1. OBSERVATIONS GÉNÉRALES
Les autorités compétentes peuvent utiliser le format harmonisé suivant pour recueillir des informations en vue de la délivrance, du renouvellement, de la modification ou de la mise à jour d’une licence de conducteur de train ou de la délivrance d’un duplicata de celle-ci. Elles peuvent en outre fournir à l’utilisateur du formulaire les explications et instructions nécessaires figurant ci-dessous.
Contenu du formulaire de demande
Le formulaire de demande harmonisé comprend les parties suivantes:
a) le formulaire de demande de licence à remplir lorsqu’un candidat conducteur ou une entité agissant en son nom demande une nouvelle licence, une mise à jour, une modification, un renouvellement ou un duplicata de la licence de conducteur de train. Le formulaire de demande harmonisé est présenté au point 3;
b) une déclaration de protection des données personnelles: la procédure d’obtention d’une licence doit tenir compte de la nécessité de protéger les données à caractère personnel. Le point 4 contient un exemple de déclaration de protection des données, que les États membres peuvent adapter à leurs propres exigences nationales conformément à la directive 95/46/CE;
c) la liste des documents à annexer à utiliser comme liste de contrôle de la production des attestations ou de tout autre document apportant des informations sur les exigences initiales de demande de licence ou sur les critères nécessaires à son renouvellement. Cette liste est présentée au point 5;
d) des lignes directrices concernant le formulaire de demande, destinées aux candidats et aux autorités compétentes. Elles sont présentées au point 5.
2. FORMULAIRE HARMONISÉ DE DEMANDE
Modèle européen
FORMULAIRE DE DEMANDE DE LICENCE DE CONDUCTEUR DE TRAIN
Demande introduite en vue de l’obtention d’une licence de conducteur de train conformément à la directive 2007/59/CE et à la législation nationale applicable.
1. COORDONNÉES DE L’ORGANISME/AUTORITÉ DE SÉCURITÉ
1. 1
Organisme/autorité de sécurité saisi(e)
1. 2
Adresse postale complète (rue et numéro, code postal, ville, pays)
2. DÉTAILS CONCERNANT LA LICENCE ET LE CANDIDAT
2. 1.
Cette demande de licence de conducteur de train porte sur (cocher la case appropriée):
2. 2.
une première délivrance
2. 3.
une mise à jour/une modification
2. 4.
un renouvellement
2. 5.
un duplicata
2. 6.
Numéro d’identification européen (EIN) de la licence.
EIN non exigé pour la première délivrance.
2. 7.
Date de la première délivrance
2. 8.
Détails concernant la demande
2. 9.
Déposée par le candidat conducteur
2. 10.
Déposée par une entité agissant au nom de celui-ci
2. 11.
Détails concernant l’entité agissant au nom du candidat conducteur
2. 12.
Statut de l’entité
2. 13.
Adresse postale/numéro de téléphone/courrier électronique
2. 14.
Détails concernant le candidat conducteur
2. 15.
Nom(s)
2. 16.
Prénom(s)
2. 17.
Sexe
Masc.
Fém.
2. 18.
Date de naissance
A
A
A
A
- M
M
- J
J
2. 19.
Lieu de naissance: code postal/ville
Nationalité
Langue maternelle
2. 20.
Numéro de référence donné à l’employé par l’employeur
2. 21.
Adresse postale à laquelle la licence doit être envoyée
2. 22.
Adresse permanente du titulaire:
PHOTO
2. 23.
Rue/numéro
Code postal
Ville/Pays
Téléphone
Courrier électronique
2. 24.
(espace réservé aux données additionnelles imposées par la législation nationale)
2. 25.
(espace réservé aux données additionnelles imposées par la législation nationale)
2. 26.
(espace réservé aux données additionnelles imposées par la législation nationale)
2. 27.
Je déclare, sous peine de fausse déclaration, que toutes les informations que j’ai fournies dans ce formulaire de demande et dans ses annexes sont sincères et véritables. J’ai conscience que ma demande peut être rejetée et/ou ma licence retirée s’il s’avère que j’ai fourni des informations inexactes ou omis de fournir des données importantes.
