CONSEIL EUROPÉEN DE LA RECHERCHE
Règles pour la soumission de propositions et les procédures connexes d’évaluation, de sélection et d’attribution en relation avec le programme spécifique «Idées» du septième programme-cadre (2007-2013)
TABLE DES MATIÈRES
1. Préambule – définitions532.Introduction532.1.Principes532.2.Dépôt des propositions542.2.1.Appels de propositions542.2.2.Préenregistrement542.2.3.Soumission542.2.4.Aide à la soumission552.2.5.Réception552.2.6.Contrôle d’éligibilité553.Évaluation par les pairs563.1.1.Rôle des experts indépendants563.1.2.Nomination d’experts573.1.2.1.Exclusion d’experts indépendants à la demande d’un proposant573.1.3.Conditions de désignation, code de conduite et conflits d’intérêts573.1.4.Observateurs indépendants583.1.5.Critères de l’évaluation par les pairs593.1.6.Organisation de l’évaluation par les pairs593.1.6.1.Évaluation par les pairs des projets de recherche exploratoire593.1.6.2.Procédure de soumission en deux étapes pour les projets de recherche exploratoire603.1.6.3.Évaluation par les pairs des actions de coordination et de soutien613.1.7.Résultats de l’évaluation par les pairs, sélection et rejet des propositions613.1.8.Retour d’informations623.1.9.Assistance et procédures de recours623.1.10.Rapport et informations sur le processus d’évaluation par les pairs634.Décision d’attribution et préparation des conventions de subventions635.Annexes645.1.Annexe A – Procédures de soumission des propositions sur papier645.2.Annexe B – Procédures d’analyse éthique645.3.
Annexe C – Règles relatives au remboursement des frais de voyage, à l’indemnité journalière et à l’indemnité d’hébergement pour les chercheurs principaux invités à une entrevue
675. 4.Annexe D – Traitement des actions du CER sensibles sur le plan de la sécurité69
1. PRÉAMBULE – DÉFINITIONS
Le Conseil européen de la recherche (CER) est établi par la Commission européenne en application des dispositions du programme spécifique «Idées» du septième programme-cadre de recherche, de développement technologique et de démonstration («Programme spécifique “Idées” »), aux fins de la mise en œuvre de ce programme spécifique.
Le CER se compose d’un conseil scientifique, d’un secrétaire général et d’une structure spécifique de mise en œuvre mise en place par la Commission européenne, qui prend la forme d’une Agence exécutive du Conseil européen de la recherche; le CER est responsable devant la Commission et travaille dans des conditions d’autonomie et d’intégrité garanties par celle-ci.
Par souci de clarté, dans le présent document, on entend par:
«ERCEA», l’Agence exécutive du Conseil européen de la recherche;
«7e PC», le septième programme-cadre de la Communauté européenne pour des activités de recherche, de développement technologique et de démonstration (2007-2013);
«règles de participation», les règles de participation des entreprises, des centres de recherche et des universités pour la mise en œuvre du septième programme-cadre et pour la diffusion des résultats de la recherche (2007-2013);
«règlement financier», le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes.
2. INTRODUCTION
L’objet du présent document est de fixer les règles applicables à la soumission de propositions et à leur évaluation par les pairs, ainsi qu’à l’attribution de subventions aux propositions retenues. Ces règles définissent des paramètres fondamentaux conçus pour garantir que les procédures aboutissant à l’attribution des subventions sont rigoureuses, équitables, efficaces et appropriées. Elles ont été définies en association avec le Conseil scientifique du CER, ce dernier étant responsable, entre autres, de l’établissement du programme de travail «Idées», des méthodes d’évaluation par les pairs ainsi que des procédures applicables à une telle évaluation dans le cas des propositions relevant du programme spécifique «Idées» et à l’identification des experts indépendants contribuant à cette évaluation. Elles sont adoptées par la Commission conformément aux règles de participation.
La section 1 décrit les principes essentiels régissant le processus depuis la soumission jusqu’à l’attribution: excellence, transparence, équité et impartialité, efficacité et rapidité, ainsi que des considérations éthiques.
La section 2 décrit les procédures de soumission des propositions et leur traitement ultérieur, y compris le contrôle de leur éligibilité.
La section 3 décrit l’évaluation par les pairs, y compris les modalités de sélection et de nomination des experts indépendants, le traitement des conflits d’intérêts potentiels et avérés ainsi que l’organisation de l’évaluation par les pairs. Elle décrit également les modalités du traitement des recours et des plaintes, de la notification de l’évaluation par les pairs et de l’attribution des subventions.
La section 4 décrit la préparation et l’attribution des subventions.
2. 1. Principes
Le processus de soumission des propositions en vue de l’attribution de subventions repose sur une série de principes bien établis:
— Excellence. Les projets sélectionnés pour bénéficier d’un financement doivent apporter la preuve d’une grande qualité scientifique et/ou technique.
— Transparence. Les décisions de financement et d’attribution doivent s’appuyer sur des règles et procédures décrites clairement, et les entités juridiques proposantes ainsi que les chercheurs principaux doivent recevoir des retours d’information suffisants sur les résultats de l’évaluation par les pairs de leurs propositions.
— Équité et impartialité. Toutes les propositions seront traitées avec cohérence et de la même façon. Elles doivent être évaluées de manière impartiale en fonction de leurs mérites, quelles que soient leur origine ou l’identité de l’entité proposante, du chercheur principal ou des membres de l’équipe.
— Confidentialité. Toutes les propositions et les données, toutes les connaissances et tous les documents connexes communiqués à l’ERCEA doivent être traités de manière confidentielle.
— Efficacité et rapidité. L’évaluation par les pairs, l’attribution et la préparation des subventions doivent être aussi rapides que possible, dans une mesure compatible avec le maintien de la qualité de l’évaluation par les pairs, et le respect du cadre juridique.
— Considérations éthiques et de sécurité. Toute proposition qui va à l’encontre des principes éthiques fondamentaux ou qui n’est pas conforme aux procédures de sécurité applicables peut être exclue à tout moment des procédures d’évaluation par les pairs, de sélection et d’attribution.
2. 2. Dépôt des propositions
2. 2.1. Appels de propositions
Les propositions sont soumises en réaction à la publication d’appels de propositions («appels»). Le contenu et le calendrier des appels sont fixés dans le programme de travail «Idées», et sont publiés au Journal officiel de l’Union européenne («texte de l’appel») ainsi que sur un ou plusieurs sites de la Commission et sur le site du CER, qui contiendra des hyperliens vers le ou les sites de la Commission.
Les appels pour des projets de recherche exploratoire peuvent donner un budget indicatif pour l’ensemble de l’appel, ou des budgets indicatifs pour des domaines spécifiques de recherche dans le cadre de l’appel, qui feront l’objet d’une évaluation par des panels séparés d’experts indépendants.
L’appel précisera également si la procédure de soumission et/ou d’évaluation par les pairs se fera en une ou en deux phases. Dans le cas d’une soumission en deux phases, seuls les proposants retenus à l’issue de la première phase sont invités à soumettre une proposition complète dans une seconde phase.
2. 2.2. Préenregistrement
Du fait de l’approche ascendante du programme spécifique «Idées», le CER attend un grand nombre de propositions dans tous les domaines de recherche. Afin de permettre au CER de fournir les ressources et l’expertise nécessaires pour le processus d’évaluation par les pairs, un appel peut prévoir un préenregistrement.
Le préenregistrement peut comporter l’indication du thème ainsi que des objectifs de recherche envisagés dans la proposition.
Lorsque l’appel prévoit un préenregistrement, le candidat potentiel demandera, avant l’échéance pour le préenregistrement, le code d’accès et le mot de passe pour le système informatique du service de soumission électronique (actuellement EPSS, ci-après dénommé «système de soumission électronique»), nécessaires pour soumettre une proposition. Le ou les délais de préenregistrement peuvent être fixés quelques semaines avant le ou les délais de soumission des propositions. Le préenregistrement et la soumission constituent deux phases distinctes. Si l’appel prévoit un préenregistrement mais que le candidat ne se préenregistre pas, la soumission d’une proposition par ce candidat ne sera pas acceptée par le système de soumission électronique.
Dans le cas des appels qui ne prévoient pas de préenregistrement, le candidat potentiel doit tout de même s’inscrire et demander un mot de passe pour accéder au système de soumission électronique (actuellement EPSS) et être en mesure de soumettre sa proposition avant l’échéance de l’appel.
Dans des cas exceptionnels, le candidat potentiel peut solliciter auprès de l’ERCEA l’autorisation de soumettre une proposition sur papier, comme prévu à l’annexe A de la présente décision.
2. 2.3. Soumission
Les propositions, et le cas échéant les préenregistrements, sont soumises par voie électronique via le service de soumission électronique exploité par la Commission (actuellement EPSS).
Les propositions d’actions de recherche «exploratoires», en application des dispositions du programme de travail «Idées» indiquent un chercheur principal (CP), personne physique assumant la responsabilité scientifique du projet. Les propositions sont soumises par le chercheur principal habilité par l’institut d’accueil proposé, qui est officiellement l’entité juridique proposante et à laquelle la subvention sera attribuée. Tout au long du processus de soumission et d’évaluation par les pairs, le chercheur principal sera le canal de communication essentiel entre l’ERCEA et l’entité juridique proposante.
