PROTOCOLE CONCERNANT L’ACCUEIL, PAR L’AGENCE INTERNATIONALE DE L’ÉNERGIE (AIE), du secrÉtariat du Partenariat international pour la coopÉration en matiÈre d’efficacitÉ ÉNERGÉtique (IPEEC)
Le secrétariat de l’Agence internationale de l’énergie (ci-après «l’AIE»), les entités gouvernementales nationales et les entités intergouvernementales (ci-après dénommées collectivement «les membres de l’IPEEC»); reconnaissant que les membres de l’IPEEC ont signé le mandat de l’IPEEC (ci-après «le mandat») le 24 mai 2009; constatant que l’IPEEC est indépendant du point de vue de son financement et de son programme de travail; reconnaissant que la création d’un secrétariat (ci-après «le secrétariat de l’IPEEC»), ainsi que d’éventuelles unités spécialisées pour des groupes de travail spécifiques, permettrait de gérer au mieux les fonctions administratives de l’IPEEC; considérant que la poursuite des objectifs de l’IPEEC et de l’AIE serait facilitée grâce aux possibilités offertes par une mise en réseau bénéfique à chacune des deux parties entre l’AIE et le secrétariat de l’IPEEC; et considérant, dans ce contexte, la nécessité de définir précisément les conditions dans lesquelles le secrétariat de l’IPEEC serait hébergé par l’AIE;
sont convenus de ce qui suit:
Principes généraux
1. Le secrétariat de l’IPEEC fonctionne en suivant les grandes orientations du comité exécutif (tel que le terme en est défini dans le mandat). Le comité exécutif fixe le programme de travail du secrétariat de l’IPEEC.
2. Il est entendu par les membres de l’IPEEC que l’AIE n’assume aucune responsabilité financière à l’égard de l’IPEEC et du secrétariat de l’IPEEC. Sauf décision contraire des membres de l’IPEEC, tous les coûts relatifs au fonctionnement et au personnel du secrétariat de l’IPEEC, y compris les coûts relatifs à la discontinuité dans les nominations, seront supportés grâce à la contribution volontaire des membres de l’IPEEC et/ou d’autres entités approuvées par le comité exécutif.
3. Sous réserve de disposer de suffisamment de contributions volontaires, le secrétariat de l’IPEEC se doit d’assumer les fonctions qui lui ont été attribuées dans le mandat.
4. Le secrétariat de l’IPEEC, ou toute unité en son sein, peut également assumer des fonctions similaires à celles d’un groupe de travail donné (tel que le terme en est défini dans le mandat), à condition de disposer de suffisamment de contributions volontaires émanant des membres de l’IPEEC participant audit groupe de travail.
Recrutement et effectifs au secrétariat de l’IPEEC
5. Sur demande du comité exécutif et en concertation avec lui, l’AIE doit procéder au recrutement du personnel du secrétariat de l’IPEEC conformément aux règles et aux procédures en vigueur à l’AIE, tout en veillant à traiter sur un pied d’égalité les candidats des différents pays membres de l’IPEEC.
6. À la demande du comité exécutif, dans le respect de la législation du pays d’accueil de l’AIE ainsi que des règles et des procédures en vigueur à l’AIE, le secrétariat de l’IPEEC peut accepter que des membres de l’IPEEC mettent des agents à sa disposition. Tout membre de l’IPEEC mettant un agent à disposition du secrétariat de l’IPEEC se doit de continuer à répondre de sa rémunération et de ses avantages y compris, mais pas exclusivement, les frais de voyage et de déménagement vers l’AIE et au départ de l’AIE lorsque ledit agent prend ses fonctions auprès de l’IPEEC, ainsi que lorsqu’il les quitte. L’AIE et les autres membres de l’IPEEC ne répondent financièrement d’aucun coût de ce type.
