postes sensibles soit identifié (postes dont les titulaires sont susceptibles de devenir vulnérables à des influences abusives en raison de la nature de leurs contacts avec des tierces parties ou des informations qu'ils détiennent),
— veiller à ce que des contrôles appropriés (y compris, si nécessaire, une politique de rotation) soient appliqués aux postes sensibles,
— veiller à ce qu'il existe des procédures permettant d'identifier et d'éviter les conflits d'intérêt.
e) Bases juridiques applicables aux organismes et aux personnes
— veiller à ce que les organismes et les personnes soient juridiquement dotés de toute l'autorité nécessaire à l'exercice de leurs fonctions.
f) Établissement formel de l'obligation de rendre des comptes, des responsabilités, de la délégation de responsabilités et de toute autre autorité connexe nécessaire à toutes les tâches et tous les postes dans l'ensemble de l'organisation
— veiller à ce qu'aucun membre du personnel n'ait de doute quant à l'étendue de ses responsabilités. En cas d'engagements ou de paiements à l'égard de tiers, un seul gestionnaire devrait être responsable de tous les aspects de la transaction,
— veiller à ce que les mandats et les descriptions de poste soient à jour et portés à la connaissance du personnel.
2. Planification/gestion des risques (planification des interventions)
a) Recensement, évaluation et gestion des risques
— veiller à ce que les risques soient recensés et pris en compte, en particulier à ce que des ressources suffisantes soient affectées aux contrôles dans tous les domaines, en fonction de l'importance des risques.
b) Fixation d'objectifs et affectation de ressources à ces objectifs
— veiller à ce que des objectifs appropriés (et mesurables) soient fixés pour les résultats et l'impact, à tous les niveaux, et soient compris par l'ensemble de l'organisation,
— veiller à ce que les ressources soient correctement réparties entre ces objectifs et à ce que les principes d'une gestion financière saine et transparente soient respectés,
— veiller à ce que la responsabilité de la réalisation de ces objectifs soit claire.
c) Planification du processus de mise en œuvre
— procéder à une planification claire des étapes nécessaires pour parvenir aux objectifs, notamment en définissant le calendrier et les responsabilités à chaque étape et en procédant à des analyses de chemin critiques lorsqu'il y a lieu.
3. Activités de contrôle (mise en œuvre des interventions)
a) Procédures de vérification
— veiller à la double vérification de toutes les étapes d'une transaction (ex ante et, s'il y a lieu, ex post).
b) Procédures de supervision, par l'encadrement responsable, des tâches déléguées à des subalternes (notamment les déclarations annuelles d'assurance effectuées par des subalternes)
— veiller à ce que la responsabilité soit accompagnée d'une supervision active, et non pas simplement considérée comme un concept passif ou théorique.
c) Règles régissant chaque type de passation de marché public et d'appels de propositions en vue de l'attribution de fonds
— veiller à l'existence d'un cadre juridique approprié pour toutes ces procédures d'engagement de dépenses.
d) Procédures (y compris les listes de vérification) à chaque étape de la passation de marchés publics ou de l'appel de propositions en vue de l'attribution de fonds (cahier des charges, comités d'évaluation, notification des exceptions, etc.)
— veiller à ce que chaque membre du personnel sache clairement quelles sont ses responsabilités dans ces domaines.
e) Règles et procédures en matière de publicité
— veiller à ce que les exigences de la Commission dans ce domaine soient respectées.
f) Procédures de paiement (notamment les procédures de confirmation de résultats ou les conditions d'admissibilité, sur place si nécessaire)
— s'assurer que les paiements ne sont effectués qu'à la suite de demandes de paiement justifiées remplissant toutes les obligations contractuelles.
g) Procédures de suivi de l'exécution du cofinancement
— veiller à ce que les exigences de la Commission dans ce domaine soient respectées.
h) Procédures budgétaires visant à garantir la disponibilité des fonds (notamment les fonds nécessaires à la poursuite de la mise en œuvre en cas de retard ou de refus d'une contribution communautaire)
— veiller à ce que l'autorité nationale puisse respecter ses engagements contractuels locaux malgré d'éventuels retards ou interruptions dans le financement fourni par la Commission.
i) Procédures permettant d'assurer la continuité des opérations
— veiller à ce que les risques importants pour la continuité (perte de données, absence de certaines personnes, etc.) soient identifiés et que des plans de secours soient mis en place si cela est possible.
j) Procédures comptables
— veiller à ce que la comptabilité soit tenue de manière exhaustive et transparente suivant des principes comptables reconnus.
k) Procédures de rapprochement
— veiller à ce que, chaque fois que cela est possible, les soldes comptables soient comparés à des informations fournies par des tiers.
l) Notification des exceptions, entre autres, des exceptions aux procédures normales approuvées au niveau approprié, des exceptions non approuvées et des défaillances en matière de contrôle lorsqu'il y a lieu
— veiller à ce que les écarts par rapport aux pratiques normales soient toujours enregistrés, signalés et examinés aux niveaux appropriés.
m) Procédures en matière de sécurité (informatique ou autre)
— veiller à ce que le matériel et les données soient placés à l'abri des interférences ou de tout risque physique.
n) Procédures d'archivage
— veiller à ce que les documents soient accessibles – au moins pour la Commission, à des fins d'examen, durant toute la durée de conservation imposée.
o) Séparation des tâches
— veiller à ce que diverses tâches relevant d’une même transaction soient accomplies par des personnes différentes, afin que des contrôles croisés automatiques soient assurés dans une certaine mesure.
p) Signalement des lacunes en matière de contrôle interne
— veiller à ce que le signalement d'éventuelles lacunes en matière de contrôle interne identifiées à quelque niveau que ce soit et les réponses apportées par l'encadrement soient enregistrés et fassent l'objet d'un suivi.
4. Activités de suivi (supervision des interventions)
a) Audit interne, incluant le traitement des rapports d'audit et des recommandations (NB: à distinguer des activités de contrôle et de la supervision assurée par l'encadrement)
— veiller à ce que l'encadrement supérieur dispose d'études indépendantes sur le fonctionnement de l'organisation aux niveaux subalternes. Certains contrôles ex post des transactions peuvent être effectués, mais l'accent devrait plutôt être mis sur l'efficacité et l'efficience des systèmes et de l'organisation tels qu'ils ont été conçus.
b) Évaluation
— veiller à ce que l'encadrement supérieur dispose d'informations sur l'évaluation de l'impact des interventions (en plus des autres informations reçues concernant la légalité, la régularité et les procédures opérationnelles).
5. Communication (veiller à ce que tous les intervenants reçoivent les informations nécessaires à l'exercice de leurs fonctions)
Réunions de coordination régulières entre les différents organes afin d'échanger des informations sur tous les aspects de la planification et de la mise en œuvre:
i) rapports réguliers sur l'état d'avancement de la planification des programmes et projets;
ii) rapports réguliers sur l'avancement des projets par rapport au plan de mise en œuvre:
— procédures de passation des marchés (entre autres):
— état d'avancement de chaque procédure par rapport au plan,
— analyse systématique des erreurs signalées à quelque niveau que ce soit (par les vérificateurs, les contrôleurs ex ante, les auditeurs, etc.),
— exécution des marchés,
— analyse coûts-bénéfices des contrôles;
iii) rapports réguliers, à tous les niveaux appropriés, sur l'efficience et l'efficacité du contrôle interne
— veiller à ce qu'à tous les niveaux le personnel reçoive régulièrement des informations adéquates afin d'être en mesure d'assumer ses responsabilités.