2. 28.
Date
ESPACE RÉSERVÉ À L’ORGANISME/AUTORITÉ SAISI(E) DE LA DEMANDE
2. 29.
Signature du candidat
2. 30.
Numéro de référence interne (facultatif)
2. 31.
Date de réception de la demande
3. EXEMPLES DE DÉCLARATION SUR LA PROTECTION DES DONNÉES
3. 1. Exemple à adapter en fonction de la législation nationale applicable conformément à la directive 95/46/CE
Les données à caractère personnel utilisées en vue de la délivrance d’une licence de conducteur de train et pour le respect des exigences requises par la directive 2007/59/CE relative à la certification des conducteurs de train assurant la conduite de locomotives et de trains sur le système ferroviaire de la Communauté sont traitées conformément à la [législation nationale transposant la directive 95/46/CE] relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.
Ces données sont traitées exclusivement aux fins des objectifs susmentionnés et de la gestion du registre par l’entité agissant en tant que responsable du registre. La personne concernée dispose d’un droit d’accès aux données à caractère personnel la concernant et de rectification de celles-ci.
Toute demande de la personne concernée relative au traitement de ses données personnelles est adressée à l’entité agissant en tant que responsable du traitement des données:
…
[le nom du (des) responsable(s) du traitement des données personnelles de l’autorité compétente/entité déléguée doit figurer ici]
En fonction de l’accès de la personne concernée aux fins pertinentes, celle-ci dispose à tout moment d’un droit de recours auprès du contrôleur de la protection des données:
…
[le nom du (des) contrôleur(s) de la protection des données de l’autorité compétente/entité déléguée doit figurer ici]
***
3. 2. Autorisation de traitement des données à caractère personnel (exemple)
La personne concernée a été informée de l’objectif et de la procédure de traitement des données à caractère personnel et autorise le traitement de ses données personnelles relatives à la délivrance d’une licence de conducteur de train et l’enregistrement desdites données dans le registre national des licences de conducteur de train conformément à la directive 2007/59/CE.
| Date
| …
| Signature du candidat
| …
***
4. LISTE DE DOCUMENTS À ANNEXER AU FORMULAIRE DE DEMANDE D’UNE LICENCE DE CONDUCTEUR DE TRAIN
| DOCUMENTS À PRÉSENTER POUR L’OBTENTION DE LA LICENCE
| Date d’arrivée
1. NOUVELLE LICENCE
| 1.1.
| Formulaire de demande signé
|
| 1.2.
| Autorisation de traitement des données personnelles (directive 95/46/CE)
|
| 1.3.
| Preuve du niveau d’enseignement le plus élevé
|
| 1.4.
| Attestation d’aptitude physique
|
| 1.5.
| Attestation d’aptitude psychologique sur le plan professionnel
|
| 1.6.
| Attestation de connaissances professionnelles générales
|
| 1.7.
| Copie du passeport, de la carte d’identité nationale ou de tout autre document officiel prouvant l’identité du candidat
|
2. MISE À JOUR
| 2.1.
| Licence actuelle
|
| 2.2.
| Justification du changement pour procéder à la mise à jour des données
|
| 2.3.
| …
|
3. MODIFICATION
| 3.1.
| Licence actuelle
|
| 3.2.
| Attestation d’aptitude physique
|
| 3.3.
| Justification du changement pour procéder à la correction des données
|
4. DUPLICATA
| 4.1.
| Déclaration concernant le motif pour lequel un duplicata est demandé (licence détruite/volée/déclarée perdue/données altérées)
|
| 4.2.
| Licence, uniquement lorsque le duplicata est demandé parce que la licence a été altérée ou endommagée
|
5. RENOUVELLEMENT
| 5.1.
| Attestation d’aptitude physique
|
| 5.2.
| Copie de la licence précédente
|
| 5.3.
| Preuve du maintien des compétences (le cas échéant)
|
| Numéro de référence interne
| Date de la demande
| ESPACE RÉSERVÉ AU CACHET DE L’ORGANISME/AUTORITÉ SAISI(E)
|
|
5. LIGNES DIRECTRICES POUR LE FORMULAIRE DE DEMANDE
Généralités
a) Le formulaire est intégré dans la procédure de demande de licence des États membres. Le modèle harmonisé est conforme aux exigences énoncées dans la directive 2007/59/CE.
