Conditions générales applicables à la nomination d’experts indépendants
Champ d’application
Les présentes conditions générales s’appliquent aux lettres de nomination d’experts assistant les services de la Commission dans des tâches liées au septième programme-cadre [de la Communauté européenne pour des actions de recherche, de développement technologique et de démonstration (2007-2013) (7e PC CE)] [de la Communauté européenne de l’énergie atomique (Euratom) pour des activités de recherche et de formation en matière nucléaire (2007-2011) (7e PC Euratom)].
Circonstances dans lesquelles un conflit d’intérêts peut exister
Il y a conflit d’intérêts rédhibitoire si un expert:
— a participé à la préparation de la proposition,
— tirera un bénéfice direct si la proposition est acceptée,
— a un lien de parenté étroit avec toute personne représentant un des organismes candidats soumettant la proposition,
— est un directeur, un mandataire ou un partenaire d’un organisme candidat,
— est employé par l’un des organismes candidats soumettant la proposition,
— est membre d’un des quinze groupes consultatifs créés par la Commission pour fournir des conseils sur la préparation des programmes de travail annuels des programmes spécifiques du 7e PC CE ou du 7e PC Euratom,
— se trouve dans toute autre situation qui compromet sa capacité à évaluer la proposition de manière impartiale.
Il peut y avoir conflit d’intérêts potentiel, même dans des cas non couverts par les conflits rédhibitoires indiqués ci-dessus, si un expert:
— a été employé au cours des trois dernières années par l’un des organismes candidats soumettant une proposition,
— est impliqué dans un contrat ou une recherche en collaboration avec un organisme candidat, ou l’a été au cours des trois dernières années,
— se trouve dans toute autre situation qui fait douter de la capacité de l’expert à évaluer la proposition de manière impartiale ou qui, aux yeux d’un tiers externe, donne raisonnablement cette impression.
Description des tâches
Tâches de l’expert indépendant agissant en qualité d’évaluateur
Le travail d’évaluation comprend la formulation de recommandations sur les propositions soumises à la Commission. L’évaluateur doit, dans toute la mesure de ses moyens, appliquer ses compétences professionnelles, connaissances et principes éthiques conformément aux lignes directrices et délais établis par la Commission.
L’évaluateur devra communiquer à la Commission toute information que celle-ci pourrait lui demander pour la gestion de l’évaluation. Le travail d’évaluation exige de l’évaluateur d’établir des rapports, de formuler des commentaires sur les propositions et de soumettre ceux-ci à la Commission au moyen des formulaires fournis par cette dernière. En outre, l’évaluateur pourra être amené à agir en qualité de rapporteur, de président ou de vice-président lors des réunions de concertation ou des réunions des panels d’experts.
Tâches de l’expert indépendant agissant en qualité d’observateur
Le rôle de l’expert indépendant agissant en qualité d’observateur est de donner des avis indépendants à la Commission sur la conduite et l’équité de toutes les phases des sessions d’évaluation, sur la manière dont les experts évaluateurs appliquent les critères d’évaluation et sur la manière dont les procédures pourraient être améliorées. L’observateur doit, dans toute la mesure de ses moyens, appliquer ses compétences professionnelles, connaissances et principes éthiques conformément aux lignes directrices et délais établis par la Commission.
L’observateur examine la gestion et l’exécution des évaluations. Il vérifie que les procédures exposées ou visées dans les règles pour la soumission de propositions et les procédures connexes d’évaluation, de sélection et d’attribution sont respectées, et fait rapport à la Commission sur les possibilités d’améliorer le processus d’évaluation. L’observateur est encouragé à travailler en concertation avec les services de la Commission intervenant dans les sessions d’évaluation et à formuler des observations concernant d’éventuelles améliorations qui pourraient être mises en pratique immédiatement. Toutefois, dans le cadre de sa mission, il convient que l’observateur s’abstienne de se prononcer sur les propositions en cours d’évaluation ou sur l’appréciation des experts.
