RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ «COMMERCE»
Article 1er
Composition et présidence
1. Le comité «Commerce», institué conformément à l’article 15.1 de l’accord de libre-échange entre l’Union européenne et ses États membres, d’une part, et la République de Corée, d’autre part, (ci-après dénommé l’«accord»), accomplit ses tâches tel que prévu à l’article 15.1 de l’accord et porte la responsabilité de la mise en œuvre générale de l’accord.
2. Tel que prévu à l’article 15.1, paragraphe 1, de l’accord, le comité «Commerce» est composé de représentants de l’Union, d’une part, et de représentants de la Corée, d’autre part.
3. Le comité «Commerce» est coprésidé par le ministre du commerce de la Corée et le membre de la Commission européenne chargé du commerce. Les présidents peuvent se faire représenter par les personnes désignées à cet effet, conformément à l’article 15.1, paragraphe 2, de l’accord.
Article 2
Représentation
1. Toute partie informe l’autre partie de la liste de ses membres siégeant au sein du comité «Commerce». Cette liste est gérée par le secrétariat du comité «Commerce».
2. Un membre qui souhaite se faire représenter par un suppléant communique le nom de son suppléant à la présidence du comité «Commerce» avant la réunion à laquelle il doit se faire représenter. Le suppléant d’un membre du comité «Commerce» exerce tous les droits dudit membre.
Article 3
Réunions
1. Le comité «Commerce» se réunit une fois par an ou à la demande de l’une ou l’autre partie. Les réunions ont lieu à Bruxelles ou à Séoul alternativement, à moins que les parties n’en conviennent autrement.
2. Exceptionnellement et si les deux parties en conviennent, les réunions du comité «Commerce» peuvent se dérouler par vidéo ou téléconférence.
3. Chaque réunion du comité «Commerce» est convoquée par le secrétariat du comité «Commerce», à une date et en un lieu convenus entre les deux parties. La convocation à la réunion est adressée par le secrétariat du comité «Commerce» aux membres du comité «Commerce» au plus tard vingt-huit jours avant la tenue de la réunion, à moins que les parties n’en conviennent autrement.
Article 4
Délégation
Les membres du comité «Commerce» peuvent être accompagnés par des fonctionnaires. Avant chaque réunion, la présidence du comité «Commerce» est informée de la composition prévue des délégations y assistant.
Article 5
Observateurs
Le comité «Commerce» peut décider d’inviter des observateurs sur une base ad hoc.
Article 6
Secrétariat
Les coordinateurs désignés par les parties conformément à l’article 15.6 de l’accord exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité «Commerce».
Article 7
Documents
Lorsque les délibérations du comité «Commerce» se fondent sur des documents écrits, ceux-ci sont numérotés et diffusés par son secrétariat comme documents du comité «Commerce».
Article 8
Correspondance
1. La correspondance adressée à la présidence du comité «Commerce» est transmise à son secrétariat pour être diffusée aux membres du comité «Commerce».
2. La correspondance de la présidence du comité «Commerce» est envoyée aux destinataires par son secrétariat et elle est numérotée et diffusée, s’il y a lieu, aux autres membres du comité «Commerce».
Article 9
Ordre du jour des réunions
1. Le secrétariat du comité «Commerce» établit, pour chaque réunion, un ordre du jour provisoire. Celui-ci est transmis, de même que les documents afférents, aux membres et à la présidence du comité «Commerce» au plus tard sept jours avant le début de la réunion.
2. L’ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le secrétariat du comité «Commerce» a reçu une demande d’inscription, ainsi que les documents afférents, au plus tard quatorze jours avant le début de la réunion.
3. L’ordre du jour est adopté par le comité «Commerce» au début de chaque réunion. L’inscription à l’ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l’ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l’accord des parties.
4. La présidence du comité «Commerce», en accord avec les parties, peut inviter des experts à assister à ses réunions afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques.
5. La présidence du comité «Commerce» peut, avec l’accord des parties, réduire les délais visés aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte des exigences d’un cas particulier.
