1. Lorsque le conseil d'administration confie à l'organisme compétent d'un État membre la responsabilité de l'examen technique pour certains genres ou espèces, le président de l'Office notifie ce fait, ci-après dénommé la «désignation d'un office d'examen», à l'organisme retenu, ci-après dénommé l'«office d'examen». Cette attribution prend effet le jour de sa notification. La présente disposition s'applique mutatis mutandis lorsque l'attribution conférée à un office d'examen est modifiée ou retirée, sous réserve de l'article 15, paragraphe 6, du présent règlement.
1 bis.
Le conseil d'administration peut soumettre la désignation d'un office d'examen ou l'extension de la portée d'une désignation existante d'un office d'examen au respect des conditions, des lignes directrices et des procédures pertinentes établies par l'Office.
Si un office d'examen fait appel à des services qualifiés en la matière visés à l'article 56, paragraphe 3, du règlement de base, il assure le respect des conditions, lignes directrices et procédures pertinentes établies par l'Office.
L'Office réalise un audit afin d'examiner si l'office d'examen respecte les conditions, lignes directrices et procédures pertinentes qu'il a établies. Au terme de cet audit, l'Office rédige un rapport d'audit.
Le conseil d'administration fonde la décision relative à la désignation d'un office d'examen sur le rapport d'audit rédigé par l'Office.
1 ter.
Dans le cas d'une extension de la portée d'une désignation existante d'un office d'examen effectuée à l'initiative de l'Office, le conseil d'administration peut, en l'absence d'un rapport d'audit, fonder sa décision sur un rapport rédigé par l'Office dans lequel est évalué le respect des conditions, lignes directrices et procédures pertinentes établies par l'Office.
Dans le cas d'une extension de la portée d'une désignation existante d'un office d'examen effectuée à l'initiative d'un office d'examen, le conseil d'administration fonde sa décision sur un rapport d'audit rédigé par l'Office.
1 quater.
Le conseil d'administration peut décider, sur la base d'un rapport d'audit, de retirer la désignation existante d'un office examen ou d'en réduire la portée.
La portée d'une désignation existante d'un office d'examen peut être réduite sur la base d'une requête introduite par un office d'examen et approuvée par l'Office. L'Office enregistre cette réduction dans l'accord visé à l'article 15, paragraphe 1.
2. Les membres du personnel de l’office d’examen qui participent à l’examen technique ne peuvent utiliser à des fins non autorisées ni divulguer à une personne non autorisée les faits, documents et informations qui viendraient à leur connaissance au cours de l’examen technique ou à l’occasion de son exécution. Ils restent soumis à cette obligation après l’exécution de l’examen technique, la cessation de leurs fonctions ou le retrait de l’attribution conférée à l’office d’examen.
3. Les dispositions du paragraphe 2 s’appliquent mutatis mutandis au matériel d’une variété végétale, mis à la disposition de l’office d’examen par le demandeur.
L'Office peut élaborer des principes directeurs concernant l'utilisation par les offices d'examen du matériel végétal qui a été soumis aux fins de l'évaluation de la distinction, de l'homogénéité et de la stabilité dans le cadre des demandes de protection communautaire des obtentions végétales. Lesdits principes directeurs peuvent inclure les conditions dans lesquelles ce matériel végétal peut être transféré entre différents offices d'examen.
4. L’Office contrôle la mise en œuvre des dispositions des paragraphes 2 et 3 et statue sur l’exclusion ou la récusation de membres du personnel des offices d’examen, conformément à l’article 81, paragraphe 2, du règlement de base.