La préparation et le chargement de toutes les données relatives à la proposition, ainsi que l’accord du proposant sur les conditions d’utilisation du système de soumission électronique et les conditions d’évaluation par les pairs, doivent intervenir avant la soumission de la proposition proprement dite.
Le système de soumission électronique effectuera une série de vérifications de base. Ce n’est qu’à l’issue de ces contrôles que le système de soumission électronique permettra au candidat de soumettre. Ces contrôles ne remplacent pas les contrôles d’éligibilité décrits au point 2.2.6 et ne peuvent donner l’assurance que le contenu des fichiers satisfait aux exigences de l’appel. La soumission est considérée comme effectuée au moment où le chercheur principal lance la procédure finale de soumission, tel qu’enregistré par le système électronique de soumission, et non à un quelconque moment qui précède.
Les propositions soumises sur un support électronique amovible (CD-ROM ou tout autre dispositif électronique similaire), par courrier électronique ou par télécopieur ne seront pas considérées comme ayant été soumises, et ne seront pas évaluées. À titre exceptionnel, si un chercheur principal est dans l’impossibilité matérielle d’accéder au système de soumission électronique, il peut demander l’autorisation de l’ERCEA de soumettre sa proposition sur papier. Les procédures liées à cette demande et les formalités associées à une soumission sur papier sont fixées à l’annexe A des présentes règles.
Le guide du proposant contient une procédure pour le retrait d’une proposition. Une proposition retirée ne sera plus prise en considération ultérieurement en vue d’une évaluation par les pairs.
En cas de réception de plusieurs exemplaires de la même proposition, seule la dernière version complète éligible reçue est évaluée.
Les propositions seront archivées dans des conditions de sécurité garanties en permanence. Les exemplaires devenus superflus seront tous détruits sauf ceux requis à des fins d’archivage et/ou d’audit.
2. 2.4. Aide à la soumission
Le guide du proposant explique en détail la manière dont les chercheurs principaux ou les entités juridiques proposantes peuvent obtenir une assistance ou des informations sur toute question en rapport avec un appel. Il donne les coordonnées des points de contact nationaux, de l’ERCEA et des bureaux d’assistance du CER. Un bureau d’assistance spécifique prendra en charge les questions relatives au système de soumission électronique.
2. 2.5. Réception
La date et l’heure de réception de la dernière version des propositions soumises sont enregistrées. Après la date de clôture de l’appel, un accusé de réception sera envoyé sous forme d’un courrier électronique contenant:
— le titre de la proposition et l’identificateur unique de la proposition (numéro de proposition),
— le code d’identification de l’appel pour lequel la proposition a été envoyée,
— la date et l’heure de réception (correspondant à l’heure de la clôture de l’appel pour les propositions soumises par voie électronique).
Après la soumission, l’ERCEA n’entre en contact avec le chercheur principal et/ou l’entité juridique proposante que si cela est nécessaire pour clarifier des questions telles que l’éligibilité ou pour vérifier les données administratives ou légales contenues dans la proposition. Toutefois, dans une procédure en deux étapes et uniquement dans le cas des propositions acceptées, le chercheur principal habilité par l’entité juridique proposante peut, sous les conditions indiquées dans l’appel, être invité à soumettre une nouvelle proposition, ou des informations en complément de la proposition initiale, et/ou à se rendre à une entrevue.
2. 2.6. Contrôle d’éligibilité
Pour être retenues en vue de l’évaluation par les pairs, les propositions doivent remplir tous les critères d’éligibilité. Ces critères sont appliqués strictement. Pour les soumissions de propositions en deux phases, chaque phase fait l’objet d’un contrôle d’éligibilité. Toutes les propositions soumises en réponse à un appel feront l’objet d’un contrôle sur la base des critères d’éligibilité suivants:
— réception de la proposition dans les délais (date et heure indiquées dans l’appel),
— caractère complet de la proposition, c’est-à-dire présence de toutes les parties et formulaires requis,
— champ d’application de l’appel: le contenu de la proposition doit être en rapport avec les objectifs, les thèmes et le mécanisme de financement indiqués dans l’appel, tels que définis dans le programme de travail «Idées». Une proposition ne sera déclarée inéligible pour des raisons liées au champ d’application de l’appel que dans des cas indiscutables,
— tous les critères d’éligibilité supplémentaires applicables à l’appel seront précisés dans le programme de travail «Idées» et dans l’avis.
S’il apparaît clairement avant, pendant ou après la phase d’évaluation qu’une proposition ne répond pas à un ou plusieurs critères d’éligibilité, la proposition sera déclarée inéligible par la Commission et retirée du processus d’évaluation. En cas de doute sur l’éligibilité d’une proposition, l’évaluation par les pairs peut se poursuivre dans l’attente d’une décision finale sur l’éligibilité. Le fait qu’une proposition soit évaluée dans ces circonstances ne constitue pas une preuve de son éligibilité.
Si la question de l’éligibilité n’est pas clairement tranchée et qu’un examen plus complet est jugé nécessaire, un comité d’examen de l’éligibilité peut être convoqué. Son rôle est d’assurer une interprétation juridique cohérente de ces cas et une égalité de traitement entre les entités juridiques proposantes et les chercheurs principaux des propositions en cause.
Les chercheurs principaux dont les propositions sont déclarées inéligibles seront informés des motifs de cette décision.
3. ÉVALUATION PAR LES PAIRS
3. 1.1. Rôle des experts indépendants
Les propositions font l’objet d’un examen par des experts indépendants (pairs évaluateurs), afin de garantir que seules les propositions de la plus haute qualité sont sélectionnées pour bénéficier d’un financement. Un expert indépendant est un expert extérieur au CER et à la Commission, qui travaille à titre personnel et qui, dans son travail, ne représente aucune organisation ni communauté scientifique.
Aux fins de l’évaluation par les pairs, on distingue cinq types d’experts indépendants:
1. Présidents des panels d’évaluation par les pairs du CERils organisent les travaux au sein du panel, président les réunions et participent à une réunion finale de consolidation. Ils peuvent également procéder à l’évaluation individuelle de propositions, en général à distance, en vue des réunions du panel.
2. Membres des panels d’évaluation par les pairs du CERils contribuent à la préparation des réunions du panel, y participent et peuvent également être associés à l’évaluation individuelle de propositions, en général à distance.
3. Évaluateurs de panelexperts indépendants auxquels il est fait appel pour aider à l’évaluation individuelle de propositions. Ils ne participent habituellement pas aux réunions du panel.
4. Arbitresexperts indépendants qui effectuent des évaluations individuelles de propositions, uniquement à distance et ne sont pas rémunérés pour les tâches qu’ils accomplissent.
5. Observateurs indépendantsexperts indépendants qui sont invités à examiner le processus d’évaluation par les pairs du point de vue de son fonctionnement et de son exécution. Ils n’effectuent pas d’évaluation des propositions en cours d’examen. Ils peuvent participer à toutes les réunions liées au processus d’évaluation par les pairs.
3. 1.2. Nomination d’experts
Le conseil scientifique du CER a la responsabilité de proposer des experts indépendants en vue de l’évaluation par les pairs des projets de recherche exploratoire conformément à l’article 17, paragraphe 2, des règles de participation, et d’assurer le suivi de l’exécution des actions indirectes au sens de l’article 27, paragraphe 1, des règles de participation. Le conseil scientifique du CER peut, afin de sélectionner les experts indépendants, faire appel à ses membres et utiliser des informations fournies par des membres des panels ou par l’ERCEA. Sur la base de cette proposition, l’ERCEA nommera officiellement les experts.
Les experts indépendants doivent posséder les compétences et les connaissances requises dans les domaines d’activité où leur avis est sollicité. Ils doivent également posséder un niveau élevé d’expérience professionnelle dans le secteur public ou dans le secteur privé, en matière de recherche scientifique, de bourses ou de gestion scientifique. D’autres compétences peuvent également être requises, par exemple le tutorat et la formation de jeunes chercheurs, l’administration, la gestion ou l’évaluation de projets; le transfert de technologies et l’innovation; la coopération internationale en science et technologie. Aux fins de la désignation d’experts indépendants traitant des informations classifiées, une habilitation de sécurité du niveau approprié est requise.
L’ERCEA a également recours à la liste d’experts issue des appels à candidatures publiés au Journal officiel de l’Union européenne, ainsi qu’à d’autres experts possédant les qualifications nécessaires, identifiés par exemple en consultant les agences nationales de financement de la recherche et des organismes analogues. Les experts peuvent provenir de pays autres que les États membres et que les pays associés au 7e PC.
Pour constituer des réserves d’experts, l’ERCEA cherche à obtenir le plus haut niveau d’expertise scientifique et technique dans les domaines correspondant à l’appel, en tenant compte également d’autres critères, notamment:
— un niveau de participation raisonnable de femmes et d’hommes venus de toute l’Union européenne et des pays associés ainsi que des pays tiers,
— une rotation régulière des experts, compatible avec la continuité nécessaire; on table sur un taux de rotation moyen par année civile d’au moins un quart des experts affectés à chaque domaine de recherche.
