1. Introduction
Le mécanisme de communication VIS Mail repose sur l’article 16 du règlement (CE) no 767/2008, qui permet la transmission d’informations entre États membres via l’infrastructure du système d’information sur les visas (VIS).
Les données à caractère personnel transmises à l’aide de ce mécanisme en application de l’article 16 du règlement VIS sont exclusivement utilisées aux fins de la consultation des autorités centrales chargées des visas et de la coopération consulaire.
Les évolutions respectives de VIS Mail et de VISION impliquent la mise en place d’une procédure en plusieurs phases, comme décrit dans le schéma ci-dessous:
Tant que le VIS n’est pas opérationnel, VISION constitue le seul réseau de communication pour la consultation en matière de visas.
Au cours de la phase 1, soit dès le début de l’activité du VIS, le mécanisme VIS Mail peut être utilisé pour communiquer les types d’informations suivants:
— messages concernant la coopération consulaire,
— demandes de pièces justificatives,
— messages concernant des données inexactes,
— nationalité d’un État membre acquise par un demandeur.
Les dispositions du règlement VIS concernant l’utilisation de VIS Mail pour la transmission d’informations liées à la coopération consulaire et des demandes de pièces justificatives (article 16, paragraphe 3), pour la modification des données (article 24, paragraphe 2) et pour l’effacement anticipé des données (article 25, paragraphe 2) sont applicables au cours de la phase 1. Il convient de mettre en place le mécanisme VIS Mail (y compris le relais central de messagerie et les serveurs de messagerie nationaux) pour le cas où au moins un État membre souhaiterait l’utiliser au cours de la phase 1, afin de lui permettre de transmettre de tels messages. Pendant la phase 1 des activités de VIS Mail, VISION sera utilisé en parallèle.
Pendant la phase 2, dès que l’ensemble des postes chargés de délivrer les visas Schengen sera connecté au VIS, le mécanisme VIS Mail remplacera le réseau de consultation Schengen à compter de la date déterminée conformément à l’article 46 du règlement VIS. À partir de cette date, tous les types de messages seront échangés via l’infrastructure du VIS, à l’aide du mécanisme VIS Mail.
2. Infrastructure de messagerie fondée sur le protocole SMTP
La messagerie, fondée sur le protocole SMTP, fera appel à l’infrastructure du VIS, qui comprend les interfaces nationales et le réseau sTESTA. Les serveurs de messagerie nationaux échangeront les messages à l’aide de l’infrastructure d’un relais central de messagerie.
L’infrastructure du relais central de messagerie SMTP sera développée et installée sur les sites de l’unité centrale principale et de l’unité centrale de secours du VIS. L’instance gestionnaire prendra en charge la gestion et le contrôle du relais de messagerie, y compris la journalisation.
L’infrastructure des serveurs nationaux de messagerie SMTP sera mise en place par les États membres. Elle doit être protégée contre les accès non autorisés aux messages.
3. Solution applicative
Les activités du VIS Mail débuteront pendant la phase 1, des processus opérationnels étant développés en tenant compte de la solution technique de VISION, afin de faciliter la transition entre les phases 1 et 2 qui coïncidera avec le remplacement de VISION par VIS Mail.
Les spécifications techniques décrivant les fonctionnalités du mécanisme VIS Mail sont sans préjudice des aspects juridiques de la coopération consulaire et des procédures en matière de visas.