1. Une procédure d’appel d’offres conjointe est considérée comme nécessaire au sens de la présente décision: i) s’il est raisonnable de penser que l’achat conjoint de biens et de services devrait permettre d’obtenir des conditions d’achat plus avantageuses conformément aux principes d’efficience en termes de coûts et d’efficacité; ou ii) si les banques centrales doivent adopter des exigences et des normes harmonisées relativement à ces biens et/ou services.
2. Lorsqu'un cas d'achat conjoint susceptible de se présenter a été recensé, l'EPCO invite les banques centrales à participer à une procédure d'appel d'offres conjointe. Les banques centrales informent l'EPCO, en temps voulu, de leur intention de participer ou de ne pas participer à la procédure d'appel d'offres conjointe et, dans le premier cas, elles lui communiquent leurs besoins opérationnels. Lorsque la publication d'un avis de marché n'est pas obligatoire, une banque centrale peut renoncer à sa participation à une procédure d'appel d'offres conjointe tant qu'elle ne s'est pas engagée formellement à participer. Lorsque la publication d'un avis de marché est obligatoire, une banque centrale peut renoncer à sa participation, à tout moment, avant la publication de l'avis de marché.
3. Chaque année, l’EPCO soumet à l’approbation du conseil des gouverneurs un programme d’achat actualisé pour les procédures d’appel d’offres conjointes, comportant les noms des banques centrales chefs de file. Le programme d’achat actualisé soumis par l’EPCO peut indiquer des domaines dans lesquels il est possible, dans certaines limites, de saisir des occasions supplémentaires d’achat conjoint avant la prochaine mise à jour. Le conseil des gouverneurs décide du programme d’achat et de sa mise en œuvre après avoir consulté le comité de pilotage de l’EPCO.
4. La banque centrale chef de file mène la procédure d’appel d’offres conjointe au profit des banques centrales participant à celle-ci, conformément aux règles de passation des marchés auxquelles la banque centrale chef de file est soumise. La banque centrale chef de file précise dans l’avis de marché quelles banques centrales participent à la procédure d’appel d’offres ainsi que la structure de la relation contractuelle.
5. La banque centrale chef de file prépare la documentation de l’appel d’offres et évalue les candidatures et les offres en collaboration avec l’EPCO et les autres banques centrales participant à la procédure d’appel d’offres conjointe.
6. La banque centrale chef de file mène la procédure d’appel d’offres conjointe dans la (les) langue(s) indiquée(s) dans le programme d’achat annuel.