Les experts doivent avoir les compétences linguistiques requises pour évaluer les propositions.
Les noms des experts indépendants chargés des différentes propositions ne sont pas rendus publics. Toutefois, la liste des experts indépendants qui ont assisté à l’évaluation des propositions reçues en réponse à un appel lié au programme spécifique «Idées» sera publiée chaque année sur un ou plusieurs sites de la Commission. En outre, la liste des membres du panel sera publiée sur le site du CER.
Tout contact direct ou indirect en relation avec l’évaluation par les pairs entre le chercheur principal et/ou l’entité juridique proposante dans le cadre d’un appel et tout expert indépendant participant à cette évaluation par les pairs est strictement interdit. Tout contact de ce type peut entraîner une décision de l’ERCEA portant exclusion de l’appel en question pour la proposition concernée.
3. 1.2.1. Exclusion d’experts indépendants à la demande d’un proposant
Le guide du proposant applicable peut autoriser les proposants à déposer une demande visant à ce qu’une personne déterminée ne participe pas à l’évaluation par les pairs de leur proposition. En pareil cas, les proposants seront invités à préciser les motifs de leur demande. Si la personne identifiée est un expert indépendant participant à l’évaluation de propositions pour l’appel en question, elle peut être exclue de l’évaluation pour la proposition en cause, pour autant que l’ERCEA reste en mesure de faire évaluer la proposition.
3. 1.3. Conditions de désignation, code de conduite et conflits d’intérêts
Le présent point concerne les modalités de nomination par l’ERCEA d’experts indépendants chargés de contribuer à l’évaluation par les pairs des propositions soumises au titre du programme spécifique «Idées». La même procédure peut être appliquée mutatis mutandis par l’ERCEA aux fins de la nomination d’experts pour les tâches visées à l’article 27, paragraphe 1, des règles de participation.
L’ERCEA établit une lettre de nomination à signer par l’expert indépendant, sur la base des lettres types approuvées par la Commission. La lettre de nomination fixe le cadre de la relation entre l’expert indépendant et l’ERCEA dans lequel il peut être appelé à fournir une expertise afin d’assister le CER.
Cette lettre de nomination présente les conditions générales applicables aux experts indépendants; elle définit en particulier un code de conduite, joint à la lettre de nomination, auquel doivent se conformer ces experts dans le cadre des évaluations par les pairs, ainsi que les dispositions essentielles relatives à la confidentialité, aux conflits d’intérêts et au traitement des données à caractère personnel.
La nomination prendra effet à la signature par l’expert indépendant et l’ERCEA.
L’attribution de tâches de président de panel, de membre de panel, d’évaluateur de panel et d’observateur indépendant ouvre droit à compensation financière. Dans ce cas, la lettre de nomination indiquera les conditions générales de cette compensation.
En ce qui concerne les arbitres, l’attribution de tâches n’ouvre droit à aucune compensation financière.
Dans le contexte de la répartition des tâches, tous les experts indépendants sont invités à confirmer qu’ils ne se trouvent pas dans une situation de conflit d’intérêts (rédhibitoire ou potentiel) pour chaque proposition qu’ils sont amenés à examiner. Si un expert relève un conflit d’intérêts concernant une proposition, la marche à suivre dépend de la nature du conflit, rédhibitoire ou potentiel.
Les cas dans lesquels peuvent survenir des conflits d’intérêts «rédhibitoires» ou «potentiels» sont indiqués dans le code de conduite.
Les experts indépendants ne peuvent participer à l’évaluation des propositions en réponse à un appel pour lequel ils ont eux-mêmes soumis une proposition.
En cas de conflit d’intérêts rédhibitoire, l’expert indépendant ne doit pas influer sur l’évaluation par les pairs de la proposition concernée. En particulier, un expert indépendant ne peut alors ni participer à l’évaluation individuelle (habituellement effectuée à distance) ni intervenir ni voter dans aucune réunion du panel concernant cette proposition. Dans ce cas, l’expert quitte le local (ou le forum électronique) lorsque le panel examine le dossier individuel de la proposition pour laquelle existe un tel conflit d’intérêts.
En cas de conflit d’intérêts potentiel, l’ERCEA examinera les circonstances et statuera. L’expert indépendant peut être autorisé à participer à l’évaluation par les pairs de la proposition concernée (il doit alors signer une déclaration à cet effet) ou être exclu selon les mêmes modalités que dans le cas d’un conflit rédhibitoire.
Un expert doit déclarer tout conflit d’intérêts dont il a connaissance avant la session d’évaluation par les pairs.
Si un conflit d’intérêts insoupçonné jusque-là apparaît au cours de la procédure d’évaluation, l’expert indépendant doit en avertir immédiatement un responsable. Si ce conflit s’avère rédhibitoire, l’expert indépendant doit s’abstenir de tout travail d’évaluation supplémentaire impliquant la proposition en question. Aucun commentaire ni aucune notation effectués précédemment par cet expert indépendant ne seront pris en compte. Si nécessaire, l’expert exclu sera remplacé.
Si un expert indépendant cache sciemment un conflit d’intérêts rédhibitoire ou potentiel, et que ce conflit est découvert au cours de la session d’évaluation par les pairs, l’expert indépendant est immédiatement exclu et les sanctions prévues dans la lettre de nomination sont appliquées. Toute session d’évaluation par les pairs à laquelle cet expert aura participé sera déclarée nulle et non avenue, et la ou les propositions concernées seront réévaluées.
Par analogie avec l’article 265 bis, paragraphe 3, des modalités d’exécution du règlement financier, une infraction au code de conduite ou une autre faute grave commise par un expert indépendant peut valoir faute professionnelle grave et entraîner l’exclusion de cet expert indépendant de la liste d’experts indépendants à nommer par l’ERCEA. À la suite d’une telle exclusion, l’expert indépendant sera retiré de la base de données et ne pourra se réinscrire aussi longtemps que durera l’exclusion.
3. 1.4. Observateurs indépendants
Des experts indépendants peuvent être nommés en qualité d’observateurs pour examiner le processus d’évaluation par les pairs du point de vue de son fonctionnement et de son exécution. Le mandat des observateurs couvre toute la session d’évaluation par les pairs, y compris les éventuelles évaluations à distance. Dans ce dernier cas, les observateurs ont accès à toutes les communications entre l’ERCEA et les pairs évaluateurs, et peuvent prendre contact avec une partie ou la totalité de ces derniers afin de sonder leur opinion sur la conduite des évaluations. Les observateurs ont accès à toute réunion qui fait partie de la session d’évaluation.
L’ERCEA signe une lettre de nomination avec chaque observateur indépendant. La lettre type approuvée par la Commission sera utilisée pour la nomination des observateurs indépendants. Le code de conduite spécifique applicable aux observateurs du processus d’évaluation par les pairs figure dans la lettre type approuvée par la Commission.
L’ERCEA informera le comité de programme du choix et du cadre de mission des experts nommés observateurs.
La mission des observateurs est d’examiner le déroulement des sessions d’évaluation par les pairs du point de vue de leurs modalités et non du résultat, à moins que les aspects opérationnels influent directement sur les résultats des évaluations. Il n’est donc pas nécessaire que les observateurs aient des compétences dans le domaine des propositions évaluées. En fait, il est considéré comme avantageux d’avoir des observateurs qui ne possèdent pas une connaissance trop approfondie du domaine scientifique et technique concerné, afin d’empêcher des conflits entre leurs opinions sur les résultats des évaluations et le fonctionnement des sessions. En tout cas, ils s’abstiennent de se prononcer sur les propositions en cours d’examen ou sur l’appréciation des experts indépendants.
Leur rôle est de donner des avis indépendants sur la conduite des sessions d’évaluation par les pairs, sur la manière dont les procédures pourraient être améliorées et dont les experts indépendants appliquent les critères d’évaluation. Ils vérifient que les procédures définies ou visées dans les présentes règles sont respectées et ils font rapport à l’équipe de direction du programme sur les pistes d’amélioration du processus.
Les observateurs sont tenus de se conformer aux mêmes obligations que les experts indépendants en matière de confidentialité et de signer les lettres de nominations comprenant les accords de confidentialité. Ils ne sont pas autorisés à divulguer des renseignements sur les propositions, ni sur les experts indépendants affectés à l’examen de celles-ci, ni sur les délibérations des panels.
Les observateurs transmettent leurs constatations au CER. Ils sont aussi encouragés à avoir des discussions informelles avec les fonctionnaires de l’ERCEA associés aux sessions d’évaluation et à suggérer à la Commission toute amélioration éventuelle susceptible d’être mise en pratique sans délai.
L’ERCEA informera le comité de programme des constatations des observateurs et peut rendre public un résumé de leur rapport.
L’exécution de tâches d’observation de l’évaluation par les pairs est conditionnée par les durées maximales indiquées dans la mission spécifique. Ces durées maximales peuvent être prolongées par modification écrite.
3. 1.5. Critères de l’évaluation par les pairs
Les critères d’évaluation, y compris les éventuels barèmes et les pondérations et seuils qui leur sont associés, sont définis dans le programme de travail «Idées», sur la base de principes exposés dans le programme spécifique «Idées» et dans les règles de participation. La manière dont ils seront appliqués est expliquée en détail dans le guide du proposant.
