1. NOTION TECHNIQUE DE PROPRIÉTÉ
Une notion technique de propriété s’applique à la relation entre l’État membre responsable de la saisie des données dans le VIS et ces données elles-mêmes.
Cette relation de propriété est établie en liant l’identité de l’État membre responsable aux données saisies dans le dossier de demande de visa.
La propriété de la demande de visa et des décisions y afférentes prises par les autorités chargées des visas doit être enregistrée dans le VIS lors de la création du dossier de demande ou lors de la saisie de la décision y relative dans le VIS. Elle ne peut être modifiée par la suite.
2. SAISIE DES DONNÉES ET LIAISON DES DEMANDES
2. 1. Saisie des données lors de la demande
Lorsque la demande est déposée auprès des autorités d’un État membre qui en représente un autre, la saisie des données dans le VIS et toute communication ultérieure relative à ce dossier de demande doivent mentionner l’identité de l’État membre représenté, laquelle est conservée en tant qu’attribut «utilisateur représenté» selon le même tableau de codes que celui qui s’applique à l’État membre ayant saisi les données dans le VIS.
Tous les dossiers de demande liés au sens de l’article 8, paragraphe 4, du règlement VIS sont la propriété du même État membre.
Lorsqu’un État membre procède à la copie d’empreintes digitales figurant dans un dossier de demande enregistré dans le VIS, il devient le propriétaire du nouveau dossier de demande dans lequel ces empreintes sont copiées.
2. 2. Saisie des données consécutive au dépôt de la demande
Lorsqu’un État membre en représentant un autre décide de délivrer un visa, d’interrompre l’examen de la demande, de refuser le visa, de l’annuler, de le retirer, de réduire sa durée de validité ou de le proroger, conformément aux articles 10 à 14 du règlement VIS, la communication en vue de la saisie des données dans le VIS doit mentionner l’identité de l’État membre représenté, selon le même tableau de codes que celui qui s’applique à l’État membre qui procède à la saisie des données dans le VIS.
Les décisions de délivrance d’un visa, de prorogation d’un visa sous la forme d’une vignette visa, et de réduction de la durée de validité d’un visa sous la forme d’une vignette visa, doivent être saisies dans le VIS, ainsi que les données de la vignette visa, en conservant le même propriétaire.
Le numéro de la vignette visa saisi dans le VIS conformément à l’article 10, paragraphe 1, point e), du règlement VIS doit être, conformément aux dispositions du règlement (CE) no 856/2008 du Conseil, une combinaison du numéro national à neuf chiffres de la vignette visa et du code de pays à trois lettres qui indique l’État émetteur, et doit comprendre les éventuels zéros qui font partie du numéro national de la vignette visa.
2. 3. Liaison de demandes
2. 3.1. Liaison de demandes en cas d’enregistrement d’une demande précédente
Seul l’État membre propriétaire d’un dossier de demande est autorisé à lier celui-ci à un ou plusieurs autres dossiers du demandeur concerné ou, à des fins de correction, à supprimer les liens ainsi créés, conformément à l’article 8, paragraphe 3, du règlement VIS.
La copie des empreintes digitales du demandeur n’est effectuée, dans un délai maximum de 59 mois, qu’à partir de ses dossiers liés. Si les données dactyloscopiques sont copiées d’un dossier de demande précédent datant de moins de 59 mois, la liaison entre les dossiers de demande ne doit pas être supprimée.
2. 3.2. Liaison des demandes des personnes voyageant ensemble
Pour lier les dossiers de demande des personnes voyageant ensemble, conformément à l’article 8, paragraphe 4, du règlement VIS, les numéros des demandes sont transmis au VIS, ainsi que la valeur correspondant au type de groupe, soit «famille» soit «voyageurs». La création d’un groupe ou, à des fins de correction, la suppression des liens créés entre les différents membres du groupe, ne peut être effectuée que par l’État membre propriétaire du ou des dossiers de demande des différents demandeurs qui composent le groupe.
2. 4. Procédures applicables lorsqu’il n’est pas obligatoire, pour des raisons juridiques, de communiquer certaines données particulières ou qu’elles ne peuvent de fait être produites
Conformément à l’article 8, paragraphe 5, du règlement VIS, la mention «sans objet» est saisie manuellement dans les champs textuels ou, le cas échéant, en sélectionnant la valeur dans un tableau de codes. Si le champ textuel consiste en plusieurs éléments, cette mention doit être utilisée pour chacun d’entre eux.
Lorsque les empreintes digitales ne doivent ou ne peuvent être communiquées conformément à l’article 8, paragraphe 5, du règlement VIS, deux champs booléens doivent être remplis dans le VIS:
— «fingerprintsNotRequired» (empreintes digitales non obligatoires),
— «fingerprintsNotApplicable» (empreintes digitales sans objet).
