1. Les données ne peuvent être reproduites que pour des raisons techniques, à condition qu’une telle copie soit nécessaire aux fins de recherches d’informations effectuées par les autorités visées à l’article 7.
2. Sous réserve de l’article 8, paragraphe 1, les données à caractère personnel introduites par d’autres États membres ne peuvent pas être copiées du système d’information des douanes dans d’autres fichiers de données nationaux, sauf en cas de copies dans des systèmes de gestion des risques chargés d’orienter les contrôles douaniers au niveau national ou de copies dans un système d’analyse opérationnelle permettant de coordonner les actions. Ces copies ne peuvent être effectuées qu’en cas de nécessité pour une affaire ou une enquête particulière.
3. Dans les deux cas d’exception visés au paragraphe 2, seuls les analystes autorisés par les autorités nationales de chaque État membre sont habilités à traiter les données à caractère personnel issues du système d’information des douanes dans le cadre d’un système de gestion des risques chargé d’orienter les contrôles douaniers par les autorités nationales ou dans le cadre d’un système d’analyse opérationnelle permettant de coordonner les actions.
4. Chaque État membre envoie aux autres États membres et au comité visé à l’article 27 une liste des services de gestion des risques dont relèvent les analystes autorisés, en vertu du paragraphe 3 du présent article, à copier et à traiter les données à caractère personnel introduites dans le système d’information des douanes.
5. Les données à caractère personnel copiées du système d’information des douanes ne peuvent être conservées que durant le temps nécessaire pour atteindre le but pour lequel elles ont été copiées. La nécessité de leur détention est réexaminée au moins une fois par an par l’État membre qui a effectué la copie. Le délai de conservation n’excède pas dix ans. Les données à caractère personnel qui ne sont pas nécessaires à la poursuite de l’analyse opérationnelle sont immédiatement effacées ou rendues anonymes.