Des procédures particulières sont appliquées aux propositions portant sur des thèmes sensibles au point de vue éthique (voir annexe B) ou qui nécessitent un examen plus attentif eu égard à des considérations de sécurité (voir annexe D).
3. 1.6. Organisation de l’évaluation par les pairs
Le conseil scientifique du CER fixe la méthodologie de l’évaluation par les pairs, dont les modalités peuvent varier d’un appel à l’autre, supervise le processus d’évaluation et fixe les règles de procédure des panels du CER publiées sur le site internet de ce dernier (guide des pairs évaluateurs du CER). Le conseil scientifique du CER peut également déléguer ses membres pour assister aux réunions de panel en qualité d’observateurs. Toutefois, les membres du conseil scientifique n’influeront en aucun cas sur le résultat de la réunion de panel à laquelle ils assistent.
L’évaluation par les pairs est organisée selon les principes fixés au point 2.1, afin de garantir une évaluation cohérente, rigoureuse et de qualité des propositions, en fonction des critères définis dans le programme de travail «Idées».
Lorsqu’un appel prévoit une procédure d’évaluation en deux phases, seules les propositions qui passent la première phase, fondée sur une évaluation en fonction d’une série restreinte de critères, seront soumises à l’évaluation par les pairs.
3. 1.6.1. Évaluation par les pairs des projets de recherche exploratoire
L’évaluation par les pairs est réalisée par des panels de chercheurs et d’universitaires indépendants. Les panels peuvent être assistés par des évaluateurs ou des arbitres spécialisés qui effectuent l’évaluation de façon complète ou partielle chez eux ou sur leur lieu de travail («évaluation à distance»). Les panels sont établis afin de couvrir tous les domaines de recherche de l’appel, chaque panel étant responsable d’un ensemble de domaines de recherche.
Les panels travaillent selon les règles de procédure des panels du CER mentionnées plus haut, sous la présidence d’un expert indépendant confirmé.
Toute évaluation par les pairs peut être organisée en deux phases successives. En pareil cas, le résultat de la première phase sert de base à la seconde phase. La chronologie des événements est habituellement la suivante:
Attribution des propositions aux panelschaque proposition est attribuée à un panel en fonction du thème de la proposition. L’attribution initiale sera fondée sur les indications fournies par le proposant, le titre et le contenu de la proposition et/ou les informations, éventuellement sous forme de «mots clés», donnés dans la proposition.
Appréciation individuelleles propositions sont examinées par rapport aux critères pertinents par au moins trois pairs évaluateurs qualifiés dans les domaines scientifiques et/ou technologiques dont relève la proposition, qui établissent des rapports d’appréciation individuelle (RAI).
Évaluation par le panel
les panels sont chargés d’examiner de manière cohérente les propositions relevant de leur domaine de compétence et de travailler de manière coordonnée avec les autres panels, afin d’assurer la cohérence du traitement des propositions dans tous les panels et pour tous les domaines scientifiques ou technologiques ouverts dans l’appel.
Le jugement d’un panel sur une proposition (y compris les notes éventuelles attribuées à la proposition pour chaque critère ou globalement, et son rang dans le classement résultant) est fondé sur les appréciations individuelles et la discussion au sein du panel, sanctionné par un vote à la majorité. Le résultat de la phase d’évaluation par le panel revêt la forme d’une liste de classement. Dans la dernière étape de l’évaluation par les pairs, le panel détermine les propositions qui sont recommandées en vue d’un financement, selon le budget associé à l’appel.
Entrevueslorsque cela est prévu dans le programme de travail «Idées», l’évaluation par les panels comporte des entrevues avec le chercheur principal et/ou avec l’entité juridique proposante. Les frais de voyage et de séjour encourus en relation avec les entrevues peuvent être remboursés par l’ERCEA. Les règles de remboursement applicables aux personnes conviées à une entrevue sont indiquées à l’annexe C. Ces entrevues seront conduites par au moins trois membres de panel. Elles peuvent être réalisées sur le lieu de réunion du panel d’évaluation ou, si cela est techniquement faisable, par voie électronique (liaison vidéo, téléconférence ou moyen analogue).
Évaluation transpanels (évaluation tous panels, domaines, thèmes de recherche etc. confondus)l’évaluation transpanels aboutit à un classement final recommandé des propositions retenues pour l’ensemble de l’appel (englobant tous les domaines de recherche ouverts dans l’appel), sur la base d’une évaluation rigoureuse de la qualité des propositions par les différents panels. Cette évaluation est réalisée dans un forum constitué des présidents des panels ou de membres de panel les représentant. L’évaluation transpanels porte plus particulièrement sur les propositions à caractère pluridisciplinaire qui relèvent de la compétence de plusieurs panels, sur les propositions concernant des domaines nouveaux et émergents ainsi que sur les propositions «à haut risque et haut bénéfice».
Si le programme de travail «Idées» fixe des budgets indicatifs associés à chaque panel, domaine, thème de recherche etc., la discussion ne peut porter que sur les propositions autres que celles qui se situent suffisamment haut dans le classement pour entrer dans le budget indicatif fixé pour chaque panel, domaine, thème de recherche, etc.
L’évaluation par les pairs se solde par un rapport pour chaque proposition, y compris dans le cas d’une évaluation transpanels, indiquant la recommandation finale du panel pour la proposition, avec les appréciations de chaque expert indépendant et une éventuelle recommandation concernant le montant maximal d’aide à accorder.
3. 1.6.2. Procédure de soumission en deux étapes pour les projets de recherche exploratoire
Les appels de propositions indiqueront si une procédure en deux étapes est appliquée. En pareil cas, les critères d’évaluation applicables à chaque étape seront fixés dans le programme de travail «Idées». La méthodologie précise de l’évaluation par les pairs applicable à la première et à la seconde phase peut différer (par exemple en ce qui concerne le recours à des évaluateurs de panel, des arbitres et/ou à des entrevues avec le chercheur principal).
Les chercheurs principaux doivent soumettre d’abord une proposition succincte. La proposition de première phase est évaluée au regard des critères définis pour cette phase dans l’appel.
À la suite de l’évaluation de la proposition de première phase, les propositions retenues par le panel sont admises à la seconde phase. Indépendamment de toute évaluation transpanels supplémentaire, les panels ont la faculté à ce stade, dans le cadre de leurs compétences, de recommander que les propositions soient acceptées pour la seconde phase.
Les proposants qui ont passé la première phase sont invités à soumettre une proposition plus détaillée ou plus complète et des informations actualisées sur la proposition initiale dans un délai spécifique en vue de la seconde phase. Afin de respecter le principe de l’égalité de traitement, le panel peut recommander l’exclusion de propositions soumises en vue de la seconde phase qui s’écartent sur le fond de la proposition correspondante soumise lors de la première phase.
Le processus d’évaluation par les pairs en vue de la seconde phase se déroule de la manière décrite au point 3.1.6.1.
3. 1.6.3. Évaluation par les pairs des actions de coordination et de soutien
L’évaluation par les pairs des actions de coordination et de soutien se déroule selon les mêmes modalités qu’au point 3.1.6.1. L’évaluation par le panel peut constituer la phase finale avant que l’ERCEA n’approuve le classement définitif.
La seule exception prévue à cette procédure sera le cas des actions de coordination et de soutien visées à l’article 14 des règles de participation, pour lesquelles des experts indépendants ne sont désignés que si l’ERCEA le juge opportun.
D’autres détails sur la procédure d’évaluation par les pairs pour les actions de coordination et de soutien seront indiqués dans le programme de travail «Idées», dans l’appel et dans le guide du proposant correspondant.
3. 1.7. Résultats de l’évaluation par les pairs, sélection et rejet des propositions
Le conseil scientifique du CER confirme le classement final des propositions dont les experts évaluateurs recommandent le financement.
Sur la base du résultat de l’évaluation par les pairs et de l’établissement du classement final par le conseil scientifique du CER, l’ERCEA établit la ou les listes finales de propositions pouvant bénéficier d’un financement.
Il en résulte:
— Une liste des propositions qui sont d’une qualité suffisamment élevée pour être retenues en vue d’un éventuel financement. La liste est présentée par ordre de préférence, correspondant à la priorité en vue d’un financement dans les limites du budget disponible pour l’appel (la liste des propositions retenues). Si l’appel mentionne des budgets indicatifs pour certains panels, domaines, thèmes de recherche, etc., des listes séparées peuvent être dressées pour chacun d’entre eux.
— Si le financement total recommandé pour les propositions retenues à l’issue de l’évaluation par les pairs dépasse le budget disponible pour l’appel, une ou (dans le cas de budget indicatif associé à des panels, domaines, thèmes de recherche etc.) plusieurs listes de réserve de propositions peuvent être établies. Le nombre de propositions tenues en réserve est déterminé par l’ERCEA, et se fonde sur la probabilité que ces propositions bénéficient en définitive d’un financement, en raison d’événements tels que le retrait de propositions ou la disponibilité d’un budget supplémentaire.
