1. Les États membres désignent un point de contact national chargé de l’échange d’informations avec les autres États membres en ce qui concerne l’application du présent règlement. Les États membres communiquent à la Commission le nom et l’adresse de leurs points de contact nationaux au plus tard le 4 décembre 2011. La Commission établit la liste de tous les points de contact et la transmet aux États membres.
2. Les autorités compétentes des États membres travaillent en étroite coopération, se prêtent mutuellement et rapidement assistance et partagent toutes les autres informations pertinentes afin de faciliter la mise en œuvre et l’application effective du présent règlement.
3. Les autorités compétentes des États membres échangent des informations sur les condamnations et les sanctions qui ont été infligées pour toute infraction grave visée à l’article 6, paragraphe 2. L’État membre qui reçoit la notification d’une infraction grave visée à l’article 6, paragraphe 2, qui a donné lieu à une condamnation ou à une sanction dans un autre État membre au cours des deux années précédemment écoulées inscrit cette infraction dans son registre électronique national.
4. Les États membres répondent aux demandes d’informations émanant de toutes les autorités compétentes des autres États membres et procèdent à des contrôles, des inspections et des enquêtes concernant le respect, par les transporteurs par route établis sur leur territoire, de l’exigence prévue à l’article 3, paragraphe 1, point a). Ces demandes d’informations peuvent inclure l’accès aux documents requis pour prouver que les conditions énoncées à l’article 5 sont remplies. Les demandes d’informations émanant des autorités compétentes des États membres sont dûment justifiées et motivées. Elles comportent à cette fin des éléments crédibles pointant vers de possibles infractions à l’article 3, paragraphe 1, point a), indiquent l’objectif de la demande et précisent de façon suffisamment détaillée les informations et documents qui sont demandés.
5. Les États membres transmettent les informations demandées par les autres États membres en application du paragraphe 4 dans un délai de trente jours ouvrables à compter de la réception de la demande. Les États membres peuvent, d’un commun accord, convenir d’un délai plus court.
6. Si l’État membre auquel est adressée la demande considère que celle-ci n’est pas suffisamment motivée, il en informe l’État membre demandeur dans un délai de dix jours ouvrables à compter de la réception de la demande. L’État membre demandeur étaye davantage sa demande. Lorsque l’État membre demandeur n’est pas en mesure d’étayer davantage sa demande, l’État membre auquel est adressée la demande peut la rejeter.
7. Lorsqu’il lui est difficile de donner suite à une demande d’informations ou de procéder à des contrôles, inspections ou enquêtes, l’État membre auquel est adressée la demande en informe l’État membre demandeur dans un délai de dix jours ouvrables à compter de la réception de la demande, en précisant les motifs de la difficulté. Les États membres concernés se concertent pour trouver une solution à toute difficulté soulevée. En cas de retards persistants dans la fourniture d’informations à l’État membre demandeur, la Commission en est informée et prend des mesures appropriées.
8. L’échange d’informations visé au paragraphe 3 intervient au moyen du système d’échange de messages, à savoir le Registre européen des entreprises de transport routier (ERRU) mis en place par le règlement (UE) no 1213/2010 de la Commission. La coopération administrative et l’assistance mutuelle entre les autorités compétentes des États membres visées aux paragraphes 4 à 7 sont mises en œuvre au moyen du système d’information du marché intérieur (IMI), institué par le règlement (UE) no 1024/2012 du Parlement européen et du Conseil. À cette fin, chaque État membre peut désigner comme autorité compétente le point de contact visé au paragraphe 1 et en informe la Commission via l’IMI.
9. Les États membres veillent à ce que les informations qui leur sont transmises conformément au présent article ne soient utilisées qu’aux fins pour lesquelles elles ont été demandées. Tout traitement de données à caractère personnel est effectué exclusivement aux fins de l’exécution du présent règlement et conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil.
10. La coopération et l’assistance mutuelles en matière administrative sont fournies à titre gracieux.
11. Une demande d’informations n’empêche pas les autorités compétentes de prendre des mesures conformément à la législation nationale et au droit de l’Union applicables afin d’enquêter sur les violations alléguées du présent règlement et de les prévenir.