RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ APE
institué en vertu de l’accord intérimaire établissant le cadre d’un accord de partenariat économique entre les États d’Afrique orientale et australe, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part
Article premier
Champ d’application
Le présent règlement intérieur s’applique aux procédures relatives à toute réunion du comité APE.
Article 2
Composition et présidence
1. Le comité APE se compose, d’une part, de représentants des pays signataires d’Afrique orientale et australe (ci-après dénommés «États AOA signataires») et de représentants de la partie UE, d’autre part, au niveau ministériel ou de la haute fonction publique.
2. Toute référence aux «parties» dans le présent règlement intérieur correspond à la définition figurant à l’article 61 de l’accord.
3. Le comité APE au niveau ministériel est coprésidé par un représentant des États AOA et un représentant de l’Union européenne (UE). Le comité APE au niveau de la haute fonction publique est coprésidé par des représentants des États AOA signataires, normalement au niveau de la haute fonction publique et par des hauts fonctionnaires de la Commission européenne, au nom de la partie UE. Les États AOA signataires assument la présidence sur la base d’un roulement annuel.
Article 3
Observateurs
1. Des représentants du Marché commun d’Afrique orientale et australe (COMESA) et de la Commission de l’océan Indien (COI) sont invités à participer aux réunions du comité APE en qualité d’observateurs.
2. Le secrétaire du comité APE notifie aux représentants du COMESA et de la COI toute réunion du comité APE, de sorte qu’ils puissent y participer en tant qu’observateurs.
3. Les parties peuvent décider collectivement d’inviter des observateurs supplémentaires sur une base ad hoc. Ces observateurs peuvent participer aux réunions sur invitation d’un coprésident et après approbation du comité APE.
4. Le comité APE peut décider de fermer aux observateurs toute partie de réunion durant laquelle sont traitées des questions sensibles.
Article 4
Réunions
1. Le comité APE se réunit une fois par an ou lorsque les circonstances l’exigent, sous réserve de l’accord des parties. Si les deux parties y consentent, les réunions du comité APE peuvent se dérouler par vidéo ou téléconférence. Dans ce cas, chaque partie prend à sa charge les frais qu’elle engage pour la tenue de telles réunions, sauf décision contraire.
2. Chaque réunion du comité APE se tient à une date et en un lieu convenus entre les deux parties.
3. Les réunions du comité APE sont convoquées par le secrétaire du comité APE.
Article 5
Délégations
Avant chaque réunion, les coprésidents du comité APE sont informés de la composition prévue des délégations des États AOA signataires et de la partie UE.
Article 6
Secrétariat
1. Le secrétariat du comité APE est assuré à tour de rôle, par période de douze mois, par des fonctionnaires États AOA signataires et de la Commission européenne. Les États AOA signataires peuvent être assistés du secrétariat COMESA.
2. Nonobstant le paragraphe 1, la première période commence à la date de la première réunion du comité APE et se termine le 31 décembre de l’année suivante. Le secrétariat du comité APE est assuré en premier par un représentant de la Commission européenne. Les États AOA signataires assument les tâches de secrétaire sur la base d’un roulement.
Article 7
Documents
Lorsque les délibérations du comité APE se fondent sur des documents écrits, ceux-ci sont numérotés et diffusés par le secrétaire comme documents du comité APE, au plus tard 14 jours avant le début de la réunion.
Article 8
Correspondance
1. Toute correspondance adressée au comité APE est transmise au secrétaire du comité APE.
2. Le secrétaire veille à ce que la correspondance adressée au comité APE soit transmise aux coprésidents du comité et diffusée, le cas échéant, comme documents visés à l’article 7.
3. Les éléments relatifs à la correspondance des coprésidents du comité APE sont envoyés aux parties par le secrétaire et diffusés, s’il y a lieu, comme documents visés à l’article 7.
