1. Les États membres veillent à ce que les informations nécessaires soient mises à la disposition des personnes concernées pour leur signaler les changements apportés par le règlement de base et le règlement d’application de manière à leur permettre de faire valoir leurs droits. Ils veillent en outre à la convivialité des services fournis.
2. Les personnes auxquelles s’applique le règlement de base sont tenues de transmettre à l’institution concernée les informations, documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de leur situation ou à celle de leur famille, à l’établissement ou au maintien de leurs droits et obligations, ainsi qu’à la détermination de la législation applicable et des obligations qui leur incombent en vertu de celle-ci.
3. Lorsqu’ils collectent, transmettent ou traitent des données à caractère personnel au titre de leur législation afin de mettre en œuvre le règlement de base, les États membres garantissent aux personnes concernées le plein exercice de leurs droits concernant la protection des données à caractère personnel, dans le respect des dispositions communautaires relatives à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de telles données.
4. Dans la mesure nécessaire à l’application du règlement de base et du règlement d’application, les institutions concernées transmettent les informations et délivrent les documents nécessaires aux personnes concernées sans tarder et, en tout état de cause, dans les délais fixés par la législation de l’État membre concerné.
L’institution compétente notifie sa décision au demandeur qui réside ou séjourne dans un autre État membre, directement ou par l’intermédiaire de l’organisme de liaison de l’État membre de résidence ou de séjour. Lorsqu’elle refuse de servir les prestations, elle indique également les motifs du refus, les voies de recours et les délais impartis pour former un recours. Une copie de cette décision est transmise aux autres institutions concernées.