À cet égard, l’observateur est invité à être présent dès le début du processus d’évaluation, notamment au moment où les experts évaluateurs reçoivent les instructions de la Commission. Lorsqu’une partie d’une évaluation se déroule en dehors des locaux de la Commission (“évaluation à distance”), l’observateur peut apprécier cette phase a posteriori, en s’appuyant sur des discussions avec les experts évaluateurs lorsqu’ils se réunissent dans les locaux destinés aux travaux d’évaluation.
L’observateur communique ses constatations à la Commission selon un modèle fourni par celle-ci.
Exécution des tâches
L’exécution des tâches dépend de la disponibilité des experts. Les durées maximales sont indiquées dans la lettre de nomination.
Les prestations maximales et d’autres conditions particulières figurant dans la lettre de nomination peuvent être modifiées par voie d’amendements écrits.
Pour des informations complémentaires au sujet des tâches à exécuter, les documents relatifs au septième programme-cadre, tels que le guide du proposant ou les règles relatives aux procédures de soumission, d’évaluation, de sélection et d’attribution des propositions, peuvent être consultés à l’adresse internet suivante: [insérer l’adresse web http://cordis.europa.eu/fp7/…].
Incapacité de remplir ses obligations et résiliation
Si, pour une raison quelconque, l’expert n’est pas en mesure de remplir ses obligations pour une tâche déterminée, la Commission doit en être informée immédiatement.
Un expert ne peut pas déléguer une autre personne pour l’exécution des travaux, ni être remplacé par une autre personne sans l’accord écrit préalable de la Commission.
En cas d’inexécution ou de mauvaise exécution des travaux et/ou de manquement à toute obligation substantielle, y compris les obligations découlant du code de conduite et des déclarations de confidentialité et d’absence de conflit d’intérêts, la Commission peut, à tout moment et sans préavis, ordonner à l’expert de cesser immédiatement le travail d’évaluation. L’annulation de la nomination prend effet à la date de réception par l’expert concerné de la notification officielle envoyée par la Commission sous pli recommandé.
Début des travaux
La Commission ne mettra à la disposition des experts aucune proposition ou autre information confidentielle avant d’avoir reçu l’original signé de la lettre de nomination, accompagnée des déclarations de confidentialité et d’absence de conflit d’intérêts.
Paiements
Les experts ont droit au versement d’une somme forfaitaire de 450 EUR par jour ouvré entier consacré à assister les services de la Commission. Le montant total est calculé à une demi-journée près. Le paiement est effectué en euros.
Le montant total ne peut pas dépasser la contribution maximale possible prévue pour cette nomination.
La Commission se réserve le droit de refuser l’octroi d’une contribution financière en cas d’inexécution ou de mauvaise exécution du travail et/ou de manquement à toute obligation substantielle, y compris l’obligation de confidentialité ainsi que toute obligation décrite dans le code de conduite et dans la déclaration d’absence de conflit d’intérêts.
La Commission se réserve le droit de refuser l’octroi d’une contribution pour tout rapport ou autre élément livrable requis par la lettre de nomination qui est soumis après la date indiquée dans les conditions particulières.
La Commission se réserve le droit de procéder au recouvrement des paiements effectués et d’exclure des évaluations futures tout expert ayant manqué aux obligations qui découlent du code de conduite et des déclarations de confidentialité et d’absence de conflit d’intérêts. Pour obtenir le remboursement des frais et/ou le paiement des jours ouvrés, les experts doivent envoyer à la Commission (à l’adresse indiquée dans la lettre de nomination) les formulaires dûment remplis et signés (annexe V), accompagnés de toutes les pièces justificatives requises, dans un délai de 30 jours après le dernier jour de réunion ou, si elle intervient plus tard, après l’évaluation à distance, pour chaque session d’évaluation.
La Commission effectue le paiement correspondant dans un délai de 45 jours après réception de la demande, à moins que le délai ait été suspendu.
