Admissibilité des dépenses supportées dans le cadre de la mise en œuvre des programmes nationaux
Les catégories de dépenses admissibles peuvent englober, pour tout ou partie, les catégories suivantes:
a) Frais de personnel:
— Les dépenses de personnel correspondent aux heures effectivement consacrées au programme national par du personnel exclusivement scientifique ou technique,
— les dépenses de personnel sont établies en fonction du temps de travail effectivement consacré au programme national et sont calculées par référence aux dépenses réelles de main-d’œuvre (salaires, charges sociales, contributions de sécurité sociale et frais de pension), à l’exclusion de tout autre coût,
— le calcul des tarifs horaires/journaliers est effectué sur la base de 210 jours productifs par an,
— le temps consacré par le personnel au programme doit figurer dans des registres (fiches horaires) et être certifié au moins une fois par mois par la personne responsable. Ces fiches horaires sont mises à la disposition de la Commission sur demande.
b) Frais de voyage:
— Les frais de voyage sont établis conformément aux règles internes de l’État membre ou des partenaires. L’accord préalable de la Commission est nécessaire pour les voyages en dehors de la Communauté si ceux-ci ne sont pas prévus dans le programme national.
c) Biens durables:
— La durée de vie escomptée des biens durables n’est pas inférieure à la durée des travaux du programme. Ils figurent dans l’inventaire des biens durables ou sont considérés comme des actifs conformément aux méthodes, règles et principes comptables de l’État membre ou des partenaires concernés,
— pour le calcul des dépenses admissibles, les biens durables sont censés avoir une durée de vie probable de trente-six mois dans le cas d’équipements informatiques d’une valeur non supérieure à 25 000 EUR, et de soixante mois dans le cas d’autres biens. Le montant admissible dépend de la durée de vie escomptée du bien en fonction de la durée du programme, à la condition que la période utilisée pour calculer cette somme commence à la date effective de début du programme, ou à la date d’achat du bien si elle est postérieure à la date de commencement effectif, et se termine à la date d’achèvement du programme. Il y a également lieu de tenir compte du taux d’utilisation du bien au cours de cette période,
— exceptionnellement, le matériel durable peut avoir été acheté ou loué avec option d’achat dans les six mois précédant la date de début du programme national,
— les règles applicables aux marchés publics sont également valables en cas d’achat de biens durables,
— les dépenses relatives aux biens durables sont justifiées par des factures certifiées, confirmant la date de livraison, et doivent être soumises à la Commission avec l’état des dépenses.
d) Matières et fournitures consommables, y compris les coûts informatiques:
— Les dépenses relatives aux matières et fournitures consommables sont les dépenses liées aux matières premières consommables, qui concernent l’achat, la production, la réparation ou l’utilisation de tout bien ou équipement dont la durée de vie probable est inférieure à la durée des travaux du programme. Elles ne figurent pas dans l’inventaire des biens durables de l’État membre ou des partenaires concernés, ou ne sont pas considérées comme des actifs conformément aux principes, règles et méthodes comptables de l’État membre ou des partenaires concernés,
— leur description doit être suffisamment détaillée pour permettre une décision sur leur admissibilité,
— les dépenses informatiques admissibles concernent la création et la fourniture aux États membres des logiciels de gestion et d’interrogation des bases de données.
e) Coûts liés aux navires:
— Pour les campagnes de recherche océanographiques visées à l’article 12 du règlement (CE) no 199/2008, y compris celles qui sont effectuées à partir de navires affrétés, seuls les frais de location et autres frais d’exploitation sont admissibles. Une copie certifiée de la facture doit être présentée à la Commission avec l’état des dépenses,
— lorsqu’un navire est la propriété de l’État membre ou du partenaire, une ventilation détaillée, indiquant de quelle manière les frais d’exploitation imputés ont été calculés, est soumise à la Commission avec l’état des dépenses.
f) Frais de sous-traitance/assistance extérieure:
— La sous-traitance et l’assistance extérieure concernent les services à caractère ordinaire et non novateur fournis à l’État membre et/ou aux partenaires lorsque ceux-ci ne sont pas en mesure de les assurer eux-mêmes. Ces coûts ne représentent pas plus de 20 % du budget annuel global approuvé. L’accord écrit préalable de la Commission est requis lorsque le montant cumulé des sous-contrats du programme national dépasse le plafond fixé,
— l’attribution de contrats de sous-traitance par un État membre/partenaire doit être conforme aux règles applicables en matière d’adjudication publique et aux directives communautaires relatives aux procédures de passation des marchés publics,
— les factures établies par les sous-traitants font clairement référence au programme national et au module (no et titre ou titre abrégé). Toutes les factures sont suffisamment détaillées pour permettre l’identification de chaque élément couvert par le service rendu (description claire et coût de chaque élément),
— les États membres et les partenaires veillent à ce que chaque contrat de sous-traitance prévoie expressément la possibilité pour la Commission et la Cour des Comptes d’exercer leur droit de contrôle sur les documents et les locaux du sous-traitant qui a reçu des fonds communautaires,
— les pays n’appartenant pas à la Communauté peuvent, si leur contribution s’avère nécessaire à la réalisation des programmes communautaires, participer à un programme national en qualité de sous-traitant, sous réserve de l’accord écrit préalable de la Commission,
— une copie certifiée du contrat conclu avec le sous-traitant et des preuves de paiement ultérieures doivent être présentées à la Commission avec l’état des dépenses.
g) Autres coûts spécifiques:
— Toute autre dépense supplémentaire ou imprévue ne relevant pas d’une des catégories susmentionnées ne peut être imputée au programme qu’avec l’accord préalable de la Commission, à moins qu’elle figure déjà dans les prévisions budgétaires annuelles.
h) Soutien aux avis scientifiques:
— Les indemnités journalières et les frais de voyage sont admissibles pour la durée des réunions visées à l’article 10, paragraphe 2, du règlement (CE) no 665/2008, conformément à la règle établie à l’article 10, paragraphe 3, du règlement (CE) no 665/2008,
— une copie certifiée des documents de voyage doit être présentée à la Commission avec l’état des dépenses.