1. Tout document versé par une partie à la procédure est remis par courrier, par signification ou par voie électronique.
Les modalités de la transmission par voie électronique sont arrêtées par le président de l’Office.
2. Tout document versé par les parties à la procédure est réputé reçu à sa date de réception effective au siège de l’Office ou, dans le cas d’un document versé par voie électronique, à sa date de réception sous forme électronique par l’Office.
3. À l’exception des documents joints en annexe, tout document versé au dossier par les parties à la procédure doit être signé par elles ou par leur mandataire.
Lorsqu'un document est transmis à l'Office par voie électronique, l'indication du nom de l'expéditeur et l'authentification électronique, consistant en l'introduction correcte de l'identifiant et du mot de passe, ont valeur de signature.
4. Lorsqu’un document n’a pas été dûment signé ou qu’un document reçu est incomplet ou illisible, ou lorsque l’Office a des doutes quant à la précision du document, l’Office informe l’expéditeur en conséquence et l’invite à fournir l’original du document signé conformément au paragraphe 3, ou à renvoyer un exemplaire de l’original dans un délai d’un mois.
Si cette demande est satisfaite dans le délai prévu, le document signé ou renvoyé est réputé reçu à la date de réception du premier exemplaire. Dans le cas contraire, le document est réputé ne pas avoir été reçu.
5. Les documents présentés par une partie à la procédure doivent être transmis par voie électronique ou sur support papier aux autres parties et à l'office d'examen concerné.
Lorsque des documents transmis sur support papier concernent la procédure, plusieurs demandes de protection communautaire des obtentions végétales ou une licence d'exploitation, un nombre suffisant d'exemplaires est versé au dossier. Les exemplaires manquants sont fournis aux frais de la partie concernée.