Conditions particulières – Code de conduite des experts indépendants agissant en qualité d’observateurs
1. La tâche de l’expert est d’observer le processus d’évaluation de manière confidentielle, loyale et équitable suivant les procédures décrites dans les règles pour la soumission de propositions et les procédures connexes d’évaluation, de sélection et d’attribution, ainsi que dans tout document d’évaluation spécifique à un programme. L’expert met tout en œuvre pour atteindre cet objectif, se conformer aux instructions données à cette fin par les services de la Commission et fournir un travail de qualité constante et de haut niveau.
2. L’expert travaille en qualité d’indépendant. Il est réputé travailler à titre individuel et, dans l’exécution de son travail, il ne représente aucune organisation.
3. L’expert doit signer une déclaration d’absence de conflit d’intérêts et une déclaration de confidentialité préalables par lesquelles il accepte le présent code de conduite. Les experts invités qui ne signent pas la déclaration ne sont pas autorisés à travailler comme experts.
4. Par cette signature, l’expert s’engage à exécuter ses tâches dans le strict respect de la confidentialité et de l’impartialité.
5. Si un expert se trouve en situation de conflit d’intérêts, il en informe les services compétents de la Commission dès qu’il en prend conscience, en précisant la nature du conflit. Les services de la Commission veillent alors à ce que, si le lien est de nature telle qu’il peut compromettre l’impartialité de l’expert, celui-ci ne participe pas en tant qu’observateur.
6. Les experts s’abstiennent de discuter d’une proposition avec d’autres personnes, notamment avec d’autres experts ou avec des membres du personnel de la Commission non directement impliqués dans le processus d’évaluation.
7. Les experts ne peuvent communiquer avec les candidats. Les avis qu’ils donnent à la Commission ne peuvent être communiqués par eux aux proposants ni à d’autres personnes.
8. Les experts ne sont pas autorisés à révéler les détails des processus de suivi et d’évaluation (notamment les noms d’autres experts participant à l’évaluation) et de leurs résultats ou des propositions soumises à évaluation sans l’accord écrit exprès de la Commission.
9. Lorsque l’évaluation a lieu dans un bureau ou un bâtiment dépendant de la Commission, les experts ne sont pas autorisés à emmener hors des lieux une quelconque partie de proposition, copie ou note, que ce soit sous forme papier ou électronique, qui se rapporte à l’évaluation d’une proposition, sans l’accord de la Commission.
10. Les experts sont tenus de se conformer strictement et en permanence aux règles définies par les services de la Commission pour assurer la confidentialité du processus d’évaluation et de ses résultats. En cas de manquement à ces règles, l’expert peut être exclu du processus de suivi et d’évaluation concerné et des processus ultérieurs, sans préjudice des pénalités qui peuvent découler d’autres règlements applicables.
Conditions particulières – Code de conduite des experts indépendants agissant en qualité d’évaluateurs
1. La tâche de l’expert est de participer à une évaluation confidentielle, loyale et équitable de chaque proposition suivant les procédures définies dans le présent guide et dans tout document d’évaluation spécifique à un programme. L’expert met tout en œuvre pour atteindre cet objectif, se conformer aux instructions données à cette fin par les services de la Commission et fournir un travail de qualité constante et de haut niveau.
2. L’expert travaille en qualité d’indépendant. Il est réputé travailler à titre individuel et, dans l’exécution de son travail, il ne représente aucune organisation.
3. L’expert doit signer une déclaration d’absence de conflit d’intérêts et une déclaration de confidentialité préalables par lesquelles il accepte le présent code de conduite. Les experts invités qui ne signent pas la déclaration ne sont pas autorisés à travailler comme experts.
4. Par cette signature, l’expert s’engage à exécuter ses tâches dans le strict respect de la confidentialité et de l’impartialité.
5. Si un expert se trouve en situation de conflit d’intérêts au sujet d’une proposition, il en informe les services compétents de la Commission dès qu’il en prend conscience, en précisant la nature du conflit.
6. En outre, l’expert signe une déclaration au bas du rapport individuel d’évaluation de chaque proposition qu’il examine pour la Commission notifiant qu’il n’existe pas de conflit d’intérêts pour la proposition concernée. Les services de la Commission veillent à ce que, si un lien est de nature telle qu’il peut compromettre l’impartialité de l’expert, celui-ci ne participe pas à l’évaluation de la proposition en question et éventuellement des propositions concurrentes.
7. Les experts s’abstiennent de discuter d’une proposition avec d’autres personnes, notamment avec d’autres experts ou avec des membres du personnel de la Commission non directement impliqués dans l’évaluation de la proposition, hormis lors des discussions officielles au cours des réunions tenues en présence des services compétents de la Commission ou portées à leur connaissance et avec leur accord.
8. Les experts n’ont pas le droit de communiquer avec les proposants, sauf lors des auditions des proposants par le panel d’experts organisées par la Commission dans le cadre du processus d’évaluation. Il est interdit de modifier une proposition en cours d’évaluation. Les avis donnés à la Commission par les experts sur une proposition ne peuvent être communiqués par eux aux proposants ni à d’autres personnes.
9. Les experts ne sont pas autorisés à dévoiler les noms des autres experts qui participent à l’évaluation.
10. Lorsqu’il est décidé d’envoyer les propositions aux experts par la poste ou par voie électronique afin que ceux-ci puissent procéder à l’évaluation chez eux ou dans un autre lieu approprié, il incombe personnellement aux experts de préserver la confidentialité des documents ou fichiers électroniques qui leur sont envoyés et de réexpédier, d’effacer ou de détruire les documents ou fichiers après exécution de l’évaluation conformément aux instructions. Dans ces cas, les experts peuvent demander des informations complémentaires (par exemple, en ayant recours à l’internet ou à des bases de données spécialisées) pour leur permettre d’effectuer leur examen des propositions, à condition que ces informations soient obtenues dans le respect des règles générales de confidentialité et d’impartialité. Les experts s’abstiennent de montrer le contenu des propositions ou des informations sur les proposants à des tiers (collègues, étudiants, etc.) sans l’accord exprès écrit de la Commission. Il est strictement interdit aux experts de prendre contact avec les proposants.
11. Lorsque l’évaluation a lieu dans un bureau ou un bâtiment dépendant de la Commission, les experts ne sont pas autorisés à emmener hors des lieux une quelconque partie de proposition, copie ou note, que ce soit sous forme papier ou électronique, qui se rapporte à l’évaluation d’une proposition. Les experts peuvent être autorisés à rechercher des informations complémentaires (par exemple, en ayant recours à l’internet ou à des bases de données spécialisées) pour leur permettre d’effectuer l’examen des propositions, mais ils ne peuvent prendre contact avec des tiers sans l’accord exprès écrit des services de la Commission qui supervisent l’évaluation.
12. Les experts sont tenus de se conformer strictement et en permanence aux règles définies par les services de la Commission pour assurer la confidentialité du processus d’évaluation et de ses résultats. En cas de manquement à ces règles, l’expert peut être exclu du processus d’évaluation concerné et des processus ultérieurs, sans préjudice des pénalités qui peuvent découler d’autres règlements applicables.