Article 10
Procès-verbal
1. Un projet de procès-verbal de chaque réunion est rédigé par le secrétariat du comité «Commerce», normalement dans les vingt et un jours après la fin de la réunion.
2. En règle générale, le procès-verbal résume chaque point de l’ordre du jour, en précisant le cas échéant:
a) les documents soumis au comité «Commerce»;
b) toute déclaration dont l’inscription a été demandée par un membre du comité «Commerce»; et
c) les décisions prises, les recommandations formulées, les déclarations ayant fait l’objet d’un accord et les conclusions adoptées sur des points particuliers.
3. Le procès-verbal comprend aussi une liste des membres du comité «Commerce» ou de leurs suppléants qui ont participé à la réunion, ainsi qu’une liste des membres des délégations les ayant accompagnés et une liste des éventuels observateurs ou experts présents à la réunion.
4. Le procès-verbal est approuvé par écrit par les deux parties dans un délai de vingt-huit jours à compter de la date de la réunion ou à toute autre date convenue par les parties. Après approbation, deux exemplaires du procès-verbal sont signés par le secrétariat du comité «Commerce» et chacune des parties reçoit un original de ce document faisant foi. Une copie du procès-verbal signé est transmise aux membres du comité «Commerce».
Article 11
Rapports
Le comité «Commerce» fait rapport au comité conjoint de l’accord-cadre sur ses activités et celles de ses comités, groupes de travail et autres organes spécialisés à chaque réunion ordinaire du comité conjoint, tel que prévu à l’article 15.1, paragraphe 5, de l’accord.
Article 12
Décisions et recommandations
1. Le comité «Commerce» arrête ses décisions et formule ses recommandations d’un commun accord entre les parties, conformément à l’article 15.4 de l’accord.
2. Entre les réunions, le comité «Commerce» peut, si les deux parties en conviennent, arrêter des décisions ou formuler des recommandations par procédure écrite. La procédure écrite consiste en un échange de notes entre les présidents du comité «Commerce».
3. Lorsque le comité «Commerce» est habilité, en vertu de l’accord, à arrêter des décisions ou à formuler des recommandations, ces actes portent respectivement le titre de «décision» ou de «recommandation». Le secrétariat du comité «Commerce» attribue à chaque décision ou recommandation un numéro d’ordre, mentionne la date d’adoption et donne une indication de l’objet. Chaque décision précise la date de son entrée en vigueur.
4. Les décisions et recommandations adoptées par le comité «Commerce» sont authentifiées par deux copies faisant foi signées par les présidents du comité «Commerce».
Article 13
Publicité et confidentialité
1. Sauf décision contraire, les réunions du comité «Commerce» ne sont pas publiques.
2. Lorsqu’une partie communique au comité «Commerce», aux comités, groupes de travail ou autres organes spécialisés des informations considérées comme étant confidentielles en vertu de sa législation et de sa réglementation, l’autre partie les traite comme confidentielles, conformément à l’article 15.1, paragraphe 7, de l’accord.
3. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel respectif, des décisions et des recommandations du comité «Commerce».
Article 14
Dépenses
1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité «Commerce», en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.
2. Les dépenses relatives à l’organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.
Article 15
Comités et groupes de travail spécialisés
1. Le comité «Commerce» est assisté dans l’exécution de ses tâches par les comités et groupes de travail spécialisés institués auprès du comité «Commerce».
2. Le comité «Commerce» est informé des points de contact désignés par chaque comité et groupe de travail spécialisé. L’ensemble de la correspondance, des documents et des communications, y compris l’échange de courriers électroniques, entre les points de contact de chaque comité et groupe de travail spécialisé concernant la mise en œuvre de l’accord est transmis simultanément au secrétariat du comité «Commerce».
3. À chacune de ses réunions ordinaires, le comité «Commerce» reçoit un rapport de chaque comité et groupe de travail spécialisé sur ses activités.
4. Chaque comité et groupe de travail spécialisé peut adopter son propre règlement intérieur, qui est transmis au comité «Commerce».