1. Aux fins du règlement d’application, les échanges entre les autorités et institutions des États membres et les personnes couvertes par le règlement de base reposent sur les principes du service public, de l’efficacité, de l’assistance active, de la fourniture rapide et de l’accessibilité, y compris l’accessibilité en ligne, aux personnes handicapées et aux personnes âgées en particulier.
2. Les institutions communiquent ou échangent dans les meilleurs délais toutes les données nécessaires à l’établissement et à la détermination des droits et des obligations des personnes auxquelles s’applique le règlement de base. Ces données sont transmises entre les États membres soit directement par les institutions elles-mêmes, soit par l’intermédiaire des organismes de liaison.
3. Les informations, documents ou demandes transmis par erreur par une personne à une institution située sur le territoire d’un État membre autre que celui dans lequel est située l’institution désignée conformément au règlement d’application doivent être retransmis dans les meilleurs délais par la première institution à l’institution désignée conformément au règlement d’application, la date de leur transmission initiale étant indiquée. Cette date a force contraignante à l’égard de la deuxième institution. Toutefois, les institutions d’un État membre ne peuvent être tenues responsables, ou considérées comme ayant statué faute d’avoir pris une décision, du simple fait d’une transmission tardive des informations, documents ou demandes par les institutions d’autres États membres.
4. Lorsque le transfert des données a lieu par l’intermédiaire de l’organisme de liaison de l’État membre de destination, le délai de réponse à une demande commence à courir à la date à laquelle ledit organisme de liaison a reçu la demande, comme si c’était l’institution de cet État membre qui l’avait reçue.