La demande est accompagnée de documents spécifiques prouvant que les exigences énoncées à l’article 11 de la directive 2007/59/CE sont satisfaites.
b) Le présent formulaire de demande est publié dans toutes les langues de la Communauté européenne et le système de numérotation est conservé dans toutes les versions linguistiques.
c) Les données sont fournies dans le format spécifié ci-dessous afin de correspondre au format des données du registre. Dans la mesure du possible, les dates sont mentionnées sous la forme AAAA-MM-JJ, conformément à la norme ISO 8601:2004 «Éléments de données et formats d’échange — Échange d’information — Représentation de la date et de l'heure».
d) Lorsque la collecte de données repose sur une base volontaire aux termes de la directive et qu’une donnée n’est pas collectée, la mention «non applicable» apparaît dans la case correspondante.
e) La législation nationale peut exiger des informations additionnelles pour contrôler l’identité des personnes. Les informations additionnelles exigées par les autorités compétentes figurent à la suite des exigences harmonisées. Les champs identifiés par les numéros 2.24, 2.25 et 2.26 sont prévus pour y faire figurer des exigences spécifiques; toutefois, le nombre est limité au strict nécessaire afin de ne pas modifier l’essence même d’un document harmonisé.
1. La première section est consacrée à l’organisme de délivrance
1. 1.
À adapter par l’organisme de délivrance (autorités nationales de sécurité, entreprises ferroviaires ou autres entités contractantes)
1. 2.
À remplir avec les informations sur l’organisme de délivrance
2. La deuxième section est consacrée au statut de la licence
2. 1.
L’une des quatre cases suivantes doit être cochée et doit préciser le motif de la demande.
2. 2.
À cocher si la demande concerne une nouvelle licence. Dans ce cas, les documents nécessaires sont mentionnés au point 4.1.
2. 3.
À cocher lorsque la demande concerne une mise à jour ou une modification de la licence. Le champ supplémentaire doit mentionner le motif de la mise à jour ou de la modification.
Mise à jour: une mise à jour de la licence peut être nécessaire par exemple si un élément optionnel, tel que l’adresse personnelle du conducteur de train ou son numéro de référence d’employé, a été modifié.
Modification: la licence peut devoir être modifiée si une information additionnelle ou une restriction doit être modifiée à la suite d’un contrôle médical, ou si un champ contient une erreur et doit être corrigé.
2. 4.
À cocher lorsque la demande concerne un renouvellement de licence. La licence doit être renouvelée tous les 10 ans et une nouvelle photographie doit être fournie.
2. 5.
À cocher lorsque la demande concerne un duplicata de la licence. Le champ supplémentaire doit mentionner le motif de la demande (par exemple: perte, vol, destruction accidentelle). L’autorité compétente vérifie que la licence pour laquelle un duplicata est demandé est toujours valide et ne fait pas l’objet d’une suspension ou d’un retrait.
2. 6.
Un numéro d’identification européen est assigné lorsque la licence est délivrée pour la première fois. Si la demande porte sur une première licence, cette case est laissée vide.
Le numéro EIN est à indiquer si la demande porte sur une modification, une mise à jour, un renouvellement ou un remplacement (délivrance d’un duplicata) de la licence.
2. 7.
À remplir en cas de demande de modification, mise à jour, renouvellement ou remplacement (délivrance d’un duplicata) de la licence.
2. 8.
Préciser si la demande est présentée par le candidat conducteur ou par une autre entité agissant en son nom. Cette information peut servir à suivre la demande et peut être nécessaire pour contacter un conducteur dont l’adresse postale n’est plus valide.
2. 9.
À cocher lorsque la demande est présentée par le candidat conducteur.
2. 10.
À cocher lorsque la demande est présentée par une entité agissant au nom du conducteur.
2. 11.
Ce point (2.11 à 2.13) doit être rempli lorsque la demande est présentée par une entité agissant au nom du candidat conducteur. Elle doit fournir le nom de cette entité.
