PROCÉDURES DE SOUMISSION ET D’ÉVALUATION EN DEUX PHASES
Les appels à propositions indiquent si une procédure en deux phases est appliquée. À cet effet, les proposants doivent d’abord soumettre une proposition réduite ou succincte dont la “partie B” ne dépasse pas 20 pages. La taille de la police est au minimum de 11. Un nombre maximal de pages plus bas et/ou une taille minimale de police plus élevée peuvent être stipulés pour certains appels. La proposition de première phase est évaluée au regard des critères définis pour cette phase dans l’appel.
Dans certains cas, précisés dans l’appel, les propositions de première phase sont évaluées en continu (voir annexe D). Dans ces cas, tous les proposants retenus dont les propositions ont été présentées pendant une certaine période sont invités à soumettre leur proposition de seconde phase avant une date limite ou à une date de clôture intermédiaire, comme précisé dans l’appel.
Le processus d’évaluation des propositions de première phase se fonde sur le processus applicable aux propositions complètes, comme expliqué en détail au point 3. Les propositions réduites ou succinctes sont évaluées par trois experts au minimum. S’il y a lieu, des réunions de concertation peuvent être organisées.
Pour les propositions de première phase, le rapport de consensus peut consister en un collationnement des rapports d’évaluation individuels signés par les experts. Dans ce cas, les notes attribuées par consensus à une proposition peuvent être basées soit sur la note moyenne attribuée à chaque critère, soit sur le jugement de la majorité concernant le fait d’avoir atteint ou non chacun des seuils imposés. Si cette option est utilisée, elle doit être annoncée dans l’appel à propositions en même temps que la procédure de notation.
Les coordonnateurs des propositions qui ont satisfait à tous les seuils sont invités à soumettre une proposition complète dans un délai donné.
Le rapport de synthèse de l’évaluation (RSE) dressé pour l’évaluation de première phase n’est pas transmis aux coordinateurs retenus lors de la première phase, sauf mention contraire du programme de travail concerné.
La Commission adopte une décision de rejet des propositions succinctes qui n’ont pas passé tous les seuils. Après cette décision, les coordonnateurs des propositions succinctes rejetées sont informés par écrit de la décision de la Commission et reçoivent le RSE.
Les propositions complètes de la seconde phase sont soumises aux mêmes procédures de soumission et d’évaluation que les propositions présentées en une seule phase, comme indiqué au point 3. Les critères, seuils et pondérations applicables pour cette seconde phase sont ceux définis dans l’appel à propositions.
Afin de garantir le principe d’égalité de traitement, les propositions soumises pour la seconde phase peuvent être exclues si leur objet diffère sensiblement de celui de la proposition correspondante de la première phase.