7. Les agents de l’IPEEC et les agents mis à disposition par les membres de l’IPEEC travaillent exclusivement au secrétariat de l’IPEEC. Ils n’assument aucune tâche pour le compte de l’AIE.
8. Sous réserve des conditions du présent protocole, l’AIE veille à ce que le secrétariat de l’IPEEC dispose de bureaux équipés selon les normes de l’AIE. Le personnel du secrétariat de l’IPEEC doit avoir accès aux services de soutien que l’AIE fournit à son propre personnel y compris, mais pas exclusivement, dans le domaine juridique, personnel ou financier, dans le domaine des publications et des médias, des technologies de l’information, de la sécurité, du nettoyage et de la maintenance, des voyages en mission ou de l’utilisation des lieux de réunion.
Procédures de financement et procédures budgétaires
9. Le secrétariat de l’IPEEC et son hébergement par l’AIE doivent être entièrement financés par les contributions volontaires des membres de l’IPEEC et/ou d’autres entités agréées par le comité exécutif. Les niveaux d’effectifs et le budget du secrétariat de l’IPEEC sont adoptés par le comité exécutif en concertation avec le secrétariat de l’AIE.
10. Les membres de l’IPEEC fixent entre eux, le cas échéant, le montant et la durée de leur contribution financière respective. Ils relèvent que les contributions relatives au financement de l’hébergement du secrétariat de l’IPEEC par l’AIE doivent être versées à l’AIE, conformément aux règles et aux procédures financières de l’AIE relatives aux contributions volontaires. Afin de faciliter le versement des contributions volontaires, les membres de l’IPEEC sont incités à utiliser une lettre type qui leur a été communiquée par l’AIE.
11. Dans le cas où l’AIE prévoit que les dépenses de l’IPEEC pourraient dépasser les contributions des membres de l’IPEEC y afférentes, l’AIE prévient le comité exécutif que les contributions paraissent insuffisantes pour la poursuite par le secrétariat de l’IPEEC des activités prévues. Le comité exécutif doit indiquer des orientations à l’AIE pour réduire les dépenses du secrétariat de l’IPEEC et/ou fournir à l’AIE des financements supplémentaires de façon à ce que le secrétariat de l’IPEEC dispose de fonds suffisants pour continuer à fonctionner au sein de l’AIE. Dans le cas où les membres de l’IPEEC ne seraient pas disposés à indiquer les orientations nécessaires et/ou à fournir suffisamment de financements supplémentaires, ou si l’AIE considérait ces orientations insuffisantes, l’AIE peut décider de cesser d’héberger le secrétariat de l’IPEEC.
12. Dans le cas où au 31 décembre d’une année donnée, les contributions volontaires n’auraient pas été dépensées pour le secrétariat de l’IPEEC, elles sont automatiquement reportées sur l’exercice suivant, conformément aux procédures courantes de l’AIE, à condition cependant que l’AIE continue d’héberger le secrétariat de l’IPEEC l’année suivante.
Date de début, fonctionnement, modification, continuation et fin
13. Les activités faisant l’objet du présent protocole commencent le [date]. Nonobstant ce qui précède, les membres de l’IPEEC reconnaissent que le secrétariat de l’IPEEC n’est pas tenu de prendre ses fonctions tant que les contributions volontaires des membres de l’IPEEC n’ont pas été garanties à hauteur du montant pour financer le secrétariat de l’IPEEC jusqu’au 31 décembre 2010 soit, selon les estimations de l’AIE, 1,3 million d’euros.
14. Le secrétariat de l’AIE et le comité exécutif se rencontrent selon les besoins afin de discuter des questions relatives à la mise en œuvre pratique et au fonctionnement du présent protocole.
15. Le présent protocole peut être modifié par écrit d’un commun accord entre l’AIE et le comité exécutif.
16. Après le début des activités de l’IPEEC, toute entité gouvernementale nationale ou toute organisation intergouvernementale souhaitant devenir membre de l’IPEEC sera invitée à signer le présent mémorandum et sera définie comme membre de l’IPEEC au sens du présent protocole. Tout nouveau membre de l’IPEEC a le droit d’avoir des agents travaillant au secrétariat de l’IPEEC, sous réserve des dispositions des paragraphes 5 et 8.