— Une liste des propositions qui ne seront pas retenues en vue d’un financement. Cette liste de rejet comporte les propositions inéligibles (que cette inéligibilité ait été constatée avant, pendant ou après l’évaluation par les pairs), les propositions jugées inférieures au seuil de qualité nécessaire, les propositions qui, du fait de leur classement, ne peuvent bénéficier d’un financement compte tenu du budget disponible, et enfin les propositions figurant encore sur la liste de réserve une fois épuisé le budget de l’appel en cause.
L’évaluation de la qualité, ainsi que le classement recommandé pour le financement des propositions figurant sur la liste des propositions retenues, se fonde sur l’évaluation par les pairs de chaque proposition en fonction de tous les critères applicables. Toutefois, lorsqu’un appel prévoit une évaluation en deux phases avec évaluation par les pairs, et donc lorsqu’une proposition est jugée inférieure au seuil de qualité fixé pour un critère d’évaluation particulier dans l’appel, le rejet de cette proposition peut être recommandé en cours d’évaluation par les pairs, sans nécessairement poursuivre l’examen en fonction des autres critères applicables.
Toute proposition qui enfreint les principes éthiques fondamentaux ou qui ne remplit pas les conditions définies dans le programme spécifique «Idées», le programme de travail «Idées» ou l’appel ne sera pas sélectionnée. Les propositions peuvent également être rejetées pour des motifs éthiques ou de sécurité à la suite des procédures prévues respectivement à l’annexe B et à l'annexe D.
Tout chercheur principal ou toute entité juridique proposante potentiel(le) pour une action indirecte au titre du programme spécifique «Idées» qui a commis une irrégularité à l’occasion de la mise en œuvre d’une autre action indirecte au titre des programmes-cadres peut être exclu(e) à tout moment de la procédure de sélection, dans le respect toutefois du principe de proportionnalité.
3. 1.8. Retour d’informations
À la suite de l’évaluation par les pairs, l’ERCEA informe le chercheur principal et l’entité juridique proposante. Toutes les communications et informations transmises par l’ERCEA au chercheur principal et à l’entité juridique proposante transiteront par un compte de courrier électronique sécurisé de l’ERCEA. Le guide du proposant indiquera la date prévue pour le retour d’informations.
a) À la suite de l’évaluation par les pairs pour la première phase d’une évaluation par les pairs en deux phases:
Les soumissionnaires de propositions déclarées inéligibles seront informés des motifs de cette décision. Les propositions inéligibles ne sont pas évaluées.
Les propositions qui ne sont pas retenues en vue de la phase suivante recevront un retour d’informations sur l’évaluation par les pairs sous forme d’un rapport.
Enfin, les auteurs des propositions retenues pour la phase suivante recevront une notification et pourront être invités à se rendre à une entrevue.
b) À la suite de l’évaluation par les pairs pour la première phase d’une soumission en deux phases:
Les soumissionnaires de propositions déclarées inéligibles seront informés des motifs de cette décision. Les propositions inéligibles ne sont pas évaluées.
Les auteurs des propositions qui ne sont pas retenues en vue de la phase suivante recevront un retour d’informations sous forme d’un rapport d’évaluation.
Enfin, les auteurs de propositions retenues pour la phase suivante recevront une invitation à soumettre une proposition en vue de la seconde phase et pourront être invités à se rendre à une entrevue.
c) À la suite de la seconde évaluation par les pairs dans les cas a) et b) ci-dessus, et à la suite de l’évaluation unique par les pairs dans le cas d’une soumission unique et d’une évaluation en une seule phase:
Les soumissionnaires de propositions déclarées inéligibles seront informés des motifs de cette décision. Les propositions inéligibles ne sont pas évaluées.
Les auteurs des propositions tant au-dessus qu’au-dessous du seuil de qualité recevront un retour d’informations sur l’évaluation par les pairs sous forme d’un rapport d’évaluation.
Ce rapport indique le résultat de l’évaluation et contient, le cas échéant, des commentaires et une note globale et/ou les notes attribuées pour chaque critère. Dans le cas des propositions figurant sur la liste des propositions retenues, le rapport indique, le cas échéant, les recommandations formulées concernant le montant maximal du financement à octroyer, ainsi que toute autre recommandation appropriée concernant la conduite du projet, et/ou des suggestions d’amélioration de la méthodologie et du programme de travail.
En ce qui concerne les propositions rejetées pour ne pas avoir satisfait à un seuil de qualité, il se peut que les commentaires qui figurent dans le rapport d’évaluation ne soient complets que pour les critères examinés jusqu’à l’étape où le seuil n’a pas été atteint.
Les auteurs dont la proposition est rejetée pour des raisons éthiques ou de sécurité seront informés des motifs de cette décision.
3. 1.9. Assistance et procédures de recours
L’ERCEA fournit des informations sur la procédure à suivre par les chercheurs principaux et/ou les entités juridiques proposantes pour transmettre toute question ou recours concernant les résultats d’une évaluation par les pairs en relation avec un appel du CER.
Toute question ou recours doit au moins préciser le titre de l’appel, le numéro de la proposition (le cas échéant), le titre de la proposition, et décrire les problèmes en cause.
Pour des questions concernant le contrôle d’éligibilité et/ou le processus d’évaluation par les pairs d’une proposition particulière, une procédure de recours est engagée pour signaler toute anomalie dans les résultats du contrôle d’éligibilité ou dans la façon dont une proposition a été évaluée, susceptible d’affecter la décision de financer ou de ne pas financer la proposition. Un comité de recours peut être constitué afin d’examiner le dossier en cause. Si le comité est amené à examiner des questions d’éligibilité, il peut faire appel aux conseils du comité d’examen de l’éligibilité (voir point 2.2.6). Le comité réunira du personnel possédant l’expertise scientifique/technique et juridique requise. Le comité lui-même n’évalue pas la proposition. Selon la nature de la plainte, le comité peut examiner les CV des experts indépendants, leurs commentaires individuels et le rapport d’évaluation. Le comité ne remettra pas en cause le jugement scientifique de panels d’experts possédant les qualifications appropriées.
S’appuyant sur cet examen, le comité recommandera une ligne de conduite à l’ERCEA. Si le comité considère que des éléments étayent la plainte, il peut suggérer une réévaluation partielle ou totale de la proposition par des experts indépendants.
Tout recours doit être déposé durant le mois qui suit la date d’envoi du retour d’informations sur le compte de courrier électronique de l’ERCEA, comme décrit au point 3.1.8. Le guide du proposant décrit les modalités précises de recours. Les demandes non recevables ne seront pas prises en considération par le comité des recours.
Une réponse sera envoyée aux plaignants dans les trois semaines suivant le délai applicable pour le dépôt de recours, comme indiqué plus haut. S’il n’est pas possible de leur donner une réponse définitive à ce stade, la réponse indiquera quand cette réponse sera fournie.
3. 1.10. Rapport et informations sur le processus d’évaluation par les pairs
Après chaque évaluation par les pairs, l’ERCEA élabore un rapport et le remet au conseil scientifique du CER et au comité du programme «Idées». Ce rapport donne des informations statistiques sur les propositions reçues (par exemple leur nombre, les thèmes prioritaires couverts, les catégories d’entités juridiques proposantes et le budget demandé), sur la procédure d’évaluation et sur les experts indépendants.
À des fins de communication, l’ERCEA peut publier, à l’issue du processus d’évaluation et dans tout média approprié, des informations générales sur le résultat de l’évaluation par les pairs. En outre, l’ERCEA peut publier des informations sur les propositions évaluées qui se situent au-dessus du seuil de qualité à l’issue de l’évaluation (ou après la seconde phase d’une évaluation en deux phases) et pour laquelle les proposants ont consenti individuellement à la publication des données en cause.
En relation avec le suivi, l’étude et l’évaluation prévus par les programmes de travail «Idées», l’ERCEA peut être amenée à faire appel à des tiers pour le traitement des propositions soumises, conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil. Les proposants sont invités à donner leur libre consentement individuel au traitement de leurs propositions. Le consentement individuel n’est pas impérativement requis, il est donné volontairement par les proposants. Le refus de donner le consentement individuel est sans effet sur le processus d’évaluation.
4. DÉCISION D’ATTRIBUTION ET PRÉPARATION DES CONVENTIONS DE SUBVENTIONS
Les subventions sont accordées aux entités juridiques proposantes par l’ordonnateur responsable dans les limites du budget disponible, sur la base de la liste finale de classement établie par l’ERCEA conformément au point 3.1.7, au moyen d’une convention de subvention officielle.
Les conventions de subvention sont conclues avec les entités juridiques proposantes dans le cadre des procédures financières et juridiques internes et de la vérification du respect des exigences mentionnées dans le présent point.
Au cours de la préparation de la convention de subvention, le chercheur principal et l’entité juridique proposante peuvent être invités à fournir des informations complémentaires sur le projet et la gestion prévue le concernant. Dans les cas où plus d’un participant est associé au projet, il peut être demandé au chercheur principal ou à l’entité juridique proposante d’obtenir ces informations et confirmations de la part des autres participants.
Sur la base du résultat du processus d’évaluation, des conditions supplémentaires applicables à la conclusion d’une convention de subvention peuvent être requises pour certaines propositions. Ces conditions seront dûment consignées et communiquées au chercheur principal ainsi qu’à l’entité juridique proposante concernée, en plus du rapport d’évaluation.
