TERMES DE RÉFÉRENCE DE L’AUDIT INDÉPENDANT DU SYSTÈME (AIS) FLEGT
I. Missions
L’auditeur indépendant aura pour tâches principales, à travers des contrôles documentaires et des missions de terrain:
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d’auditer le système de vérification de la légalité (SVL) et son fonctionnement à travers l’évaluation de l’utilisation de la grille de légalité et des contrôles, du système de traçabilité et du système d’émission des autorisations,
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de vérifier l’utilisation des autorisations lors du processus d’entrée sur le marché de l’Union,
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d’identifier les éventuelles lacunes et défaillances du SVL et de rapporter ses constats au comité conjoint de mise en œuvre de l’accord (CCM),
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d’évaluer l’efficacité des activités correctives qui ont été prises à la suite des défaillances constatées dans les rapports d’audit.
II. Qualification requise
L’audit indépendant est confié à un bureau d’étude indépendant ayant des compétences avérées en audit et justifiant d’une connaissance approfondie du secteur forestier du Congo et/ou du bassin du Congo.
Il devra en outre avoir les caractéristiques suivantes:
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ne pas être directement impliqué dans la gestion, la transformation, le commerce du bois ou de ses produits dérivés, ou le contrôle des activités du secteur forestier au Congo. Les prestataires de service sous contrat avec le gouvernement du Congo dans le cadre du contrôle forestier ne sont pas éligibles pour réaliser l’AIS,
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posséder un système de qualité interne en conformité avec le système ISO 17021 ou équivalent,
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pouvoir justifier dans ses équipes de la présence d’experts dans les domaines d’audits touchant à la gestion forestière, l’industrie de transformation, les systèmes de traçabilité, l’exportation des bois et les marchés internationaux - dont le marché de l’Union,
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pouvoir justifier dans ses équipes la présence d’experts ayant une expérience suffisante au Congo et/ou ailleurs dans le bassin du Congo. L’implication des experts de la sous-région est à encourager en parallèle avec la mobilisation d’experts internationaux,
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ne pas être dans une situation administrative ou financière qui risquerait de placer le bureau d’études ou les experts proposés dans une situation de conflit d’intérêts.
III. Méthodologie
L’audit indépendant se fait suivant des procédures documentées et de terrain:
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l’auditeur indépendant du système agit conformément au présent accord et dispose d’une structure de gestion documentée, de politiques et d’un manuel de procédures établi selon les normes ISO 17021, 19011 ou équivalent, rendus disponibles publiquement. Le manuel des procédures de l’auditeur et ses annexes, qui servent de guide pour les vérifications (par échantillonnage) des documents et de terrain, seront soumis pour approbation au CCM,
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l’auditeur indépendant du système prépare un calendrier des opérations d’audit sur trois ans, selon une fréquence à déterminer en concertation avec le CCM. Les deux premières années, la fréquence devra être égale ou supérieure à trois. La troisième année, la fréquence pourra être réduite, mais accompagnée de contrôles inopinés. La fréquence et l’intensité du contrôle à appliquer pourront être revues à l’occasion des réunions du CCM chargée de l’examen des rapports d’audit, suivant les constats établis,
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l’auditeur indépendant du système met en place un système pour recueillir et traiter les plaintes à son égard. Le système de gestion des plaintes est approuvé par le CCM, y compris les principes directeurs des rapports sur les plaintes et les actions entreprises. Ce système doit assurer un recueil sécurisé des plaintes, garantissant la confidentialité de l’auteur,
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l’auditeur indépendant du système présente une analyse des problèmes systémiques rencontrés sur la base des observations réalisées,
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l’auditeur indépendant du système est tenu à la confidentialité pour les données recueillies auprès des différentes structures qu’il aura visitées pendant ses missions,
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le rapport d’audit contient toutes les informations utiles sur le programme et les constats effectués. Un canevas de rapports d’audit et de résumés est fourni dans le manuel des procédures,
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l’auditeur indépendant du système rapporte ses conclusions à travers le mécanisme établi par le CCM.
IV. Sources d’information
Pour l’exercice de ses fonctions, l’auditeur indépendant du système utilise toutes les sources d’informations disponibles (rapports de mission, rapports annuels, autre documentation, entretiens, bases de données informatisées, visites sur le terrain, etc.) et notamment, il a accès aux documents et bases de données qu’il juge pertinents des services suivants et des organismes accrédités dans le cadre du SVL et de ses composantes (vérification de la légalité, vérification du système de traçabilité, vérification du système de délivrance des autorisations).
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1. |
Tous services du ministère de l'économie forestière (DGEF, DVRF, IGEF, SCPFE, DDEF, brigades et postes de contrôle, etc., sur le territoire du Congo et le cas échéant dans les pays voisins) chargés de la mise en œuvre du contrôle forestier permanent assuré dans le cadre de la stratégie nationale de contrôle (à établir par le MEF avant la mise en œuvre de l’APV).
