Règlement intérieur du comité mixte créé en vertu de l’accord Interbus relatif au transport international occasionnel de voyageurs par autocar ou par autobus
Article premier
Dénomination du comité mixte
Le comité mixte créé en vertu de l’article 23 de l’accord Interbus relatif au transport international occasionnel de voyageurs par autocar ou par autobus est dénommé ci-après «le comité».
Article 2
Présidence
1. La présidence du comité est exercée par un représentant de la Commission européenne (ci-après dénommée «la Commission»), au nom de l’Union européenne.
2. Le chef de délégation de l’Union, ou le cas échéant son suppléant, exerce les fonctions de président du comité.
3. Le président dirige les travaux du comité.
Article 3
Délégations
1. Les parties pour lesquelles l’accord est en vigueur (ci-après dénommées «les parties») nomment leurs représentants au comité. La délégation de l’Union est composée de représentants de la Commission, assistés par des représentants des États membres.
2. Chaque partie nomme le chef et, le cas échéant, le chef suppléant de sa délégation.
3. Chaque partie peut désigner de nouveaux représentants dans le comité. Le secrétaire du comité est informé immédiatement de ces changements par écrit.
4. Des représentants du secrétariat général du Conseil de l’Union européenne peuvent assister en tant qu’observateurs aux réunions du comité. Le président, en accord avec les autres chefs de délégation, peut inviter des personnes qui ne sont pas membres des délégations à assister à une réunion du comité afin de fournir des informations sur des sujets déterminés.
5. Les parties informent le secrétaire du comité, au moins une semaine avant la réunion, de la composition de leur délégation.
Article 4
Secrétariat
1. Un représentant de la Commission assure le secrétariat du comité. Le secrétaire est désigné par le président du comité et exerce sa fonction aussi longtemps qu’un nouveau secrétaire n’est pas nommé. Le président communique le nom et les coordonnées du secrétaire aux autres parties.
2. Le secrétaire est responsable de la communication entre les délégations, y compris la transmission des documents, et supervise les fonctions de secrétariat.
Article 5
Réunions du comité
1. Le comité se réunit à la demande d’au moins une partie. Il est convoqué par le président.
2. Le président adresse la convocation aux chefs des autres délégations, accompagnée du projet d’ordre du jour et des documents de séance, au plus tard 15 jours ouvrables avant le début de la réunion.
3. L’une des parties peut demander au président de réduire les délais visés au paragraphe 2 afin de tenir compte de l’urgence d’un cas particulier.
4. Sauf décision contraire des chefs de délégations, les réunions du comité ne sont pas publiques.
5. Le comité se réunit à Bruxelles, sauf si les parties conviennent d’un autre lieu de réunion.
Article 6
Ordre du jour
1. Le président, assisté du secrétaire, établit l’ordre du jour provisoire de chaque réunion et fixe, après consultation des chefs des autres délégations, la date et le lieu de la réunion. Le président transmet l’ordre du jour provisoire aux autres chefs de délégation au plus tard 15 jours ouvrables avant le début de la réunion. L’ordre du jour est assorti de tous les documents de travail nécessaires.
2. La date limite fixée au paragraphe 1 ne s’applique pas aux réunions urgentes convoquées conformément à l’article 5, paragraphe 3.
3. Chaque partie peut proposer un ou plusieurs points supplémentaires à inscrire à l’ordre du jour provisoire, au plus tard vingt-quatre heures avant le début de la réunion. La demande d’inscription de points supplémentaires à l’ordre du jour doit être motivée et adressée par écrit au président.
4. Au début de la réunion, le comité approuve l’ordre du jour. Le comité peut décider d’inscrire à l’ordre du jour un point qui ne figure pas dans l’ordre du jour provisoire.
Article 7
Adoption des actes
1. Les décisions du comité sont arrêtées à l’unanimité des parties représentées, conformément à l’article 23, paragraphes 5 et 6, de l’accord. Les recommandations, notamment celles visées à l’article 24, paragraphe 2, point g), de l’accord, sont prises par consensus entre les délégations des parties représentées. Les décisions et les recommandations portent le titre de «Décision» ou de «Recommandation» suivi d’un numéro d’ordre, de la date de leur adoption et d’une indication de leur objet.
2. Les décisions et les recommandations du comité sont revêtues de la signature du président et du secrétaire. Elles sont transmises par le secrétaire aux autres chefs de délégation.
3. Chaque partie peut décider de publier tout acte adopté par le comité.
4. Les actes du comité peuvent être adoptés par procédure écrite lorsque les chefs de délégation en sont convenus. Le président soumet le projet d’acte aux autres chefs de délégation qui répondent en indiquant s’ils acceptent ou n’acceptent pas le projet, s’ils proposent des modifications du projet ou s’ils demandent un temps de réflexion supplémentaire. Si le projet est adopté, le président met au point la décision ou la recommandation conformément aux paragraphes 1 et 2.
5. Les recommandations et les décisions sont rédigées en langues anglaise, française et allemande, ces textes faisant foi. Chaque partie assure la traduction correcte des recommandations et des décisions dans sa ou ses langues officielles. La traduction dans les autres langues de l’Union est assurée par la Commission.
Article 8
Procès-verbal
1. Le secrétaire établit, sous la responsabilité du président, un projet de procès-verbal de chaque réunion du comité, dans les 15 jours ouvrables suivant la réunion.
2. Le procès-verbal comprend en règle générale sur chaque point de l’ordre du jour:
— la mention des documents soumis au comité,
— les déclarations dont une partie a demandé l’inscription,
— les décisions prises, les recommandations formulées et les conclusions adoptées.
3. Le projet de procès-verbal est soumis au comité pour approbation selon la procédure écrite visée à l’article 7, paragraphe 4. Si cette procédure n’aboutit pas, le procès-verbal est adopté par le comité lors de sa prochaine réunion.
4. Une fois adopté par le comité, le procès-verbal est signé par le président et le secrétaire et conservé par ce dernier. Le secrétaire en transmet copie aux autres chefs de délégation.
Article 9
Confidentialité
Sans préjudice de la disposition relative à la publication des actes prévue à l’article 7, paragraphe 3, les délibérations des réunions et les documents du comité relèvent du secret professionnel.
Article 10
Dépenses
1. Chaque partie prend à sa charge les dépenses qu’elle expose en raison de sa participation aux réunions du comité.
2. Le comité statue sur le remboursement des dépenses liées aux missions confiées à des personnes invitées par le président en vertu de l’article 3, paragraphe 4.
Article 11
Correspondance
Toute la correspondance destinée au président du comité ou émanant de celui-ci est envoyée au secrétaire du comité. Celui-ci transmet copie de toute correspondance relative à l’accord à l’ensemble des délégations.
Article 12
Langues
Les langues utilisées dans les réunions du comité et dans les documents sont arrêtées par le comité. La partie accueillant la réunion n’a aucune obligation de fournir une interprétation pour les autres langues.