Si un formulaire ou une pièce justificative requis pour une demande de remboursement/paiement est incomplet, ou si des clarifications ou des informations complémentaires sont requises, la Commission se réserve le droit de suspendre le délai de paiement de 45 jours jusqu’à ce que ces documents aient été transmis. La suspension est levée à partir de la date à laquelle la Commission reçoit les informations ou les documents requis.
La Commission informe les experts par écrit de toute suspension du paiement et des conditions à remplir pour annuler la suspension. La suspension prend effet à la date d’envoi de la notification par la Commission.
Si une demande de remboursement/paiement n’a pas été présentée dans le délai de 30 jours, la Commission se réserve le droit de refuser le remboursement/paiement.
Lorsque la Commission décide de ne pas procéder à un remboursement/paiement, l’expert en est dûment informé moyennant un préavis écrit de 30 jours dans lequel elle fait part de la non-réception d’une demande de remboursement/paiement.
Les paiements et les remboursements sont réglés entre l’expert et la Commission, même si l’expert est employé par un organisme. Il incombe à l’expert et à son employeur de se mettre d’accord sur la destination finale des paiements et remboursements; la Commission n’intervient pas dans ces arrangements.
L’expert s’engage à respecter la législation nationale applicable pour ce qui concerne tout paiement ou remboursement reçu de la Commission et en particulier en matière de fiscalité, de sécurité sociale et de droit du travail. À la demande des autorités nationales compétentes, la Commission peut informer celles-ci des paiements effectués dans le cadre de l’exécution des travaux.
Remboursement des frais de déplacement et de séjour
Dans le cas de travaux nécessitant un déplacement, seuls les frais de voyage et de séjour sont remboursés. Les frais de voyage sont remboursés sur la base des dépenses réelles et les frais de séjour, sur la base de l’indemnité journalière forfaitaire.
Sauf en cas de force majeure, le remboursement des frais de voyage et de séjour est strictement limité à un voyage aller-retour par réunion à partir du point de départ et pour les dates convenues dans la lettre de nomination.
Traitement des données à caractère personnel
— Toutes les données à caractère personnel figurant dans la lettre de nomination sont traitées conformément au règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Ces données sont traitées par le responsable du traitement (mentionné dans la lettre de nomination) aux seules fins de l’application et du suivi de la lettre de nomination, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection conformément à la législation [de la Communauté européenne et de l’Union européenne] [d’Euratom et de l’Union européenne] et à la présente lettre de nomination.
— Les experts peuvent, sur demande écrite, obtenir la communication de leurs données à caractère personnel et corriger toute donnée erronée ou incomplète. Pour toute demande relative au traitement de leurs données à caractère personnel, ils peuvent s’adresser au contrôleur par l’intermédiaire de la personne de contact indiquée dans la lettre de nomination. En ce qui concerne le traitement de leurs données à caractère personnel, les experts peuvent à tout moment déposer une plainte auprès du contrôleur européen de la protection des données.
Autres conditions
Tout résultat obtenu par l’expert indépendant en exécution de ses tâches appartient à [l’Union européenne] [Euratom], à l’exception de tout élément pour lequel il existerait déjà un droit de propriété industrielle ou intellectuelle.
La Commission ne peut en aucun cas être tenue responsable des dommages qui seraient causés aux experts pendant l’exécution de leurs tâches.
Sauf en cas de force majeure, l’expert peut être tenu d’indemniser la Commission pour tout dommage résultant de l’exécution, médiocre ou autre, du contrat.
Les dispositions de la lettre de nomination et des présentes conditions générales, y compris le code de conduite et les déclarations de confidentialité et d’absence de conflit d’intérêts, ainsi que la déclaration de confidentialité ne constituent pas un contrat de travail; la Commission n’est en aucun cas tenue de verser aux experts une indemnité ou d’assurer une prise en charge en cas d’accident ou de maladie.