CRITÈRES MINIMAUX APPLICABLES AUX ORGANISMES AFIN D'OBTENIR OU DE CONTINUER À BÉNÉFICIER DE L'AGRÉMENT COMMUNAUTAIRE
(visés à l'article 3)
A. CRITÈRES MINIMAUX GÉNÉRAUX
1. Un organisme agréé doit avoir la personnalité juridique dans l'État où il est implanté. Sa comptabilité doit être certifiée par des auditeurs indépendants.
2. L'organisme agréé doit être en mesure de justifier d'une expérience étendue dans le domaine de l'évaluation de la conception et de la construction des navires de commerce.
3. L'organisme agréé doit disposer en permanence d'un personnel d'encadrement, technique, d'assistance et de recherche proportionné à la flotte inscrite dans sa classification, à sa composition et à la participation de l'organisme à la construction et à la conversion des navires. L'organisme agréé doit être capable d'affecter à tous les lieux de travail, en fonction des besoins, des moyens et du personnel proportionnés aux tâches à effectuer conformément aux critères minimaux généraux visés aux points 6 et 7 et aux critères minimaux spécifiques visés à la partie B.
4. L'organisme agréé doit avoir et appliquer un ensemble de règles et de procédures exhaustives, qui lui sont propres, ou la capacité avérée de le faire, concernant la conception, la construction et les visites périodiques des navires de commerce, possédant la qualité de normes internationalement reconnues. Elles doivent être publiées, continuellement mises à jour et améliorées au moyen de programmes de recherche et de développement.
5. Le registre des navires de l'organisme agréé doit être publié annuellement ou conservé dans une base de données électronique accessible au public.
6. L'organisme agréé ne doit pas être sous le contrôle de propriétaires ou de constructeurs de navires, ou d'autres personnes exerçant des activités commerciales dans le domaine de la fabrication, de l'équipement, de la réparation ou de l'exploitation des navires. Les recettes de l'organisme agréé ne dépendent pas de manière significative d'une seule entreprise commerciale. L'organisme agréé n'effectue pas de tâches réglementaires ou de classification s'il est lui-même le propriétaire ou l'exploitant du navire ou s'il a des liens professionnels, personnels ou familiaux avec ce propriétaire ou cet exploitant. Cette incompatibilité s'applique également aux inspecteurs employés par l'organisme agréé.
7. L'organisme agréé doit agir conformément aux dispositions de l'annexe de la résolution A.789(19) de l'OMI concernant les spécifications définissant les fonctions des organismes reconnus agissant au nom de l'administration en matière de visites et de délivrance des certificats, dans la mesure où lesdites dispositions relèvent du champ d'application du présent règlement.
B. CRITÈRES MINIMAUX SPÉCIFIQUES
1. L'organisme agréé doit assurer, grâce à ses inspecteurs exclusifs ou, dans des cas exceptionnels et dûment justifiés, aux inspecteurs exclusifs d'autres organismes agréés, une couverture mondiale.
2. L'organisme agréé doit être régi par un code de déontologie.
3. L'organisme agréé doit être géré et administré de manière à garantir la confidentialité des informations exigées par l'administration.
4. L'organisme agréé doit fournir toute information utile à l'administration et à la Commission ainsi qu'aux parties intéressées.
5. L'organisme agréé, ses inspecteurs et le personnel technique qu'il emploie exécutent leurs tâches sans porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle des chantiers navals, des équipementiers et des propriétaires de navires, y compris les brevets, les licences, le savoir-faire ou tout autre type de connaissance dont l'utilisation est juridiquement protégée au niveau international, communautaire ou national; l'organisme agréé, les inspecteurs et le personnel technique qu'il emploie ne peuvent en aucun cas, et sans préjudice des pouvoirs d'évaluation des États membres et de la Commission, en particulier au titre de l'article 9, transmettre ou divulguer des informations présentant un intérêt d'un point de vue commercial qui auraient été obtenues dans le cadre de leurs activités d'inspection, de vérification et de surveillance de nouvelles constructions ou de navires en réparation.