17. L’AIE ou le comité exécutif peuvent mettre fin au présent protocole à tout moment, chacun veillant à informer l’autre partie par écrit au moins douze mois à l’avance.
18. Lorsqu’un membre de l’IPEEC se retire de l’IPEEC conformément au mandat, l’avis de retrait communiqué dans ce cadre par ledit membre de l’IPEEC constitue un avis de retrait au sens du présent protocole. Sans préjudice de ce qui précède, les membres de l’IPEEC veillent à ce que le secrétariat de l’IPEEC informe immédiatement l’AIE par écrit dès lors qu’il a été avisé d’un retrait. Les participants à l’IPEEC se retirant de l’IPEEC ne se verront en aucun cas rembourser par l’AIE les contributions volontaires qu’ils ont versées précédemment.
19. Lorsqu’au 30 juin d’une année donnée, le comité exécutif et l’AIE n’ont pas décidé de mettre fin aux activités faisant l’objet du présent protocole, l’AIE lance, si nécessaire, un appel de fonds à l’ensemble des membres de l’IPEEC par l’intermédiaire du comité exécutif afin d’aider le secrétariat de l’IPEEC à disposer de fonds suffisants pour l’année civile suivante. Dans le cas où au 30 septembre de cette même année, l’AIE n’aurait pas reçu suffisamment de fonds, elle peut décider de cesser d’héberger le secrétariat de l’IPEEC.
20. Si à la suite d’une modification ou de l’expiration du présent protocole, le secrétariat de l’IPEEC n’est plus hébergé par l’AIE, les frais relatifs au départ de l’AIE du personnel rémunéré du secrétariat de l’IPEEC, ainsi que tous les autres frais directs liés au bon déroulement de la liquidation du présent arrangement, sont intégralement supportés par les membres de l’IPEEC et/ou les autres entités agréées par le comité exécutif. Ils participent au budget du secrétariat de l’IPEEC en contribuant volontairement à hauteur du montant nécessaire à cette fin, tel qu’il a été déterminé d’un commun accord entre l’AIE et le comité exécutif. Chaque contribution de ce type doit être réalisée conformément aux lois ou réglementations du membre de l’IPEEC concerné. Dans le cas où les contributions volontaires seraient en excédent alors que le secrétariat de l’IPEEC ne serait plus hébergé par l’AIE, les fonds non utilisés doivent être alloués par l’AIE aux membres de l’IPEEC proportionnellement à leur contribution respective au budget alors en cours. Le présent paragraphe demeure applicable à l’expiration du présent protocole.
21. Le présent protocole n’impose pas et ne vise pas à imposer d’engagements ou d’obligations juridiquement contraignants aux membres de l’IPEEC ou à l’AIE.