Aucune subvention ne peut être octroyée aux entités juridiques proposantes qui se trouvent, au moment de la procédure d’octroi des subventions, dans une des situations visées aux articles 93, paragraphe 1 (faillite, etc.), 94 (fausses déclarations, etc.) et 96, paragraphe 2, point a) (exclusion des marchés et des subventions financés par le budget de l’Union européenne), du règlement financier. Elles doivent attester qu’elles ne se trouvent pas dans une des situations prévues ci-dessus.
Les questions éthiques doivent également être clarifiées à ce stade, le cas échéant. À cette fin, l’ERCEA nommera des experts indépendants en vue de leur participation au processus d’évaluation éthique (voir annexe B).
Ces préparatifs ne comportent aucune négociation sur le fond scientifique et/ou technique. Une subvention est ensuite attribuée à l’entité juridique proposante, sur la base de la proposition soumise et de la recommandation de financement formulée à l’issue de l’évaluation par les pairs, et sous réserve de l’accord entre l’entité juridique proposante et le chercheur principal.
S’il s’avère impossible de parvenir à un accord avec le chercheur principal et l’entité juridique proposante ou si l’un d’entre eux ou les deux n’ont pas signé la ou les éventuelles conventions supplémentaires requises dans un délai raisonnable qui peut être imposé, les préparatifs en vue de l’octroi de la subvention peuvent être arrêtés.
La préparation des conventions de subvention pour les propositions de la liste de réserve peut commencer dès qu’il aura été démontré clairement qu’un budget suffisant est disponible pour financer une ou plusieurs de ces propositions. Sous réserve de la disponibilité du budget, les préparatifs commenceront par la proposition en tête du classement et se poursuivront par ordre décroissant du classement final.
5. ANNEXES
5. 1. Annexe A – Procédures de soumission des propositions sur papier
À titre exceptionnel, si un proposant est dans l’impossibilité matérielle d’accéder au système de soumission électronique et que rien ne permet d’y remédier, il peut demander l’autorisation de l’ERCEA de soumettre sa proposition sur papier. Cette demande, qui doit expliquer clairement les circonstances, doit parvenir à l’ERCEA au plus tard un mois avant la date de clôture de l’appel.
Les demandes d’autorisation de soumissions sur papier doivent être envoyées à l’adresse suivante:
Agence exécutive du Conseil européen de la recherche
Chef du département «gestion scientifique»
COV2
B-1049 Bruxelles
BELGIQUE
L’ERCEA répond à la demande dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la date de réception. Si une dérogation est accordée, l’ERCEA envoie au coordonnateur des formulaires de proposition pour une soumission sur papier.
Si, en raison des caractéristiques d’un appel, les soumissions par l’internet sont d’une manière générale inappropriées, l’ERCEA peut décider dès le début d’accepter les soumissions sur papier. Dans ces cas, cette possibilité est indiquée dans l’appel et des formulaires de proposition pour soumission sur papier seront mis à la disposition de tous les proposants.
Lorsque la soumission sur papier est permise, par dérogation spéciale ou générale comme décrit ci-dessus, l’envoi contenant les propositions sur papier peut être livré par courrier normal, par service de messageries privé ou être déposé en mains propres. Les propositions soumises sur un support électronique amovible (CD-ROM ou tout autre dispositif électronique similaire), par courrier électronique ou par télécopieur seront exclues. Les propositions présentées sur papier doivent être soumises en un seul envoi. Si les proposants souhaitent soumettre des modifications d’une proposition ou des informations complémentaires, ils doivent clairement indiquer les parties de la proposition qui ont changé et les modifications/parties ajoutées doivent être soumises et reçues avant la date de clôture de l’appel. Les parties ajoutées ou modifiées de la proposition reçues après la date de clôture de l’appel ne seront pas traitées ou évaluées.
En cas de proposition envoyée par la poste ou par service de messageries, la preuve de la date d’envoi est constituée par le cachet de la poste ou le récépissé de dépôt. Les plis contenant les propositions peuvent être ouverts par l’ERCEA à leur arrivée, aux fins de l’enregistrement de leurs références administratives dans des bases de données et de l’envoi des accusés de réception.
5. 2. Annexe B – Procédures d’analyse éthique
Introduction
Afin de mettre en œuvre l’article 6 du 7e PC et l’article 15 des règles de participation, la procédure d’évaluation comporte le repérage initial des questions éthiques soulevées par les propositions, suivi d’un examen éthique des propositions concernées. Le cas échéant, une analyse éthique des propositions peut avoir lieu après l’examen éthique et avant toute décision de sélection par l’ERCEA conformément aux règles applicables. L’examen éthique et l’analyse éthique (ci-après dénommés «procédure d’analyse éthique») sont effectués par des experts indépendants possédant les compétences appropriées en matière d’éthique.
L’objectif de cette procédure d’analyse éthique est de s’assurer que l’Union européenne ne soutient pas de recherches qui seraient contraires aux principes éthiques fondamentaux définis dans les règles pertinentes de l’Union européenne et que les travaux de recherche sont conformes aux règles en matière d’éthique définies dans les décisions relatives au 7e PC et au programme spécifique «Idées». Les avis du Groupe européen d’éthique des sciences et des nouvelles technologies sont pris en considération et continueront de l’être.
Propositions
S’il y a lieu et/ou si requis par l’appel, les propositions comprendront une section «éthique» qui:
— décrit les aspects éthiques potentiels de la recherche proposée au regard de ses objectifs, de la méthodologie et des implications possibles des résultats,
— justifie la conception du projet de recherche d’un point de vue éthique,
— explique comment les exigences éthiques exposées dans le programme de travail seront remplies,
— indique comment les propositions satisfont aux exigences nationales légales et éthiques du pays où la recherche est effectuée,
— indique les délais applicables à l’avis et/ou à l’approbation de toute autorité compétente au niveau national (telle que l’autorité de protection des données, l’autorité pour les essais cliniques, etc.).
À cet effet, il convient que les proposants remplissent le tableau relatif aux questions éthiques figurant dans le guide du proposant.
L’ERCEA peut contacter tout proposant à tout moment au cours du processus afin d’obtenir des informations complémentaires utiles à l’analyse éthique.
Modalités procédurales générales
Procédure d’examen éthique et organisation des panels d’analyse éthique
Examen interne préalable des propositions
L’équipe éthique de l’ERCEA effectuera un examen préalable de toutes les propositions recommandées en vue d’un financement afin de repérer celles qui ne soulèvent aucune question éthique d’aucune sorte et qui peuvent être acceptées en vue d’un financement sans l’intervention d’experts indépendants. Toutes les autres propositions font l’objet d’un examen éthique plus approfondi. Ce processus se fonde sur le tableau relatif aux questions éthiques et sur les propositions soumises.
Soumission au panel d’examen éthique
Toutes les propositions dont l’examen préalable a révélé qu’elles soulèvent des questions éthiques sont soumises à un panel d’examen éthique composé d’experts indépendants possédant les compétences requises en matière d’éthique.
Les experts de ce panel identifieront les propositions dans lesquelles les questions éthiques sont traitées de manière satisfaisante, celles qui peuvent être acceptées pour autant que des documents d’information satisfaisants et/ou une approbation au niveau national soient fournies, et celles qui doivent faire l’objet d’une analyse éthique en raison de l’importance des questions éthiques soulevées.
Pour chaque proposition examinée, les experts préparent et signent un rapport d’examen éthique qui comporte une section consacrée aux exigences. Ces exigences deviennent des obligations contractuelles.
Soumission à un panel d’analyse éthique
Les projets soulevant des questions éthiques importantes repérées lors de l’examen éthique sont soumis à un panel d’analyse éthique. Les projets qui soulèvent des questions éthiques telles que celles liées aux interventions sur les êtres humains, à la recherche sur les embryons humains et sur les cellules souches embryonnaires humaines ainsi que les primates autres que l’homme sont automatiquement soumis à une analyse éthique.
Le panel d’analyse éthique vérifie les questions éthiques soulevées par une proposition et détermine les exigences éthiques à respecter pour que cette proposition soit acceptable au point de vue éthique. À ce stade, le panel d’analyse éthique peut recenser des propositions qui soulèvent des questions éthiques graves susceptibles d’entraîner leur exclusion du processus.
Composition des panels d’examen et d’analyse éthique
Les panels d’examen ou d’analyse éthique sont composés d’experts de différentes disciplines comme le droit, la sociologie, la psychologie, la philosophie et l’éthique, la médecine, la biologie moléculaire, la science vétérinaire, avec un équilibre raisonnable entre membres scientifiques et non scientifiques.
Des experts dûment qualifiés en matière éthique seront sélectionnés et nommés par l’ERCEA parmi ceux identifiés et sélectionnés par la Commission pour le 7e PC et ceux identifiés par le conseil scientifique. Les panels présentent un bon équilibre géographique et hommes/femmes, leur composition dépendant également de la nature des propositions à examiner. Les lettres types de nomination approuvées par la Commission pour les experts indépendants seront utilisées mutatis mutandis pour la nomination d’experts en matière éthique.
Des représentants de la société civile peuvent être invités aux réunions des panels.
