1. Les États membres sont responsables de l’organisation du service des visas de leurs consulats.
Pour prévenir toute diminution de la vigilance et éviter d’exposer le personnel à des pressions locales, un régime de rotation des agents en contact direct avec les demandeurs de visa est instauré en tant que de besoin. Une attention particulière est accordée à la clarté de l’organisation du travail et à une répartition/séparation nette des responsabilités en ce qui concerne la prise de la décision finale sur les demandes. L’accès en consultation au VIS, au SIS et à d’autres informations confidentielles est réservé à un nombre limité de membres du personnel dûment habilités. Des mesures appropriées seront prises pour prévenir l’accès non autorisé à ces bases de données.
2. La conservation et l'utilisation des vignettes-visas font l'objet de mesures de sécurité adéquates en vue de prévenir toute fraude ou perte. Chaque consulat tient une comptabilité de son stock de vignettes-visas et enregistre l'utilisation de chacune d'elles. Toute perte importante de vignettes-visas vierges est signalée à la Commission.
3. Les consulats ou les autorités centrales conservent des archives des demandes sur support papier ou sous forme électronique. Chaque dossier individuel contient les informations pertinentes permettant, si nécessaire, de reconstituer le contexte de la décision prise sur la demande.
Les dossiers individuels sont conservés pendant au moins un an à compter de la date de la décision visée à l'article 23, paragraphe 1, ou, en cas de recours, jusqu'au terme de la procédure de recours, la période la plus longue étant retenue. Le cas échéant, les dossiers individuels électroniques sont conservés pendant la période de validité du visa délivré.