Toutes les plaintes font l'objet d'une évaluation initiale rapide par l'autorité compétente. Cette évaluation permet de déterminer si une plainte est motivée.
Si tel est le cas, l'autorité compétente donne à la plainte les suites appropriées, prévoyant notamment pour toute personne directement concernée par ladite plainte la possibilité de faire valoir ses observations.
Lorsque l'autorité compétente juge que la plainte est manifestement infondée, elle informe le plaignant de sa décision et de ses motifs.
L’identité du plaignant n’est pas révélée au capitaine ni à l’armateur concerné. L’inspecteur prend les mesures appropriées pour garantir la confidentialité des plaintes déposées par les gens de mer, notamment en s’assurant que la confidentialité est garantie pendant les entretiens avec les gens de mer.
Les États membres informent l'administration de l'État du pavillon des plaintes qui ne sont pas manifestement infondées et des suites qui leur ont été données, et transmettent le cas échéant une copie de ces informations à l'Organisation internationale du travail (OIT).