Ces champs doivent être remplis conformément au tableau suivant qui indique les trois cas de figure possibles:
— les empreintes digitales doivent obligatoirement être communiquées,
— les empreintes digitales ne doivent pas obligatoirement être communiquées,
— les empreintes digitales ne peuvent de fait être produites.
| Champ du VIS | Communication obligatoire des empreintes digitales | Communication non obligatoire pour des raisons juridiques des empreintes digitales | Impossibilité de fait de produire les empreintes digitales
| «fingerprintsNotRequired» | FALSE (FAUX) | TRUE (VRAI) | FALSE
| «fingerprintsNotApplicable» | FALSE | TRUE | TRUE
En outre, le champ de texte libre correspondant «ReasonForFingerprintNotApplicable» (motif empreintes digitales sans objet) doit mentionner le véritable motif.
Lorsqu’un État membre ne transmet que les données visées à l’article 5, paragraphe 1, points a) et b), du règlement VIS, en vertu de l’article 48, paragraphe 3, dudit règlement, l’absence des données visées à l’article 5, paragraphe 1, point c), doit être signalée par la mention «sans objet», complétée par un renvoi audit article 48, paragraphe 3, dans le champ de texte libre indiquant qu’il n’est pas obligatoire, pour des raisons juridiques, de communiquer les données en question. Les mentions «FingerprintsNotRequired» TRUE et «FingerprintsNotApplicable» TRUE sont indiquées dans les champs concernés.
3. ACCÈS AUX DONNÉES
La date de la demande d’asile doit être utilisée en lien avec les recherches et extractions de données effectuées aux fins visées à l’article 21, paragraphe 2, du règlement VIS. En outre, l’extraction de demandes qui ont été liées conformément à l’article 8, paragraphe 4, du règlement VIS n’est possible que pour les groupes de type famille (conjoint et/ou enfants) visés au point 2.3.2.
4. MODIFICATION, SUPPRESSION ET SUPPRESSION ANTICIPÉE DE DONNÉES CONFORMÉMENT À L’ARTICLE 24 DU RÈGLEMENT VIS
Les données suivantes enregistrées dans le VIS ne peuvent être modifiées:
— le numéro de la demande,
— le numéro de la vignette visa,
— le type de décision,
— l’État membre représenté (le cas échéant),
— l’État membre responsable de la saisie des données dans le VIS.
Si les données susmentionnées doivent être rectifiées, le dossier de demande ou les données relatives aux décisions prises par les autorités chargées des visas doivent être effacés et un nouveau dossier doit être créé. Seul l’État membre propriétaire des données figurant dans le dossier de demande peut les effacer.
5. ÉTABLISSEMENT DES RELEVÉS RELATIFS AUX OPÉRATIONS DE TRAITEMENT DES DONNÉES ET ACCÈS À CEUX-CI
5. 1. Établissement des relevés relatifs aux opérations de traitement des données
Toute opération de traitement des données effectuée au sein du VIS doit faire l’objet d’un relevé sous la forme d’un enregistrement (dans un journal d’événements) contenant un champ «TypeOfAction» (type d’action), dans lequel est notamment précisé l’objet de l’accès conformément à l’article 34, paragraphe 1, du règlement VIS.
Un tel enregistrement doit indiquer ses date et heure de réception. Cette indication servira ensuite à déterminer les enregistrements à effacer.
Pour toute opération de traitement, l’identité de l’autorité qui procède à la saisie ou à l’extraction des données doit figurer dans l’enregistrement correspondant. L’utilisateur et le VIS central principal doivent être mentionnés dans l’enregistrement en tant qu’émetteur ou récepteur.
Hormis l’identité de l’autorité qui procède à la saisie ou à l’extraction des données et le numéro de la demande de visa, aucune donnée opérationnelle ne doit figurer dans l’enregistrement. Le type de données transmises ou utilisées à des fins d’interrogation au sens de l’article 34, paragraphe 1, du règlement VIS doit être enregistré.
Lorsque des relevés visés à l’article 34, paragraphe 2, du règlement VIS, dont le champ «TypeOfAction» indique soit «Delete Application» (supprimer la demande) soit «Automatic Deletion» (suppression automatique), sont trouvés par le VIS, celui-ci calcule si une année s’est écoulée depuis l’expiration de la période de conservation prévue à l’article 23, paragraphe 1, du règlement VIS et, si tel est le cas, procède à leur suppression. Tous les relevés d’opérations de traitement des données qui portent le même numéro de demande doivent être supprimés simultanément, s’ils ne sont pas nécessaires à des fins de contrôle au regard de la protection des données, conformément à l’article 34, paragraphe 2, du règlement VIS.
Les relevés d’opérations de traitement des données sont modifiés ou supprimés au plus tôt un an après l’expiration de la période de conservation prévue à l’article 23, paragraphe 1, du règlement VIS.
5. 2. Accès aux relevés relatifs aux opérations de traitement des données
L’accès aux relevés (journaux d’événements) établis par l’instance gestionnaire conformément à l’article 34, paragraphe 1, du règlement VIS est limité aux administrateurs du VIS dûment autorisés et au Contrôleur européen de la protection des données. La présente disposition s’applique mutatis mutandis aux relevés d’accès aux relevés.