Analyse éthique
Habituellement, dans une première étape, les experts indépendants examinent la proposition à distance. Puis dans une seconde phase, les propositions sont examinées au sein du panel d’analyse éthique dûment nommé, en vue de l’adoption d’une décision par consensus.
Le panel établit un rapport d’analyse éthique. Le rapport d’analyse éthique comprend la liste des différentes questions éthiques, un compte rendu de la façon dont les questions ont été traitées par le chercheur principal et son équipe, les exigences et les recommandations du panel. Le rapport est signé par les membres du panel. S’il n’est pas possible d’arriver à un consensus, le rapport doit refléter le point de vue de la majorité des membres du panel.
Les rapports d’examen éthique et d’analyse éthique
Le chercheur principal et l’entité juridique proposante sont informés du résultat de la procédure d’analyse éthique par le rapport d’examen ou le rapport d’analyse éthique, sans que soit divulguée l’identité des experts.
Dans la décision de financement d’un projet, les résultats de la procédure d’analyse éthique seront pris en compte. Cela peut imposer d’apporter des modifications à la convention de subvention et ses annexes ou, dans des cas extrêmes, entraîner l’arrêt de la préparation de cette convention.
Approbations nationales et avis du comité d’éthique compétent
L’ERCEA s’assure que les proposants ont reçu l’approbation requise de l’administration nationale et/ou l’avis favorable du comité d’éthique compétent avant la signature de la convention de subvention. Dans le cas où l’approbation de l’administration nationale et/ou l’avis favorable d’un comité local d’éthique n’ont pas été obtenus avant l’entrée en vigueur de la convention de subvention, celle-ci contient une clause spéciale qui exige que cette autorisation ou cet avis soient obtenus avant le commencement des travaux correspondants.
Suivi et audit en matière éthique
Les propositions qui font l’objet d’un examen éthique et/ou d’une analyse éthique peuvent être classées par les experts parmi celles nécessitant un suivi/audit éthique. Un suivi/audit éthique est assuré par des experts spécialisés dans les questions éthiques, au plus tôt à la date du premier rapport financier. L’objet de cette procédure est d’aider les bénéficiaires de la subvention à traiter les questions éthiques soulevées par leurs travaux et à mener si nécessaire des actions correctives.
Dans des cas extrêmes, le processus de suivi/audit éthique peut donner lieu à une recommandation à l’ERCEA de résilier une convention de subvention. L’organisation et la mise en œuvre de la procédure de suivi/audit éthique relèvent de la responsabilité du secteur d’analyse éthique de la Commission (direction générale de la recherche).
Modalités procédurales particulières pour les activités de recherche portant sur des cellules souches embryonnaires humaines
Lors de l’évaluation et de la sélection de propositions prévoyant l’utilisation de cellules souches embryonnaires humaines (CSEh) et avant la négociation des contrats y relatifs, l’ERCEA a recours à la procédure suivante:
La procédure d’examen scientifique général par les pairs, telle que décrite au point 3 ci-dessus, s’applique. En outre, les experts indépendants chargés de cet examen déterminent:
— si le projet contribue à la réalisation d’objectifs de recherche permettant d’avancer dans les connaissances scientifiques fondamentales en Europe, ou d’acquérir de nouvelles connaissances médicales pour le développement de méthodes diagnostiques, préventives ou thérapeutiques destinées à l’homme,
— si l’utilisation de CSEh est nécessaire pour réaliser les objectifs scientifiques indiqués dans la proposition. En particulier, les proposants doivent démontrer, documents à l’appui, que les méthodes de remplacement validées, telles que l’utilisation de cellules souches provenant d’autres sources ou origines, ne conviennent pas ou ne sont pas disponibles pour réaliser les objectifs visés dans la proposition. Cette dernière disposition ne s’applique pas aux recherches concernant la comparaison de CSEh avec d’autres cellules souches humaines.
Procédure d’analyse éthique
Les propositions de recherche recommandées pour un financement prévoyant l’utilisation de CSEh sont soumises à la Commission (direction générale de la recherche) en vue d’une analyse éthique. Les procédures applicables à l’analyse éthique par la Commission de propositions au titre du 7e PC prévoyant l’utilisation de CSEh sont décrites dans la lettre type de nomination approuvée par la Commission.
Approbations nationales et avis du comité d’éthique compétent
L’ERCEA s’assure que les proposants ont reçu l’approbation requise des autorités compétentes locales ou nationales avant la signature de la convention de subvention.
Dans le cas où l’approbation de l’administration nationale et/ou l’avis favorable d’un comité local d’éthique ne peuvent être obtenus avant la date prévue pour le démarrage du projet, la convention de subvention peut être conclue moyennant l’insertion d’une clause spéciale qui exige que cette autorisation ou cet avis soient obtenus avant le commencement des activités de recherche correspondantes.
Au cours de la négociation de la convention de subvention, il est tenu compte des résultats de l’analyse éthique. Cela peut imposer d’apporter des modifications à la description des travaux figurant dans la convention de subvention ou, dans des cas extrêmes, entraîner l’arrêt de la préparation de cette convention.
Conformément à l’article 6, paragraphe 9, de la décision 2006/972/CE du Conseil, la procédure de réglementation visée aux articles 5 et 7 de la décision 1999/468/CE du Conseil s’applique à l’approbation du financement et à l’adoption d’actions impliquant l’utilisation de CSEh, une fois accomplie l’analyse éthique.
En outre, l’ERCEA encouragera le chercheur principal à assurer une communication appropriée avec le registre européen des CSEh (http://www.hescreg.eu/). Il s’agit de garantir la transparence en ce qui concerne les lignées de CSEh utilisées, ainsi qu’une large diffusion des informations disponibles sur ces lignées.
5. 3. Annexe C – Règles relatives au remboursement des frais de voyage, à l’indemnité journalière et à l’indemnité d’hébergement pour les chercheurs principaux invités à une entrevue
Article 1
1. Les présentes règles s’appliquent:
a) aux personnes conviées à une entrevue par l’ERCEA conformément au point 3.1.6.1;
b) à toute personne responsable de l’accompagnement d’une personne handicapée qui a été invitée par l’ERCEA à participer à une réunion en qualité de personne conviée à une entrevue.
2. Les ordonnateurs en engagement veilleront tout spécialement à ce que les entrevues soient organisées de façon à permettre aux personnes conviées à une entrevue de bénéficier des tarifs de transport les plus économiques.
Les ordonnateurs en paiement exerceront une vigilance particulière sur les demandes de remboursement portant sur des tarifs aériens anormalement élevés. Ils se réserveront d’effectuer toute vérification nécessaire et de demander aux personnes conviées à une entrevue tout justificatif utile à cet effet, ainsi que, s’il apparaît justifié, de limiter le remboursement aux tarifs normalement pratiqués sur le trajet usuel entre le lieu d’origine de la personne conviée à une entrevue et le lieu de l’entrevue.
3. Lorsque, compte tenu des dépenses encourues du fait de leur handicap par des personnes handicapées conviées à une entrevue ou de toute personne les accompagnant, les indemnités prévues à l’article 3 sont manifestement inadéquates, les dépenses seront remboursées à la demande de l’ordonnateur responsable sur présentation de justificatifs.
4. L’ERCEA ne saurait être tenue pour responsable d’éventuels dommages matériels, non matériels ou corporels subis par une personne conviée à une entrevue ou par une personne chargée d’accompagner une personne handicapée conviée à une entrevue au cours de son voyage vers le lieu de l’entrevue ou pendant la durée de son séjour en ce lieu, sauf si ce dommage est directement imputable à l’ERCEA.
En particulier, les personnes conviées à une entrevue qui utilisent leur propre moyen de transport pour s’y rendre conservent l’entière responsabilité pour tout accident qu’elles pourraient provoquer.
Article 2
1. Toutes les personnes conviées à une entrevue ont droit au remboursement de leurs frais de voyage depuis le lieu d’origine indiqué dans leur invitation (adresse professionnelle ou privée) jusqu’au lieu de l’entrevue, par les moyens de transport les plus appropriés en fonction de la distance en cause. En général, pour les trajets inférieurs à 400 km (dans un sens, sur la base de la distance officielle par chemin de fer), il s’agit d’un voyage ferroviaire en première classe, et pour les trajets supérieurs à 400 km, d’un vol en classe économique.
Pour tout voyage en avion comportant un trajet d’une durée sans escale de 4 heures ou plus, le voyage est remboursé en classe affaires.
2. Les frais de voyage en voiture particulière sont remboursés aux mêmes conditions qu’un voyage ferroviaire en première classe.
3. Si l’itinéraire n’est pas desservi par le train, le coût du voyage en voiture particulière est remboursé au taux de 0,22 EUR par km.
4. Les frais de taxi et de stationnement encourus sur le lieu d’origine (ou à l’aéroport de départ) ne sont pas remboursés.
Article 3
1. L’indemnité journalière versée pour chaque journée de l’entrevue est un forfait couvrant toutes les dépenses sur le lieu de l’entrevue, par exemple les repas et les transports locaux (autobus, tramway, taxi, stationnement, péage autoroutier, etc.) ainsi que les assurances voyage et accident.