6. La direction de l'organisme agréé doit définir et documenter sa politique et ses objectifs en matière de qualité ainsi que son attachement à ces objectifs et doit s'assurer que cette politique est comprise, appliquée et maintenue à tous les niveaux de l'organisme. La politique de l'organisme agréé doit se fonder sur des objectifs et des indicateurs de performance en matière de sécurité et de prévention de la pollution.
7. L'organisme agréé doit faire en sorte:
a) que ses règles et procédures soient établies et maintenues de manière systématique;
b) que ses règles et procédures soient respectées, un système interne étant mis en place pour mesurer la qualité du service par rapport à ces règles et procédures;
c) que les normes du travail réglementaire pour lequel l'organisme agréé est habilité soient respectées, un système interne étant mis en place pour mesurer la qualité du service par rapport au respect des conventions internationales;
d) que les responsabilités, les pouvoirs et les relations entre les membres du personnel dont le travail influe sur la qualité des services offerts par l'organisme agréé soient définis et documentés;
e) que tous les travaux soient effectués sous contrôle;
f) qu'un système de supervision permette de contrôler les mesures prises et les travaux effectués par les inspecteurs et le personnel technique et administratif employés par l'organisme agréé;
g) que les inspecteurs possèdent des connaissances approfondies du type particulier de navire sur lequel ils effectuent leurs travaux correspondant à la visite spécifique à effectuer, ainsi que des exigences applicables en la matière;
h) qu'un système de qualification des inspecteurs et de mise à jour régulière de leurs connaissances soit mis en place;
i) que des enregistrements soient tenus, montrant que les normes prescrites ont été respectées dans les différents domaines où des services ont été fournis et que le système de qualité fonctionne efficacement;
j) qu'un système général d'audits internes, planifié et documenté, des activités liées à la qualité, où qu'elles aient été exercées, soit maintenu;
k) que les inspections et les visites réglementaires requises par le système harmonisé de visites et de délivrance des certificats auxquelles l'organisme agréé est habilité à procéder soient effectuées conformément aux modalités prévues dans l'annexe et dans l'appendice de la résolution A.948(23) de l'OMI concernant les directives sur les visites en vertu du système harmonisé de visites et de délivrance des certificats;
l) que des modalités claires et directes en matière de responsabilité et de contrôle soient définies entre les services centraux et régionaux de l'organisme agréé, ainsi qu'entre les organismes agréés et leurs inspecteurs.
8. L'organisme agréé doit avoir élaboré et mis en œuvre et doit maintenir un système efficace de qualité interne fondé sur les aspects pertinents des normes de qualité internationalement reconnues et conforme aux normes EN ISO/IEC 17020:2004 (organismes de contrôle) et EN ISO 9001:2000 (systèmes de gestion de la qualité, exigences), telles qu'interprétées et certifiées par l'entité d'évaluation et de certification de la qualité visée à l'article 11, paragraphe 1.
9. Les règles et procédures de l'organisme agréé doivent être mises en œuvre de telle manière que l'organisme est toujours en mesure d'aboutir, à partir de ses propres connaissances directes et appréciations, à une déclaration fiable et objective sur la sécurité des navires concernés, au moyen de certificats de classification, sur la base desquels les certificats statutaires peuvent être délivrés.
10. L'organisme agréé doit posséder les moyens nécessaires pour évaluer, aux fins de certification — par le recours à des professionnels qualifiés et en application des dispositions énoncées dans l'annexe de la résolution A.913 (22) de l'OMI concernant les directives sur l'application du code international de gestion de la sécurité (code ISM) par les administrations — la mise en œuvre et le maintien du système de gestion de la sécurité, tant à terre qu'embarqué.
11. Des représentants de l'administration et d'autres parties concernées doivent pouvoir prendre part à l'élaboration des règles et des procédures de l'organisme agréé.