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2. |
Acteurs intervenant dans le suivi ou le contrôle de l’exploitation forestière:
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organismes et systèmes privés de certification volontaire de légalité, de traçabilité et de gestion durable reconnus,
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structure de la société civile nationale, fondée sur l’approche du projet d’Observation indépendante des forêts mené entre 2007 et 2009 par Resource Extraction Monitoring et Forest Monitor. Celle-ci se chargera de l’observation indépendante de la mise en application de la loi et de la réglementation forestière avec l’appui éventuel d’ONG internationales sur une période minimale de 3 ans (voir annexe IX).
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3. |
Autres services ministériels tels que ceux du ministère du commerce, du ministère de l’économie, des finances et du budget (douanes, impôts, etc.), du ministère du transport, du ministère du travail (ONEMO, CNSS).
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4. |
Organes chargés de la vérification de la légalité et organes chargés de l’audit indépendant du système FLEGT dans les pays voisins et leurs sources d’information.
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5. |
Comités conjoints de mise en œuvre des accords volontaires de partenariat entre l’Union et les pays voisins.
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6. |
Autres sources:
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sociétés forestières,
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syndicats,
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universités,
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autorités locales,
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communautés locales,
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ONG nationales et internationales,
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projets dans le secteur forêt - environnement mis en œuvre au Congo,
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auteurs de plaintes si elles ne sont pas anonymes,
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toute autre source jugée pertinente par l’auditeur indépendant.
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7. |
Autorités compétentes de l’Union.
L’auditeur indépendant du système pourra interroger les personnels impliqués dans le système de vérification de la légalité ou des organismes accrédités dans ce cadre et recueillir les témoignages qu’il jugera nécessaire à l’accomplissement de sa mission, sans préjudice du traitement des plaintes qui pourront être portées à son attention sur la mise en œuvre ou le fonctionnement du système de vérification de la légalité et/ou de ses organismes accrédités.
Les parties s’assurent que l’auditeur indépendant du système a accès sur les territoires respectifs des deux parties à toutes les informations nécessaires à l’accomplissement de ses missions.
V. Rapports
Le rapport de l’auditeur indépendant du système contient toutes les informations pertinentes sur le programme d’audit et sur le fonctionnement du système de vérification de la légalité et d’émission des autorisations FLEGT. Le rapport comporte en son annexe l’intégralité des plaintes recueillies, les réponses données et les actions à apporter. Ce rapport sera rendu public par le CCM.
L’auditeur indépendant du système soumettra un rapport préliminaire à chacune des deux parties dans un délai d’un mois à compter de la fin de la mission sur le terrain. Une présentation orale du rapport d’audit au CCM pourra être prévue. Les commentaires des parties seront transmis à l’auditeur indépendant du système pour finalisation du rapport dans un délai convenu entre l’auditeur indépendant du système et le CCM, mais ne dépassant pas un mois après réception du rapport. L’auditeur indépendant du système devra apporter toute l’information nécessaire et les réponses aux clarifications demandées dans un délai convenu entre l’auditeur indépendant du système et le CCM, mais ne dépassant pas quinze jours après réception des commentaires des deux parties. Le rapport final sera fondé sur le rapport préliminaire auquel seront ajoutées toutes les clarifications fournies par l’une ou l’autre des parties, et les réactions éventuelles de l’AIS à ces clarifications.
Le CCM publiera le rapport final.
Sur la base du rapport d’audit ainsi que sur la base d’autres éléments en sa possession et notamment les critiques et plaintes relatives au fonctionnement du système de vérification de la légalité, le CCM identifie les actions correctives le cas échéant et veille à leur exécution.
Le compte rendu des réunions du CCM à l’égard du rapport de l’auditeur indépendant du système sera rendu public.
VI. Montage institutionnel
Les parties prenantes au processus du CCM sélectionnent, via un processus d’appel d’offres approprié et transparent, le soumissionnaire qualifié pour entreprendre l’audit indépendant du système. Le processus de sélection s’attachera à analyser les compétences des soumissionnaires en matière d’audit, les compétences liées au secteur forestier au Congo ou dans le bassin du Congo, et la crédibilité au niveau international du soumissionnaire notamment en matière d’indépendance. Celui-ci signe ensuite avec le gouvernement, qui lui permet de fonctionner de manière transparente et efficace, un contrat de trois ans, renouvelable sous réserve de l’approbation du CCM. Le cas échéant, un nouvel appel d’offres est lancé.
L’auditeur indépendant doit avoir ou établir un bureau (permanent pendant la durée du contrat) à Brazzaville. Ce bureau devra être ouvert en permanence pendant la durée du contrat. Il servira de point de contact pour les parties prenantes, et organisera les missions ponctuelles des auditeurs. Il accueillera, sur des périodes définies, les auditeurs.
Les rapports de l’AIS et toutes les actions correctives nécessaires sont discutés au sein du CCM. Ces actions correctives sont ensuite communiquées à l’AIS. Le cas échéant, le manuel des procédures est modifié.