1. La désignation d'un office d'examen ou d'un organisme est mise à exécution par un accord écrit, conclu par l'Office et l'office d'examen ou l'organisme, prévoyant que l'office d'examen ou l'organisme exécute l'examen technique des variétés végétales pour certains genres et espèces en contrepartie de l'indemnité, à la charge de l'Office, visée à l'article 58 du règlement de base. Lorsque la responsabilité de l'examen technique est confiée à un service de l'Office, conformément à l'article 14, paragraphe 2, du présent règlement, l'Office applique ses règles internes sur les méthodes de travail.
2. La conclusion de l'accord écrit visé au paragraphe 1 a pour effet de conférer aux actes réalisés après la signature dudit accord ou devant être réalisés, conformément aux termes de l'accord, par les membres du personnel de l'office d'examen, la qualité d'actes de l'Office opposables aux tiers.
3. Lorsque l’office d’examen entend demander le concours d’autres services techniquement qualifiés, conformément à l’article 56, paragraphe 3, du règlement de base, le nom de ces services doit préalablement figurer dans l’accord écrit conclu avec l’Office. L’article 81, paragraphe 2, du règlement de base et l’article 13, paragraphes 2 et 3, du présent règlement s’appliquent mutatis mutandis aux membres du personnel concernés, qui doivent signer un engagement écrit de respecter l’obligation de confidentialité.
4. L’Office verse à l’office d’examen une indemnité couvrant la totalité des coûts exposés par ce dernier dans le cadre de l’examen technique. Le conseil d’administration détermine, sur une base uniforme, les méthodes de calcul des coûts et les éléments constitutifs de ces coûts, qui sont applicables à tous les offices d’examen désignés.
5. Un office d'examen soumet périodiquement à l'Office, sur demande, un état détaillé des coûts liés à l'exécution des examens techniques et au maintien des collections de référence nécessaires. Dans le cas visé au paragraphe 3, l'office d'examen remet à l'Office un rapport d'audit séparé concernant les services dont le concours est demandé.
Dans le cas visé au paragraphe 3, l'office d'examen tient compte des coûts exposés par ce service. L'Office détermine le format sous lequel les coûts sont détaillés. Si, à la suite de deux demandes émanant de l'Office, l'office d'examen n'a pas fourni à l'Office l'état détaillé des coûts dans le délai fixé par l'Office, l'indemnité visée au paragraphe 4 peut être réduite de 20 %.
6. Le retrait ou la modification de la désignation d'un office d'examen ou d'un organisme ne produit ses effets qu'à la date de prise d'effet de la résiliation de l'accord écrit visé au paragraphe 1.