2. 12.
Le statut de l’entité agissant au nom du conducteur doit être indiqué ici (employeur/entité commettante/autre) afin de faciliter l’enregistrement des contrôles relatifs à la formation continue, par exemple dans le cadre du système de gestion de la sécurité des entreprises ferroviaires ou gestionnaires de l’infrastructure.
2. 13.
L’adresse postale de l’entité qui présente la demande doit être mentionnée ici dans l’ordre suivant:
Numéro (le cas échéant)/Rue
Code postal/Ville
Pays
2. 14.
Les données personnelles du candidat doivent être mentionnées au point suivant (de 2.15 à 2.23). Les champs 2.21 et 2.22 sont facultatifs.
2. 15.
Le ou les noms de famille doivent être mentionnés ici, exactement tels qu’ils apparaissent sur le passeport ou la carte d’identité nationale ou tout autre document officiel prouvant l’identité du candidat.
2. 16.
Le ou les prénoms doivent être mentionnés ici, exactement tels qu’ils apparaissent sur le passeport ou la carte d’identité nationale ou tout autre document officiel prouvant l’identité du candidat.
2. 17.
Cocher la case correspondant au sexe du candidat.
2. 18.
Indiquer ici la date de naissance du candidat.
2. 19.
Indiquer ici le lieu de naissance du candidat (ville ou village), sous la forme suivante:
signe distinctif (deux lettres) du pays (voir annexe I, point 3) – code postal – lieu.
Mentionner:
— la nationalité ou le pays natal du candidat, en fonction des dispositions juridiques nationales,
— la langue maternelle du candidat.
2. 20.
Mentionner ici le numéro de référence donné à l’employé par l’employeur (selon la directive 2007/59/CE, cette mention est facultative).
2. 21.
Indiquer l’adresse postale à laquelle la licence est à envoyer (adresse déclarée par le candidat ou par l’entité agissant en son nom), dans l’ordre suivant, si elle est différente de celle mentionnée dans le champ 2.13 ou 2.22):
Numéro (le cas échéant)/Rue
Code postal/Ville
Pays
Cette information est importante puisqu’elle permet à l’autorité compétente de demander au conducteur ou à l’entité agissant en son nom des éclaircissements sur les documents ou les renseignements fournis.
2. 22.
Adresse permanente du candidat qui peut apparaître sur la licence (selon la directive 2007/59/CE, cette information est facultative), dans l’ordre suivant:
Numéro (le cas échéant)/Rue
Code postal/Ville
Pays
Des champs supplémentaires peuvent être ajoutés pour des informations complémentaires, tels que le numéro de téléphone ou l’adresse électronique.
2. 23.
Insérer une photographie du candidat, de préférence une photo numérique (de préférence au format jpeg, bmp ou tiff) qui permet d’obtenir une bonne résolution en petit format. En cas de renouvellement, la photographie est mise à jour.
En dépit du fait que les exigences nationales peuvent différer en ce qui concerne la taille des photographies sur les documents officiels, la spécification concernant la qualité des portraits à laquelle les actes communautaires se réfèrent est énoncée à l’annexe 11 de la section IV du document OACI 9303 «Documents de voyage lisibles en machine» (éd. 2006). Elle contient des lignes directrices détaillées, qui peuvent se résumer comme suit:
— la photographie présente un visage entier, de face et les yeux ouverts,
— elle présente la tête en entier du sommet des cheveux aux épaules,
— elle est prise sur un fond blanc ou blanc cassé,
— elle évite les ombres sur le visage ou le fond,
— le visage sur la photographie a une expression naturelle (bouche fermée),
— le visage sur la photographie ne porte pas de lunettes de soleil aux verres colorés ou des lunettes pourvues d’une monture épaisse et aucune lumière ne se reflète sur les verres,
— la personne ne doit pas porter de couvre-chef, à l’exception de ceux autorisés par les autorités nationales,
— le contraste et la luminosité de la photographie sont normaux.
2. 24. 2.25. 2.26.