2. L’indemnité journalière est de 92 EUR.
3. Si le lieu d’origine cité dans la lettre d’invitation se situe à 100 km ou moins du lieu de l’entrevue, l’indemnité journalière est réduite de 50 %.
4. Les personnes conviées à une entrevue qui sont amenées à passer une ou plusieurs nuits sur le lieu de l’entrevue du fait de l’incompatibilité des horaires des entrevues avec les horaires des vols ou des trains ont également droit une indemnité d’hébergement. Cette indemnité est de 100 EUR par nuit, le nombre de nuits ne devant pas excéder le nombre de jours d’entrevue + 1.
5. Une indemnité d’hébergement et/ou une indemnité journalière supplémentaires peuvent exceptionnellement être versées si le prolongement du séjour permet à la personne conviée à une entrevue d’obtenir une réduction des frais de voyage supérieure au montant de ces indemnités.
Article 4
1. Le remboursement est effectué par l’ERCEA sur dépôt d’une demande de remboursement, dûment complétée et signée par la personne conviée à une entrevue et par l’agent de l’ERCEA responsable pour la certification de la présence de cette personne.
En signant la demande de remboursement, les personnes conviées à une entrevue déclarent sur l’honneur que les frais de voyage et/ou les indemnités réclamées ne seront pas couvertes par une autre institution de l’Union européenne ni par aucune autre organisation ou personne pour le même voyage ni la même période, et que leur demande correspond aux coûts réellement encourus. Les irrégularités et/ou les demandes infondées entraîneront l’application de sanctions administratives par analogie avec l’article 265 bis, paragraphe 3, des modalités d’exécution du règlement financier.
2. Les frais de voyage seront remboursés sur présentation des justificatifs originaux dans les 30 jours civils à compter de la dernière journée d’entrevue: billets et factures ou, en cas de réservations en ligne, le tirage papier de la réservation électronique et les cartes d’embarquement pour le trajet aller. Les documents fournis doivent indiquer la classe du voyage, l’heure et le montant versé.
Sauf si la personne conviée à une entrevue est en mesure de fournir un justificatif accepté par décision motivée de l’ordonnateur responsable, le non-respect des dispositions du présent paragraphe libère l’ERCEA de toute obligation de rembourser les frais de voyage ou de verser une quelconque indemnité.
3. L’ERCEA doit rembourser les dépenses des personnes conviées à une entrevue dans les délais fixés par les modalités d’exécution du règlement financier.
4. Les frais de voyage sont remboursés en euros, le cas échéant au taux de change applicable le jour de l’entrevue.
5. L’indemnité journalière et, le cas échéant, l’indemnité d’hébergement sont versées en euros au taux forfaitaire applicable le jour de l’entrevue. L’indemnité journalière et l’indemnité d’hébergement peuvent être ajustées en fonction du coût de la vie à Bruxelles.
6. Tous les remboursements des frais de voyages ainsi que le versement des indemnités journalières et/ou d’hébergement doivent être effectués sur le même compte bancaire.
7. L’ordonnateur délégué peut, par décision motivée et sur présentation de justificatifs, autoriser le remboursement des frais encourus du fait d’instructions particulières reçues par écrit par les personnes conviées à une entrevue.
5. 4. Annexe D – Traitement des actions du CER sensibles sur le plan de la sécurité
A) Introduction
Des procédures spéciales seront appliquées aux activités de recherche liées à la sécurité, étant donné le caractère sensible des sujets abordés et les lacunes en matière de capacités qu’il convient de combler pour protéger les citoyens européens. Les actions du CER seront classifiées si elles sont considérées comme sensibles.
Ces procédures sont décrites ci-après. Elles s’appliquent aux actions du CER en tant que de besoin lorsque des sujets sensibles sur le plan de la sécurité sont abordés.
B) Identification des actions du CER susceptibles d’être classifiées
Une action du CER sensible sur le plan de la sécurité est une action qui peut nécessiter l’utilisation d’informations classifiées.
Un indicateur «Sécurité» sera associé à une proposition:
— lorsque le proposant déclare que sa proposition est sensible,
— si les experts évaluateurs ou l’ERCEA détectent ou soupçonnent les situations suivantes:
— des informations classifiées sont utilisées comme connaissances préexistantes, ou sont susceptibles de l’être,
— il est prévu de classifier certaines connaissances nouvelles.
Dès qu’une proposition est assortie d’un indicateur «Sécurité», les circonstances des travaux prévus feront l’objet d’un examen approfondi complémentaire selon la procédure décrite au point C.
Si le guide du proposant applicable l’exige, les propositions doivent indiquer, le cas échéant, les connaissances préexistantes nécessaires pour mener à bien l’action du CER et les connaissances nouvelles classifiées qui seront produites par l’action. En cas de proposition mettant en jeu des informations classifiées (connaissances préexistantes et/ou nouvelles), une «annexe de sécurité» (AS) et son «guide de classification de sécurité» (GCS) joint, doivent faire partie de la proposition.
Le GCS portera sur les aspects suivants:
— le niveau de classification des connaissances existantes et nouvelles,
— quel participant aura accès à quelles informations.
En outre, les documents suivants seront requis:
— une copie des «habilitations de sécurité d’installation» (HSC) (ou des demandes de HSC). La validité des HSC sera contrôlée par la direction «Sécurité» de la Commission, par le canal officiel approprié auprès des «autorités nationales de sécurité» concernées,
— l’autorisation écrite officielle d’utilisation des connaissances préexistantes classifiées établie par les autorités de sécurité compétentes.
L’AS et le GCS, accompagnés des pièces justificatives, seront examinés dans le cadre de la procédure d’examen décrite ci-dessous.
C) Examen des actions du CER susceptibles d’être classifiées
À l’issue de leur évaluation scientifique, les propositions seront classées sur la base des résultats de celle-ci. Une liste des propositions retenues en vue d’un financement, c’est-à-dire des propositions qui n’ont pas été rejetées et pour lesquelles des crédits sont disponibles, complétée d’une ou de plusieurs listes de réserve, est établie par l’ERCEA.
Toute action du CER figurant sur la liste des propositions retenues et sur la ou les listes de réserve et assortie de l’indicateur «Sécurité» fait l’objet d’une procédure d’examen. Cette procédure est accomplie par un sous-comité ad hoc, le «comité d’examen de sécurité».
Le «comité d’examen de sécurité» se compose de représentants des États membres nommés en liaison étroite avec les autorités nationales compétentes en matière de sécurité, assistés le cas échéant de représentants du ou des comités de programme concernés, en fonction des pays d’origine des proposants. Un représentant de la Commission assure la présidence de ce comité.
Le comité vérifie que les proposants ont dûment tenu compte de tous les aspects de sécurité. Les propositions seront examinées par les membres du comité représentants les mêmes pays que les proposants.
Ce processus devrait aboutir à une position commune des représentants nationaux concernés sur l’une des recommandations suivantes:
— La classification n’est pas requise: les procédures de préparation des conventions de subvention du CER peuvent être engagées (des recommandations relatives à la préparation pouvant le cas échéant être émises).
— La classification est requise: des recommandations spécifiques pour la préparation de la convention de subvention du CER sont formulées sous forme de conditions à remplir dans la convention de subvention. L’action de la CER deviendra une action classifiée et sera classifiée UE au niveau de classification le plus élevé des informations utilisées/produites comme indiquées dans l’AS et le GCS joint.
— La proposition est trop sensible pour être financée, car les proposants ne possèdent pas l’expérience, ni les compétences, ni les habilitations appropriées pour utiliser comme il convient les informations classifiées. En pareil cas, la proposition peut être rejetée. En cas de rejet, l’ERCEA en exposera les motifs, sauf s’ils sont eux-mêmes classifiés.
Sur la base de la position commune, le niveau de classification sera déterminé. De ce fait, l’ERCEA, conjointement avec les autorités nationales de sécurité concernées vérifieront au cours de la préparation et de la mise en œuvre de la convention de subvention que toutes les procédures et actions requises sont accomplies afin de garantir que les informations classifiées sont utilisées de la façon appropriée.
D) Licences d’exportation et de transfert
En outre, une proposition peut également être jugée sensible, indépendamment de toute classification de sécurité, si elle prévoit d’échanger des éléments soumis à l’obtention d’une licence de transfert ou d’exportation.
Dans ce contexte, les proposants doivent se conformer aux législations nationales et à la réglementation de l’Union européenne. Si des licences d’exportations (ou des licences intra-UE) sont requises pour exécuter les travaux prévus, les proposants doivent indiquer clairement les licences de transfert ou d’exportation qui sont nécessaires et joindre la copie de ces licences (ou des demandes y afférentes).
E) Coopération internationale
Des considérations de sécurité ne peuvent être invoquées pour justifier le rejet de propositions liées à des actions du CER non classifiées qui comportent la participation d’entités implantées dans des pays tiers. Les seules exceptions se présenteront dans les cas suivants:
— le thème a déjà été décrit dans le programme de travail comme n’étant pas ouvert à la coopération internationale: dans ce cas, toute proposition prévoyant une coopération internationale est déclarée non éligible,
— la proposition est assortie de l’indicateur «Sécurité», auquel cas elle est examinée selon la procédure décrite plus haut.