Article 9
Ordre du jour des réunions
1. Le secrétaire du comité APE établit un ordre du jour provisoire annoté pour chaque réunion sur la base de propositions faites par les parties. Cet ordre du jour est transmis par le secrétaire du comité APE aux parties, au plus tard trois semaines avant le début de la réunion.
2. L’ordre du jour provisoire annoté comprend les points pour lesquels une demande d’inscription est parvenue au secrétaire au plus tard un mois avant le début de la réunion, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l’ordre du jour provisoire que si les documents y afférents sont parvenus au secrétaire au plus tard à la date d’envoi de cet ordre du jour.
3. L’ordre du jour est adopté par le comité APE au début de chaque réunion. L’inscription à l’ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l’ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l’accord des parties.
4. Les coprésidents du comité APE, en accord avec les parties, peuvent inviter des experts à assister aux réunions afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques.
5. En accord avec les parties, le secrétaire peut réduire les délais indiqués au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences d’un cas particulier.
Article 10
Compte rendu
1. Un projet de compte rendu de chaque réunion est rédigé par le secrétaire dans les meilleurs délais, normalement dans le mois qui suit la réunion.
2. En règle générale, le compte rendu résume chaque point de l’ordre du jour, en précisant le cas échéant:
a) tous les documents soumis au comité APE;
b) toute déclaration dont l’inscription a été demandée par un membre du comité APE;
c) les décisions prises, les recommandations formulées, les déclarations ayant fait l’objet d’un accord et les conclusions adoptées sur des points particuliers.
3. Le compte rendu contient aussi une liste des participants à la réunion du comité APE et une liste des observateurs éventuels.
4. L’approbation du compte rendu est confirmée par écrit par les États AOA signataires et par la partie UE, et ce, dans un délai de deux mois à compter de la date de la réunion. Une fois approuvé, le compte rendu est signé par le secrétaire. Les États AOA signataires et la partie UE reçoivent un original de ces documents authentiques.
Article 11
Décisions et recommandations
1. Le comité APE adopte des décisions et des recommandations par consensus.
2. Le comité APE peut décider de soumettre toute question générale soulevée dans le cadre de l’accord et présentant un intérêt commun pour les pays ACP et l’Union européenne au Conseil des ministres ACP-UE, tel que défini à l’article 15 de l’accord de partenariat entre les membres du groupe des États d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part (ci-après dénommé «accord de Cotonou»).
3. Entre les réunions, le comité APE peut, si les deux parties en conviennent, adopter des décisions et des recommandations par procédure écrite. Une procédure écrite consiste en un échange de notes entre les parties.
4. Les décisions et recommandations du comité APE portent respectivement le titre «décision» et «recommandation», suivi d’un numéro d’ordre, de la date de leur adoption et d’une description de leur objet. Chaque décision précise la date de son entrée en vigueur.
5. Les décisions et recommandations adoptées par le comité APE sont authentifiées par un représentant des États AOA signataires et par un représentant de la Commission européenne, au nom de la partie UE.
6. Les décisions et recommandations sont transmises aux parties comme documents du comité APE.
Article 12
Publicité
1. Sauf décision contraire, les réunions du comité APE ne sont pas publiques.
2. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel respectif, des décisions ou des recommandations du comité APE.
Article 13
Langues
1. Les langues de travail du comité APE sont les langues officielles communes aux parties, en l’occurrence l’anglais et le français.
2. Le comité APE délibère et adopte ses décisions sur la base de documents et de propositions présentés autant que possible dans les deux langues visées au paragraphe 1. Les décisions et recommandations sont formulées dans les deux langues visées au paragraphe 1.
Article 14
Dépenses
1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité APE, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.
2. Les dépenses relatives à l’organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.
3. Les dépenses relatives à l’interprétation lors des réunions et à la traduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. Les dépenses liées à l’interprétation et à la traduction des documents à partir d’autres langues officielles de l’Union européenne ou vers ces langues sont prises en charge par la partie UE.
Article 15
Modification du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur peut être modifié conformément à l’article 11, paragraphe 1.