(espace réservé aux données additionnelles imposées par la législation nationale)
Ces espaces sont réservés aux informations imposées par la législation nationale de l’État membre qui délivre la licence. (Par exemple, les numéros d’identification personnelle imposés par la législation nationale peuvent être mentionnés ici. Ils ne sont valables que dans le pays de délivrance de la licence.)
2. 27.
Le candidat/conducteur de train produit une déclaration signée, soit sur papier, soit sous forme électronique, attestant que les informations fournies sont sincères et véritables. La déclaration est soumise à la législation sur les fausses déclarations de l’État où elle est faite. Elle peut par conséquent être adaptée à la législation nationale afin de satisfaire aux prescriptions juridiques concernant les conséquences d’une fausse déclaration, de la falsification de documents, d’une fraude, etc.
2. 28.
Mentionner la date de signature de la demande.
2. 29.
Ajouter ici la signature du candidat, sous forme originale, de copie ou conformément à la directive 1999/93/CE.
2. 30.
L’autorité compétente peut ajouter ici le numéro de référence d’un dossier interne (référence de courrier entrant, par exemple).
2. 31.
Mentionner ici la date de réception du formulaire de demande, afin de vérifier que la licence est délivrée dans les délais prévus à l’article 14, paragraphe 4, de la directive 2007/59/CE.
2. 32.
Cet espace est réservé à l’autorité saisie de la demande (par exemple pour un cachet ou une indication nécessaire au classement).
3. Protection des données à caractère personnel
3. 1.
Les autorités compétentes sont tenues de veiller à ce que les registres prévus à l’article 22 de la directive 2007/59/CE soient conformes à la directive 95/46/CE relative à la protection des données à caractère personnel. Cela est strictement limité aux données contenues dans le formulaire de demande qui doivent figurer sur la licence.
3. 2.
La protection des données prévue au point 3.1 de la présente annexe et l’autorisation que doit signer le candidat au point 3.2 ne sont que des exemples de solutions possibles. Elles doivent donc être adaptées à la législation nationale mettant en œuvre la directive 95/46/CE relative à la protection des données à caractère personnel.
Une solution technique permettant d’obtenir l’autorisation de traiter les données personnelles peut remplacer la signature du candidat.
4. Cette section concerne la fourniture de documents corroborant les informations sur le statut de la licence
4. 1.
Pour obtenir une nouvelle licence, cocher la case 1 au point 4 (liste des documents annexés) et fournir les documents énumérés aux points 1.1 à 1.6 [voir l’article 14, paragraphe 4, de la directive].
[1.2] Fournir l’autorisation de traitement des données personnelles conformément à la législation nationale mettant en œuvre la directive 95/46/CE relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.
[1.3] Les exigences relatives au niveau de formation sont définies à l’article 11, paragraphe 1, de la directive 2007/59/CE.
[1.4] Les exigences relatives à l’aptitude physique sont définies à l’article 11, paragraphe 2, de la directive 2007/59/CE.
[1.5] Les exigences relatives à l’aptitude psychologique sont définies à l’article 11, paragraphe 3, de la directive 2007/59/CE.
[1.6] Les exigences relatives aux connaissances professionnelles générales sont définies à l’article 11, paragraphe 4, de la directive 2007/59/CE.
4. 2.
Pour une mise à jour de licence, cocher la case 2 au point 4 et fournir les documents mentionnés au point 2.1, 2.2 ou 2.3.
4. 3.
Pour une modification de licence, cocher la case 3 au point 4 et fournir les documents mentionnés aux points 3.1 à 3.2 ou 3.3.
4. 4.
Pour obtenir un duplicata de licence, cocher la case 4 et fournir les documents mentionnés aux points 4.1 à 4.2.
4. 5.
Pour un renouvellement de licence, cocher la case 4.5 et fournir les documents mentionnés aux points 5.1 à 5.3.
[5.3] La preuve du maintien des compétences concerne les conducteurs qui ne peuvent être inclus dans le système de gestion de la sécurité d’une entreprise ferroviaire ou d’un gestionnaire de l’infrastructure ou dans un programme de maintien des compétences organisé ou reconnu par les autorités compétentes.
Des cases supplémentaires peuvent être ajoutées, mais elles ne font pas partie du modèle harmonisé.