PROTOCOLE CONCERNANT L’ACCUEIL PAR L’AIE du secrÉtariat du Partenariat international pour la coopÉration en matiÈre d’efficacitÉ ÉnergÉtique
(signature)
Richard H. JONES, Ambassadeur
Représentant de l’Agence internationale de l’énergie
Le 18 juin 2009
PROTOCOLE CONCERNANT L’ACCUEIL PAR L’AIE du secrÉtariat du Partenariat international pour la coopÉration en matiÈre d’efficacitÉ ÉnergÉtique
(signature)
Andre CORREA DO LAGO
Représentant du ministère des relations extérieures de la république fédérative du Brésil
Le 24 mai 2009
PROTOCOLE CONCERNANT L’ACCUEIL PAR L’AIE du secrÉtariat du Partenariat international pour la coopÉration en matiÈre d’efficacitÉ ÉnergÉtique
(signature)
Kevin STRINGER
Représentant de Ressources naturelles Canada
Date: 24 mai 2009
PROTOCOLE CONCERNANT L’ACCUEIL, PAR L’AGENCE INTERNATIONALE DE L’ÉNERGIE (AIE), du secrÉtariat du Partenariat international pour la coopÉration en matiÈre d’efficacitÉ ÉNERGÉtique
(signature)
XIE Ji
Représentant de la commission nationale pour le développement et la réforme de la République populaire de Chine
Date: 24 mai 2009
PROTOCOLE CONCERNANT L’ACCUEIL, PAR L’AGENCE INTERNATIONALE DE L’ÉNERGIE (AIE), du secrÉtariat du Partenariat international pour la coopÉration en matiÈre d’efficacitÉ ÉNERGÉtique
(signature)
Pierre-Marie ABADIE
Représentant du ministère français de l’écologie, de l’énergie, du développement durable et de l’aménagement du territoire
Le 22 juin 2009
PROTOCOLE CONCERNANT L’ACCUEIL, PAR L’AGENCE INTERNATIONALE DE L’ÉNERGIE (AIE), du secrÉtariat du Partenariat international pour la coopÉration en matiÈre d’efficacitÉ ÉNERGÉtique
(signature)
Detlef DAUKE
Représentant du ministère fédéral allemand de l’économie et de la technologie
Le 24 mai 2009
PROTOCOLE CONCERNANT L’ACCUEIL, PAR L’AGENCE INTERNATIONALE DE L’ÉNERGIE (AIE), du secrÉtariat du Partenariat international pour la coopÉration en matiÈre d’efficacitÉ ÉNERGÉtique
(signature)
Daniele MANCINI
Représentant du ministère italien du développement économique
Le 24 mai 2009
PROTOCOLE CONCERNANT L’ACCUEIL, PAR L’AGENCE INTERNATIONALE DE L’ÉNERGIE (AIE), du secrÉtariat du Partenariat international pour la coopÉration en matiÈre d’efficacitÉ ÉNERGÉtique
(signature)
Тогu ISHIDA
Représentant du ministère japonais de l’économie, du commerce et de l’industrie
Le 24 mai 2009
PROTOCOLE CONCERNANT L’ACCUEIL, PAR L’AGENCE INTERNATIONALE DE L’ÉNERGIE (AIE), du secrÉtariat du Partenariat international pour la coopÉration en matiÈre d’efficacitÉ ÉNERGÉtique
(signature)
Tae Hyun CHOI
Représentant du ministère coréen de l’économie de la connaissance
Le 24 mai 2009
PROTOCOLE CONCERNANT L’ACCUEIL PAR L’AIE du secrÉtariat du Partenariat international pour la coopÉration en matiÈre d’efficacitÉ ÉnergÉtique
(signature)
Aldo FLORES
Représentant du secrétariat à l’énergie du Mexique
Le 24 mai 2009
PROTOCOLE CONCERNANT L’ACCUEIL PAR L’AIE du secrÉtariat du Partenariat international pour la coopÉration en matiÈre d’efficacitÉ ÉnergÉtique
(signature)
Sergey MIKHAYLOV
Représentant du ministère de l’énergie de la Fédération de Russie
Le 24 mai 2009
PROTOCOLE CONCERNANT L’ACCUEIL PAR L’AIE du secrÉtariat du Partenariat international pour la coopÉration en matiÈre d’efficacitÉ ÉnergÉtique
(signature)
Graham WHITE
Représentant du ministère de l’énergie et du changement climatique du Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord
Le 24 mai 2009
PROTOCOLE CONCERNANT L’ACCUEIL PAR L’AIE du secrÉtariat du Partenariat international pour la coopÉration en matiÈre d’efficacitÉ ÉnergÉtique
(signature)
David SANDALOW
Représentant du ministère américain de l’énergie
Le 24 mai 2009